Zollprüfung – was wird geprüft?

Was tun, wenn eine Zollprüfung erstmalig angeordnet wurde, fragen sich viele Unternehmen. Was wird geprüft und welche Unterlagen benötigt der Prüfer? Nachfolgend wollen wir Ihnen einige Erfahrungen mit Zollprüfungen mitgeben. Wir begleiten Unternehmen regelmäßig bei der Zollprüfung. Deswegen wissen wir, wo die Probleme und Schwachstellen bei einer Zollprüfung in der Regel liegen.

Wie bereitet man sich auf die Zollprüfung vor?

  1. Prüfungsanordnung genau lesen – was wird geprüft und über welchen Zeitraum?
  2. Unterlagen heraussuchen und aufbereiten
  3. Zoll-Pre-Audit durch Berater durchführen lassen, um Schwachstellen zu erkennen
  4. Vorbereitung eines Prüfungsraumes für den Prüfer
  5. Gefundene Fehler ggf. proaktiv mit dem Prüfer besprechen
  6. Schlussbesprechung mit dem Zollprüfer wahrnehmen
  7. Nachzahlungsbescheid sorgsam prüfen und bei Bedarf Einspruch einlegen

Was ist eine Zollprüfung?

Bei einer Zollprüfung wird geprüft, ob ein Unternehmen die einschlägigen Rechtsvorschriften des Zollrechts einhält. Dazu wird eine Prüfung der Konten und sonstigen Aufzeichnungen dieses Unternehmens vorgenommen. Alle Unternehmen, die Waren aus einem Nicht-EU-Land einführen oder in ein solches exportieren, können einer Zollkontrolle unterzogen werden. Im Allgemeinen dauert eine Prüfung höchstens eine Woche, je nach Art und Umfang der Vorgänge und deren Komplexität. Im Einzelfall kann eine Prüfung auch in wenigen Stunden abgehandelt sein, bei großen Konzernen kann die Prüfung auch bis zu einem Monat dauern. Auch die Prüfung von Unternehmen, die Zollverfahren mit wirtschaftlicher Bedeutung in Anspruch nehmen (z.B. Aktive- oder Passive-Veredelung), kann länger dauern. Wie sie sich bei der Zollprüfung verhalten entscheidet darüber, wie der weitere Verlauf ist und ob – bei festgestellten Fehlern – beispielsweise ein Bußgeld– oder Strafverfahren eingeleitet wird. Daher empfielt es sich, nicht unvorbereitet in eine Zollprüfung zu gehen, nicht zuletzt deswegen, weil oft auch Nachzahlungen drohen.

Zeitraum der Zollprüfung

Wie oft eine Zollprüfung durchgeführt wird, lässt sich nicht allgemein sagen. Im Fallen regelmäßiger Importe wird eine Prüfung oft alle drei Jahre angeordnet. Bei kleinen Unternehmen kann es durchaus seltener sein – bei Verstößen in der Vergangenheit auch entsprechend häufiger. Im Hinblick auf den Zeitraum der Zollprüfung wird der Prüfer in der Regel alle Unterlagen über Ihre Zoll– oder Ausfuhranmeldungen der vorangegangenen drei Jahre verlangen und hieraus eine Stichprobe bilden. In einigen Fällen kann es erforderlich sein, den Prüfungsumfang zu erweitern. Das ist insbesondere bei festgestellten Unregelmäßigkeiten der Fall.

Welche Unterlagen werden für die Prüfung benötigt?

Welche Unterlagen Sie für die Zollprüfung bereithalten müssen, sollte mit dem Zollprüfer abgesprochen werden. Sie müssen grundsätzlich alle Belege für Ihre Importvorgänge aufbewahren und am Prüfungstermin bereithalten. Sie müssen dem Zollprüfer auch erlauben, weitere Handelsunterlagen (elektronisch oder in Papierform) einzusehen oder Auskünfte zu Ihrem Herstellungsprozess oder Ihrem Lager zu erteilen. Sie sollten daher Vorkehrungen treffen, um die für die Prüfung notwenidgen Unterlagen vollständig präsent zu haben. In der Regel werden die folgenden Unterlagen bei der Zollprüfung benötigt:

  • Kaufverträge, Rechnungen und Lieferscheine,
  • Lagerbestandsaufzeichnungen,
  • Einfuhr- und Ausfuhrlizenzen,
  • Einfuhr- und Ausfuhrgenehmigungen,
  • Zugriff auf die Buchungskonten,
  • Einfuhrabgabenbescheide,
  • Frachtpapiere,
  • Speditionsabrechnungen,
  • Ursprungsnachweise,
  • Summen- und Saldenlisten,
  • Kontenplan,
  • Zoll- und Einfuhrumsatzsteuerkonten,
  • Kreditorenkonten,
  • Jahresabschlüsse,
  • Ausfuhrunterlagen,
  • Handelsregisterauszug

Zollprüfung für den Import

Bei Zollprüfungen für den Import soll festgestellt werden, ob die eingeführten Waren auch ordnungsgemäß verzollt wurden. Deswegen wird insbesondere geprüft, ob

  • Antidumpingzölle gezahlt wurden oder hätten gezahlt werden müssen,
  • Zollpräferenzen nicht zu Unrecht in Anspruch genommen wurden,
  • alle Vorgänge richtig verbucht worden sind.

Typischerweise läuft eine Prüfung wie folgt ab:

  • Bei der Ankunft wird sich der Prüfer ausweisen und Ihnen einen Schätzung geben, wie lange die Prüfung dauern wird,
  • Um ein besseres Verständnis für Ihr Unternehmen zu erhalten, wird er einige allgemeine Fragen über Ihr Unternehmen stellen
  • Der Prüfer beginnt dann damit, Ihre Bücher und Aufzeichnungen zu prüfen,
  • Wenn der Prüfer feststellt, dass es Unregelmäßigkeiten gab, werden die Einzelheiten mit Ihnen besprochen und Ihnen später auch schriftlich mitgeteilt.

Außenwirtschaftsprüfung für den Export

Es gibt aber auch eine Zollprüfung für den Export, die auch Außenwirtschaftsprüfung genannt wird. Dabei wird insbesondere geprüft, ob Sie alle Vorschriften rund um die Exportkontrolle einhalten und nicht gegen Vorschriften des Außenwirtschaftsrechts verstoßen haben. Da es keine Ausfuhrzölle gibt, verlagert sich die Prüfung darauf, ob die Compliance für die Ausfuhrvorgänge ordnungsgemäß gehandelt hat. Unregelmäßigkeiten sind in diesen Fällen nicht minder schwerwiegend. Auch wenn keine Nachzahlungen von Zöllen drohen, so können doch empfindliche Strafen verhängt werden, da bei einem Verstoß gegen das Außenwirtschaftsrecht in der Regel eine Ordnungswidrigkeit oder sogar Straftat vorliegt. Im Ergebnis lässt sich festhalten, dass eine Zollprüfung in der Regel zu meistern ist. Die Vorbereitung ist aber das A und O. Wenn allerdings Verstöße festgestellt werden, dann können auf Unternehmen aber auch hohe Nachzahlungen zukommen. Deswegen zahlt sich eine Planung der Prüfung umso mehr aus.

Rechtsanwalt Anton Schmoll

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