Zollabteilung im Unternehmen – warum sie so wichtig ist

Eine Zollabteilung im Unternehmen übernimmt für Unternehmen aus dem im Im- und Exportgeschäft die systematische Zollorganisation und sichert im Bereich der Zoll-Compliance unnötige Haftungsrisiken ab.

Warum eine Zollabteilung nicht nur in großen Unternehmen sinnvoll ist und wie O&W Sie auch als klein- und mittelständisches Unternehmen unterstützen kann, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Aufgaben der Zollabteilung

Unternehmen im Im- und Exportgeschäft bewegen sich zwangsläufig im Bereich des Zollrechts und müssen bei der Ein- und Ausfuhr von Waren zollrechtliche Bestimmungen und Regelungen aus dem Außenwirtschaftsrecht beachten.

Eine Zollabteilung übernimmt bei Unternehmen im Import– und Exportgeschäft eine Schlüsselposition. Sie ist die Schnittstelle zwischen den gesetzlichen Anforderungen aus dem Zoll– und Außenwirtschaftsrecht und dem betrieblichen Ablauf im grenzüberschreitenden Warenverkehr.

Kernaufgabe einer Zollabteilung ist die Koordination der Zollabwicklung einschließlich der Überwachung aller gesetzlichen Vorgaben im Zoll- und Außenwirtschaftsrecht.

Je nach Unternehmensgröße und betrieblichen Gegebenheiten variiert der Umfang.

Zu den wichtigsten Aufgaben einer Zollabteilung gehören:

• Koordination und Organisation der Zollaktivitäten
• Überprüfung der Ware
• Kontrolle des Empfängers
• Kontrolle der Wareneigenschaften
• Dokumentation
• Ansprechpartner für Zollbehörden und

Die verantwortlichen Mitarbeiter in der Zollabteilung müssen für eine erfolgreiche Zollorganisation über ein solides und vor allem aktuelles Fachwissen im Bereich der „Ein-und Ausfuhrabwicklung verfügen.

Fortbildung in der Zollabteilung

Weil das Zoll- und Außenwirtschaftsrecht ständig neuen gesetzlichen Änderungen unterliegen, sollten die Mitarbeiter regelmäßig Fortbildungen durchlaufen, um auf dem neuesten Stand zu bleiben.

Denn der Gesetzgeber verzeiht im Zoll- und insbesondere im Außenwirtschaftsrecht keine Verstöße.

Sie möchten die Zollabwicklung outsourcen?

Sie möchten die Zollabwicklung an Profis auslagern und keine internen Ressourcen dafür binden? Dann sprechen Sie uns gerne an. Die O&W Rechtsanwaltsgesellschaft ist als externer Zollbeauftragter für Unternehmen seit mehr als drei Jahrzehnten tätig.

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Stellung der Zollabteilung im Unternehmen

Weil die Zollabteilung zwangsläufig mit allen anderen Abteilungen im Unternehmen Berührungspunkte hat, ist eine intensive Kommunikation mit und auch zwischen den einzelnen Unternehmenseinheiten, wie

• Einkauf,
• Produktion,
• Verkauf,
• Logistik und
• Finanzbuchhaltung

unabdingbar für eine erfolgreiche Zollorganisation und nicht zuletzt auch für ein rechtssicheres und effektives Unternehmenswachstum.

Zu den typischen strategischen Aufgaben der Zollabteilung im Unternehmen gehören die nachfolgenden Punkte:

• Sicherstellung der Kommunikation der verschiedenen Unternehmensbereiche untereinander in Zollfragen
• zentraler Ansprechpartner für die Zollbehörden
• Kontaktpflege mit den Zollbehörden
• regelmäßiges Reporting an die Geschäftsleitung
• Aufzeigen von Zoll-Compliance Schwachstellen inkl. regelmäßigem Monitoring/Auditierung der Arbeitsabläufe
• Zeit- und Personaloptimierung bei den Zollabläufen
• Definition von Arbeitsabläufen, Zuständigkeiten und Verantwortungen
• Erstellung und Aktualisierung einer Arbeits- und Organisationsanweisung in Zollfragen für alle betroffenen Bereiche (Einkauf, Produktion, Verkauf, Marketing, Logistik, Finanzbuchhaltung)
• Sicherstellung der fachlichen Qualifikationen (z.B. Inhouse-Schulungen, Workshops)

Neben strategischen Aufgaben gehört aber auch das operative Tagesgeschäft zur Zollabteilung im Unternehmen. Dazu gehören beispielsweise:

• Bestandsverwaltung und Abrechnung der besonderen Zollverfahren wie aktive Veredelung, passive Veredelung etc.
• Präferenzkalkulation
• Überwachung und Optimierung der erteilten Bewilligungen
• Zollcontrolling intern (Import- und Exportabteilung) und extern (Dienstleister und Speditionen)

Zollabteilung sichert Zoll-Compliance

Auch unter dem Gesichtspunkt von Zoll-Compliance (Trade Compliance) ist eine Zollabteilung äußerst sinnvoll.

• Verantwortlichkeit der Geschäftsführung: Die Geschäftsführung bleibt letztendlich für die Einhaltung aller relevanten Handels- und Zollvorschriften verantwortlich, auch wenn externe Dienstleister eingesetzt werden.
• Effektive Kontrolle und Überwachung: Eine interne Zollabteilung kann externe Zolldienstleister besser überwachen und kontrollieren.
• Frühzeitige Fehlererkennung: Interne Abteilungen können Systemfehler schneller erkennen und beheben als externe Dienstleister.
• Nachweis von Handelsrechtlichen Privilegien: Viele Privilegien sind an eine funktionierende Zoll-Compliance geknüpft, die durch eine interne Abteilung besser nachgewiesen werden kann.
• Verbesserung der Unternehmenszuverlässigkeit: Die Einhaltung von Ein- und Ausfuhrbestimmungen beeinflusst die behördliche Beurteilung der Unternehmenszuverlässigkeit positiv.
• Minimierung von Haftungsrisiken: Eine interne Zollabteilung kann Risiken bei Ein- und Ausfuhren effektiver minimieren.
• Prävention von Folgeschäden: Durch ein internes Kontrollsystem können finanzielle und strafrechtliche Folgeschäden verhindert werden.
• Vermeidung von Bußgeldern: Eine proaktive interne Zollabteilung kann Bußgelder und hohe Geldstrafen durch geeignete Präventivmaßnahmen verhindern.

Nichts ist schlimmer, als einen Bußgeldbescheid zu erhalten oder eine hohe Geldstrafe zu kassieren, obwohl geeignete Maßnahmen im Vorfeld dies hätten effektiv verhindern können.

Als verantwortliche Geschäftsführung sollte die Zoll-Compliance daher einer innerbetrieblichen Zollabteilung überlassen und nicht auslagert werden.

Wir übernehmen Ihre Zollabteilung

Nichtsdestotrotz ersetzt eine firmeneigene Zollabteilung nicht die Expertise eines Anwalts aus dem Zollrecht, der die Zollbeauftragten im Unternehmen anleiten, schulen und rechtlich beraten kann.

Oft benennt die Geschäftsleitung nämlich nur einzelne Mitarbeiter gegenüber dem Zoll als Zollbeauftragten, ohne dass der Mitarbeiter in Zollthemen ausreichend geschult wurde.

Das Team von O&W Rechtsanwälte berät und unterstützt schwerpunktmäßig Zollbeauftragte in Unternehmen.

Da die Rechtslage bezüglich Einfuhrbestimmungen oft komplex ist, stärken wir Zollbeauftragten den Rücken und beraten gemeinsam mit ihm das Unternehmen.

Während der Zollbeauftragte sich um die Umsetzung innerhalb des Unternehmens kümmert, steuert O&W Rechtsanwälte wertvolle Expertise als Zollanwalt mit jahrelanger Erfahrung bei.

Wenn Sie es wünschen, tritt O&W auch als externer Zollbeauftragter auf.

Dieser Artikel wurde am 12. Juni 2022 erstellt. Er wurde am 03. Oktober 2024 aktualisiert