Zollabteilung im Unternehmen – warum sie so wichtig ist

Eine Zollabteilung im Unternehmen übernimmt für Unternehmen aus dem im Im- und Exportgeschäft die systematische Zollorganisation und sichert im Bereich der Zoll-Compliance unnötige Haftungsrisiken ab.

Warum eine Zollabteilung nicht nur in großen Unternehmen sinnvoll ist und wie O&W Sie auch als klein- und mittelständisches Unternehmen unterstützen kann, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Aufgaben der Zollabteilung

Unternehmen im Im- und Exportgeschäft bewegen sich zwangsläufig im Bereich des Zollrechts und müssen bei der Ein- und Ausfuhr von Waren zollrechtliche Bestimmungen und Regelungen aus dem Außenwirtschaftsrecht beachten.

Eine Zollabteilung übernimmt bei Unternehmen im Import- und Exportgeschäft eine Schlüsselposition. Sie ist die Schnittstelle zwischen den gesetzlichen Anforderungen aus dem Zoll- und Außenwirtschaftsrecht und dem betrieblichen Ablauf im grenzüberschreitenden Warenverkehr.

Kernaufgabe einer Zollabteilung ist die Koordination der Zollabwicklung einschließlich der Überwachung aller gesetzlichen Vorgaben im Zoll- und Außenwirtschaftsrecht.

Je nach Unternehmensgröße und betrieblichen Gegebenheiten variiert der Umfang.

Zu den wichtigsten Aufgaben einer Zollabteilung gehören:

• Koordination und Organisation der Zollaktivitäten
• Überprüfung der Ware
• Kontrolle des Empfängers
• Kontrolle der Wareneigenschaften
• Dokumentation
• Ansprechpartner für Zollbehörden und

Die verantwortlichen Mitarbeiter in der Zollabteilung müssen für eine erfolgreiche Zollorganisation über ein solides und vor allem aktuelles Fachwissen im Bereich der „Ein-und Ausfuhrabwicklung verfügen.

Fortbildung in der Zollabteilung

Weil das Zoll- und Außenwirtschaftsrecht ständig neuen gesetzlichen Änderungen unterliegen, sollten die Mitarbeiter regelmäßig Fortbildungen durchlaufen, um auf dem neuesten Stand zu bleiben.

Denn der Gesetzgeber verzeiht im Zoll- und insbesondere im Außenwirtschaftsrecht keine Verstöße.

Stellung der Zollabteilung im Unternehmen

Weil die Zollabteilung zwangsläufig mit allen anderen Abteilungen im Unternehmen Berührungspunkte hat, ist eine intensive Kommunikation mit und auch zwischen den einzelnen Unternehmenseinheiten, wie

• Einkauf,
• Produktion,
• Verkauf,
• Logistik und
• Finanzbuchhaltung

unabdingbar für eine erfolgreiche Zollorganisation und nicht zuletzt auch für ein rechtssicheres und effektives Unternehmenswachstum.

Zu den typischen strategischen Aufgaben der Zollabteilung im Unternehmen gehören die nachfolgenden Punkte:

• Sicherstellung der Kommunikation der verschiedenen Unternehmensbereiche untereinander in Zollfragen
• zentraler Ansprechpartner für die Zollbehörden
• Kontaktpflege mit den Zollbehörden
• regelmäßiges Reporting an die Geschäftsleitung
• Aufzeigen von Zoll-Compliance Schwachstellen inkl. regelmäßigem Monitoring/Auditierung der Arbeitsabläufe
• Zeit- und Personaloptimierung bei den Zollabläufen
• Definition von Arbeitsabläufen, Zuständigkeiten und Verantwortungen
• Erstellung und Aktualisierung einer Arbeits- und Organisationsanweisung in Zollfragen für alle betroffenen Bereiche (Einkauf, Produktion, Verkauf, Marketing, Logistik, Finanzbuchhaltung)
• Sicherstellung der fachlichen Qualifikationen (z.B. Inhouse-Schulungen, Workshops)

Neben strategischen Aufgaben gehört aber auch das operative Tagesgeschäft zur Zollabteilung im Unternehmen. Dazu gehören beispielsweise:

• Bestandsverwaltung und Abrechnung der besonderen Zollverfahren wie aktive Veredelung, passive Veredelung etc.
• Präferenzkalkulation
• Überwachung und Optimierung der erteilten Bewilligungen
• Zollcontrolling intern (Import- und Exportabteilung) und extern (Dienstleister und Speditionen)

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Zollabteilung sichert Zoll-Compliance

Auch unter dem Gesichtspunkt von Zoll-Compliance (Trade Compliance) ist eine Zollabteilung äußerst sinnvoll.

Denn externe Zolldienstleister, die die Einhaltung der zollrechtlichen Vorschriften überwachen, müssen trotzdem von der Geschäftsführung überwacht und kontrolliert werden.

Das hat den Hintergrund, dass Geschäftsführer von importierenden oder exportierenden Unternehmen am Ende selbst dafür verantwortlich sind, dass alle relevanten Handels- und Zollvorschriften eingehalten werden.

Zudem kann eine interne Zollabteilung im Gegensatz zu einem externen Zolldienstleister frühzeitig Systemfehler erkennen und dann viel schneller und effektiv beheben.

Außerdem sind viele handelsrechtliche Privilegien an die Bedingung einer existenten und funktionierenden Zoll-Compliance im Unternehmen geknüpft – was sich durch die Zuständigkeit einer firmeneigenen Zollabteilung besser nachweisen lässt.

Denn die Einhaltung gesetzlicher Ein- und Ausfuhrbestimmungen spielt eine gewichtige Rolle bei der Beurteilung der Zuverlässigkeit eines Unternehmens durch die Behörden.

Aber auch sonst sollten Unternehmen Haftungsrisiken bei der Ein- und Ausfuhr minimieren und durch die Implementierung eines Kontrollsystems etwaigen Folgeschäden finanzieller und strafrechtlicher Natur vorbeugen.

Nichts ist schlimmer, als einen Bußgeldbescheid zu erhalten oder eine hohe Geldstrafe zu kassieren, obwohl geeignete Maßnahmen im Vorfeld dies hätten effektiv verhindern können.

Als verantwortliche Geschäftsführung sollte die Zoll-Compliance daher einer innerbetrieblichen Zollabteilung überlassen und nicht auslagert werden.

O&W als Partner für die Zollabteilung

Nichtsdestotrotz ersetzt eine firmeneigene Zollabteilung nicht die Expertise eines Anwalts aus dem Zollrecht, der die Zollbeauftragten im Unternehmen anleiten, schulen und rechtlich beraten kann.

Oft benennt die Geschäftsleitung nämlich nur einzelne Mitarbeiter gegenüber dem Zoll als Zollbeauftragten, ohne dass der Mitarbeiter in Zollthemen ausreichend geschult wurde.

Das Team von O&W Rechtsanwälte berät und unterstützt schwerpunktmäßig Zollbeauftragte in Unternehmen.

Da die Rechtslage bezüglich Einfuhrbestimmungen oft komplex ist, stärken wir Zollbeauftragten den Rücken und beraten gemeinsam mit ihm das Unternehmen.

Während der Zollbeauftragte sich um die Umsetzung innerhalb des Unternehmens kümmert, steuert O&W Rechtsanwälte wertvolle Expertise als Zollanwalt mit jahrelanger Erfahrung bei.

Wenn Sie es wünschen, tritt O&W Rechtsanwälte auch als externer Zollbeauftragter auf.

Dieser Artikel wurde am 12. Juni 2022 erstellt. Er wurde am 03. Oktober 2023 aktualisiert. Die fachliche Zweitprüfung hat Rechtsanwalt Dr. Tristan Wegner durchgeführt.