Seit den Russland-Sanktionen nehmen Außenwirtschaftsprüfungen wieder deutlich zu.

Es ist wichtig, dass exportierende Unternehmen sich gründlich auf die Prüfung vorbereiten. Dazu sollten sie nicht nur die Exportvorgänge aufarbeiten, sondern auch in einem internen Audit prüfen, ob es in der Vergangenheit Verstöße gegen Ausfuhrbestimmungen gab. Denn bei Verstößen in der Außenwirtschaft drohen rechtliche Konsequenzen von langjährigen Haftstrafen oder Bußgeldern bis zu 10 Mio. Euro.

Damit Ihr Unternehmen nicht mit empfindlichen Bußgeldern überzogen wird, sollten bei dieser Prüfung Fehler vermieden werden.

Außenwirtschaftsprüfung angeordnet?

Unsere Anwälte für Außenwirtschaftsrecht wissen, welche Punkte Sie bei einer Außenwirtschaftsprüfung besonders beachten sollten, um Probleme im Bereich Exportkontrolle, Zoll und Sanktionen zu vermeiden. Rufen Sie uns gerne an. Wir sind seit 36 Jahren erfahren beim Export.
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Was ist eine Außenwirtschaftsprüfung?

Eine Außenwirtschaftsprüfung wird durch den Zoll durchgeführt. Sie dient dazu, die Richtigkeit der Exportvorgänge in Drittstaaten zu prüfen.

Der Außenwirtschaftsprüfer möchte sicherstellen, dass das Unternehmen alle rechtlichen Vorgaben eingehalten hat. Deswegen sind bei den Hauptzollämtern speziell geschulte Zollprüfer im Einsatz, die auf das Außenwirtschaftsrecht spezialisiert sind.

Der Prüfer hat die gesetzliche Ermächtigung, alle Unterlagen der Ausfuhrgeschäfte zu prüfen und das Unternehmen zu befragen, um mögliche Verstöße aufzudecken.

Welche Unternehmen werden geprüft?

Unternehmen werden aus unterschiedlichen Gründen für eine Außenwirtschaftsprüfung ausgewählt. Betroffen sind in erster Linie Unternehmen, die Güter in Nicht-EU-Länder exportieren.

Welches Unternehmen genau für eine Prüfung vorgesehen ist, ermittelt der Zoll z.B. durch eine zufällige Stichprobe oder aufgrund von bestimmten Risikofaktoren, die auf ein mögliches Fehlverhalten hinweisen.

So ist es beispielsweise sehr wahrscheinlich die Prüfungsanordnung zur Außenwirtschaftsprüfung zu erhalten, wenn es zu Verstößen im Kontext der Russland-Sanktionen gekommen ist. Aber auch der bloße Export nach Russland, Belarus oder Anrainerstaaten ist nach Aussagen des BAFA bereits in Indiz für eine verschärfte Prüfung in der Zukunft.

Die Auswahl kann auch aufgrund von branchenspezifischen Risikofaktoren oder aufgrund von Kontrollplänen erfolgen, die von den zuständigen Behörden erstellt wurden (eben im Rahmen der Schwerpunktprüfung Russland-Exporte).

Insgesamt sollte jedes Unternehmen, das im internationalen Handel tätig ist oder Exporte in Nicht-EU-Länder vornimmt, die Bedeutung der Außenwirtschaftsprüfung nicht unterschätzen.

Prüfungsanordnung für die Außenwirtschaftsprüfung erhalten?

Die Prüfung wird eingeleitet mit der Zustellung der Prüfungsanordnung. Diese definiert den jeweiligen Prüfungsumfang sowie den Beginn der Prüfung.

Regelmäßig liegen zwischen Eingang der Prüfungsanordnung und Beginn der Prüfung mehrere Wochen.

Während dieser Zeit sollten sich die betroffenen Mitarbeiter intensiv auf die Prüfung vorbereiten.

Hierzu gehört etwa das Zusammenstellen aller relevanten Unterlagen sowie das Durchgehen von möglichen Fragen, die im Rahmen der Prüfung gestellt werden könnten.

Wichtig: Sollte es Verstöße gegen Ausfuhrbestimmungen gegeben haben, ist jetzt die letzte Chance ein hohes Bußgeld durch eine Selbstanzeige zu vermeiden

Wie lange dauert die Außenwirtschaftsprüfung?

Unternehmer fragen oft, wie lange die Außenwirtschaftsprüfung dauert.

In der Regel dauert eine Außenwirtschaftsprüfung mehrere Wochen bis hin zu mehreren Monaten. Je nachdem, wie viele Ausfuhrvorgänge es gibt, wie groß das Unternehmen ist und wie komplex die technischen Eigenschaften der Waren sind, kann die Prüfung schneller vorbei sein oder länger dauern.

Wenn Sie die Dauer der Prüfung verkürzen möchten, sollten Sie sicherstellen, dass Sie perfekt vorbereitet in die Prüfung gehen. Je besser Sie vorbereitet sind, desto schneller kann der Prüfer die relevanten Informationen überprüfen.

Und natürlich lässt sich die Prüfung auch verkürzen, je besser Sie ansonsten mit dem Prüfer zusammenarbeiten. Es ist ratsam, einen Mitarbeiter abzustellen, der alle Fragen des Prüfers beantworten kann. Eine offene Kommunikation mit dem Prüfer und ein regelmäßiger Austausch können dazu beitragen, den Prüfungsprozess effizienter zu gestalten.

Aber Achtung: Da empfindliche Strafen bei Verstößen drohen können, sollten Sie sich im Hintergrund rechtliche Beratung einholen, bevor Sie allzu offenherzig mit dem Prüfer plaudern.

Was wird bei der Außenwirtschaftsprüfung vom Zoll geprüft?

Bei der Außenwirtschaftsprüfung vom Zoll werden verschiedene Bereiche genauer unter die Lupe genommen.

Eine Prüfung beruht hauptsächlich auf § 23 des Außenwirtschaftsgesetzes (AWG). Allerdings gibt diese Norm nicht sofort Aufschluss darüber, welche Bereiche nun von einer solchen Prüfung abgedeckt werden. Vielmehr stellt er lediglich die rechtliche Basis dar, auf der die Zollverwaltung eine Prüfung durchführen kann.

Im Fokus stehen daher vor allem die Einhaltung von gesetzlichen Bestimmungen im Bereich der Außenwirtschaft und der Exportkontrolle.

Geprüft werden unter anderem:

Ein weiterer Aspekt, der bei der Außenwirtschaftsprüfung oft geprüft wird, ist die Überprüfung von Softwarelösungen zur Exportkontrolle, wie z.B. der korrekte Einsatz von Software für die Sanktionslistenkontrolle.

Zusätzlich zu den eigentlichen oben genannten Prüfungen führt der Zoll auch Gespräche mit den Geschäftsführern durch, um offene Fragen zu klären und zusätzliche Informationen zu erhalten. Ziel ist es, ein umfassendes Bild der unternehmerischen Aktivitäten im Export zu erhalten.

Welche Unterlagen werden benötigt?

Im Rahmen einer Außenwirtschaftsprüfung ist es wichtig, die benötigten Unterlagen vor Prüfungsbeginn bereits zusammenzustellen. Diese Unterlagen dienen dazu, dem Zollprüfer alle relevanten Informationen über Ihr Unternehmen bereitzustellen. Zu den wichtigsten Unterlagen gehören:

Unterlagen für die Außenwirtschaftsprüfung

  1. Ausfuhrdokumente: Legen Sie Handelsrechnung, Ausfuhrnachweis, Ausfuhrbegleitdokument (ABD), Endverbleibserklärungen, Frachtbriefe, Lieferscheine und Exportgenehmigungen zur Seite.
  2. Ausfuhrverträge: Die vertragliche Dokumentation der Exporte ist auch relevant: Ausfuhrverträge, Auftragsbestätigungen, Angebote etc. Der Prüfer möchte das sehen, weil teilweise schon der Verkauf in sanktionierte Länder unter Strafe steht (insb. Belarus und Russland)
  3. Unterlagen aus der Buchhaltung: Halten Sie Export-Rechnungen, Zahlungsbelege, Kontoauszüge etc. bereit.
  4. Software und Systeme: Falls Sie spezielle Software verwenden, sollten Sie einen Zugang für den Prüfer vorbereiten (z.B. Sanktionslistenprüfung, Software für Ausfuhranmeldungen etc.)
  5. Arbeitsanweisungen: Im Regelfall möchte der Prüfer auch Ihre dokumentierten Arbeitsanweisungen und Kontrollstrukturen sichten. Halten Sie hier das ICP oder Exportkontrollhandbuch bereit. Um die Prüfung durch den Zoll erfolgreich durchführen zu können, ist es wichtig, alle erforderlichen Unterlagen vollständig und gut strukturiert bereitzustellen.

Im Regelfall findet auch ein Vorgespräch zur Außenwirtschaftsprüfung statt. In diesem sollten Sie mit dem Prüfer schon einmal abstimmen, welche Unterlagen er erwartet. Damit sparen Sie sich viel Arbeit.

Was droht bei festgestellten Verstößen?

Sollten bei der Außenwirtschaftsprüfung Verstöße festgestellt werden, drohen Unternehmen, Geschäftsführung und handelnden Personen unterschiedliche Konsequenzen.

Zunächst einmal ist es wichtig zu verstehen, dass Verstöße gegen die Bestimmungen der Außenwirtschaft ein ernstes Thema sind und nicht leichtfertig behandelt werden sollten. Je nach Art und Schwere des Verstoßes kann dies zu erheblichen Strafen führen.

Im schlimmsten Fall kann sogar ein Strafverfahren gegen Mitarbeiter eingeleitet werden. Dieses ist – gerade derzeit bei Verstößen im Russland oder Belarus-Geschäft – eher die Regel als die Ausnahme.

Die entsprechenden Tatbestände sind in den §§ 17 bis 19 AWG sowie den §§ 80, 81 und 82 AWV festgelegt.

Welche Strafen drohen bei Verstößen gegen das Außenwirtschaftsrecht?

  • Ordnungswidrigkeiten gemäß § 19 AWG werden mit Bußgeldern bestraft. Diese können bis zu 500.000 € betragen.
  • Auf Verstöße gegen § 18 Abs.1 AWG werden mit Haftstrafen von mindestens drei Monaten, und bis zu fünf Jahren geahndet.
  • Verstöße gegen § 17 AWG werden mit Haftstrafen von mindestens einem Jahr und bis zu zehn Jahren geahndet.
  • Mit Freiheitsstrafe nicht unter zwei Jahren wird bestraft, wer als Mitglied einer Bande, die sich zur fortgesetzten Begehung solcher Taten verbunden hat, gewerbsmäßig handelt. Achtung: Eine Bande wird bereits ab drei Beteiligten angenommen (z.B. Geschäftsführer, Verkaufsleiter, russischer Kunde).

Ansonsten können kommen auch Unternehmensgeldbußen in Betracht (§§ 9, 30 und 130 OWiG), um Geschäftsleitung, Führungskräfte und das Unternehmen selbst zu sanktionieren, sofern Verstöße gegen Organisations- und Aufsichtspflichten vorliegen. Ferner droht die Aussetzung oder sogar der Widerruf von Bewilligungen gemäß Art. 42 UZK, z.B. AEO, zugelassener Ausführer, ermächtigter Ausführer etc.

Um potenzielle Missstände frühzeitig zu erkennen, können im Unternehmen etablierte Kontrollprozesse von Vorteil sein.

Weiterhin kann eine missachtete Außenwirtschaftsprüfung auch zu einem Reputationsschaden durch Pressemitteilungen führen, der sich negativ auf die Geschäftsbeziehungen auswirken kann.

Über dieses Unternehmen berichtete beispielsweise die Lokalpresse wegen eines Sanktionsverstoßes

Diese 6 Fehler sollten Sie bei der Außenwirtschaftsprüfung unbedingt vermeiden

Bei einer Außenwirtschaftsprüfung ist es entscheidend, mögliche Fehler von vornherein zu vermeiden. Denn diese können nicht nur zu finanziellen Verlusten führen, sondern auch der Reputation des schaden.

Daher sollten Sie unbedingt diese sechs Fehler bei der Außenwirtschaftsprüfung vermeiden:

6 Fehler in der Außenwirtschaftsprüfung, die Sie vermeiden müssen

  1. Mangelnde Vorbereitung: Eine gründliche Vorbereitung ist das A und O einer erfolgreichen Prüfung. Informieren Sie sich über die geltenden Exportkontrollvorschriften und stellen Sie sicher, dass Ihre Unterlagen vollständig und aktuell sind.
  2. Zolltarifnummern nicht vorab geprüft: Die korrekte Zolltarifnummer ist von absoluter Relevanz. Die falsche Zolltarifnummer in der Ausfuhranmeldung stellt eine Ordnungswidrigkeit dar und kann mit einem Bußgeld bis 30.000 € belegt werden. Sie sollten vor der Prüfung sicherstellen, dass alle Zolltarifnummern korrekt sind.
  3. Zu viel reden: Der Prüfer kann jederzeit bei vermuteten Verstößen die Prüfung abbrechen und ein Strafverfahren einleiten. Passen Sie auf, was Sie ihm erzählen.
  4. Selbstanzeige nicht genutzt: Selbst nach Erhalt der Prüfungsanordnung ist eine Selbstanzeige noch möglich (anders im Steuerrecht!). Einer der größten Fehler ist, bei Unsicherheiten, die Abläufe nicht fachkundig prüfen zu lassen und damit die Chance einer bußgeldbefreienden Selbstanzeige verstreichen zu lassen.
  5. Nicht geschulte Mitarbeiter: Sorgen Sie dafür, dass Ihr Personal über aktuelle Entwicklungen im Bereich der Außenwirtschaft informiert ist. Schulungen und regelmäßige Weiterbildungen sind daher unerlässlich, um Verstöße zu vermeiden.
  6. Fehlende Kommunikation mit dem Zoll: Halten Sie stets den Kontakt zum Zoll aufrecht. Nehmen Sie an Informationsveranstaltungen teil, abonnieren Sie Newsletter und bleiben Sie auf dem Laufenden. So können Sie Veränderungen in den Exportkontrollvorschriften zeitnah erfahren und entsprechend handeln.

Vermeiden Sie also diese sechs Fehler bei der Außenwirtschaftsprüfung, um mögliche Probleme im Vorfeld zu verhindern.

Wenn Sie Schulungen benötigen, ein Exportkontrollsystem neu aufsetzen möchten oder aber ein Audit Ihrer vergangenen Ausfuhren benötigen, sprechen Sie uns gerne jederzeit an.

Wenn Sie Beratung benötigen, sprechen Sie unsere Anwälte im Außenwirtschaftsrecht gerne an.

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Referenzen

Dieser Artikel wurde am 20. August 2023 erstellt. Er wurde am 03. Oktober 2023 aktualisiert. Die fachliche Zweitprüfung hat Rechtsanwalt Dr. Tristan Wegner durchgeführt.

Ihr Ansprechpartner

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    Dr. Tristan Wegner ist seit 2013 als Rechtsanwalt im internationalen Handels- und Transportrecht tätig und hat über 10 Jahre Erfahrung. Er ist Fachanwalt für Transport- und Speditionsrecht. Er ist geschäftsführender Partner der Kanzlei. Herr Dr. Wegner war für eine international führende Kanzlei im Zoll– und Außenwirtschaftsrecht sowie für die Zollfahndung tätig und hat zum internationalen Handel promoviert. Rechtsanwalt Dr. Wegner ist regelmäßig in der Fachpresse und veröffentlicht Aufsätze. Er ist Mitglied im Versicherungswissenschaftlichen Verein Hamburg, der Deutschen Initiative junger Schiedsrechtler (DIS40) sowie dem Europäischen Forum für Außenwirtschaft, Verbrauchsteuern und Zoll, dem Verein für Seerecht und der GMAA. Er ist zudem Dozent und Lehrbeauftragter an der Universität Hamburg.