Wenn der Zoll eine Zollprüfung erstmalig angeordnet hat, fragen sich viele Unternehmen, was sie tun sollen. Sie fragen sich sicherlich: Was prüft der Zoll und welche Unterlagen Sie dem Prüfer geben müssen? Nachfolgend wollen wir Ihnen einige Erfahrungen mit Zollprüfungen mitgeben. Dann muss niemand vor einer Überprüfung durch den Zoll Angst haben.

Wir begleiten Unternehmen regelmäßig bei der Zollprüfung. Deswegen wissen wir, wo die Probleme und Schwachstellen bei einer Zollprüfung in der Regel liegen. Rufen Sie uns gerne unter 040 / 369615-0 bei Fragen an.

Was ist eine Zollprüfung?

Bei einer Zollprüfung prüft der Zoll, ob ein Unternehmen die einschlägigen Rechtsvorschriften des Zollrechts eingehalten hat. Dazu wird eine Prüfung der Konten und sonstigen Aufzeichnungen wie z.B. Zollpapiere dieses Unternehmens vorgenommen. Alle Unternehmen, die Waren aus einem Nicht-EU-Land einführen oder in ein solches exportieren, können einer Zollkontrolle unterzogen werden.

Im Allgemeinen dauert eine Prüfung der Zollverwaltung höchstens eine Woche, je nach Art und Umfang der Vorgänge und deren Komplexität. Im Einzelfall kann eine Prüfung vom Zoll auch in wenigen Stunden abgehandelt sein, bei großen Konzernen kann die Prüfung auch bis zu einem Monat dauern. Auch die Zoll Prüfung von Unternehmen, die Zollverfahren mit wirtschaftlicher Bedeutung in Anspruch nehmen (z.B. Aktive- oder Passive-Veredelung), kann länger dauern.

Wie sie sich bei der Zollprüfung verhalten entscheidet darüber, wie der weitere Verlauf ist und ob – bei festgestellten Fehlern – beispielsweise ein Bußgeld- oder Strafverfahren eingeleitet wird. Daher empfiehlt es sich, nicht unvorbereitet in eine Zollprüfung zu gehen, nicht zuletzt deswegen, weil oft auch Nachzahlungen drohen.

Kommt es zur Nachzahlung ist mitunter auch wichtig, ob nicht bereits Verjährung eingetreten ist. Gerade wenn der Zoll lange zurückliegende Zeiträume prüft, kommt bei der Zollprüfung die Verjährung eventuell zum Zuge. Der Zoll prüft in der Regel nur unverjährte Zeiträume, sodass wir im Einzelfall prüfen müssen, ob eine Berufung auf Verjährung überhaupt Sinn macht.

Zeitraum der Zollprüfung

Wie oft eine Zollprüfung durchgeführt wird, lässt sich nicht allgemein sagen. Im Falle regelmäßiger Importe ordnet der Zoll eine Prüfung alle drei Jahre an. Bei kleinen Unternehmen kann es durchaus seltener sein – bei Verstößen in der Vergangenheit auch entsprechend häufiger.

Im Hinblick auf den Zeitraum der Zollprüfung wird der Prüfer in der Regel alle Unterlagen über Ihre Zoll- oder Ausfuhranmeldungen der vorangegangenen drei Jahre verlangen und hieraus eine Stichprobe bilden. In einigen Fällen kann es erforderlich sein, den Prüfungsumfang zu erweitern. Das ist insbesondere bei festgestellten Unregelmäßigkeiten der Fall. Wer sich also fragt: „Warum kommt der Zoll zu mir?“ – das wollen wir beantworten: Entweder ist es reine Routine ist oder es besteht ein konkreter Anlass.

Welche Unterlagen benötige ich für die Prüfung?

Was prüft der Zoll im Unternehmen, fragen sich viele. Welche Unterlagen Sie für die Zollprüfung bereithalten müssen, sollte mit dem Zollprüfer abgesprochen werden. Daher müssen Sie grundsätzlich alle Belege für Ihre Importvorgänge aufbewahren und am Prüfungstermin bereithalten. Sie müssen dem Zollprüfer auch erlauben, weitere Handelsunterlagen (elektronisch oder in Papierform) einzusehen oder Auskünfte zu Ihrem Herstellungsprozess oder Ihrem Lager zu erteilen.

Sie sollten daher Vorkehrungen treffen, um die für die Prüfung notwendigen Unterlagen vollständig präsent zu haben. In der Regel werden die folgenden Unterlagen bei der Zollprüfung benötigt:

Im Übrigen gibt auch der Zoll Hinweise auf seiner Homepage dazu, wie eine Prüfung abläuft.

Zollprüfung für den Import

Bei Zollprüfungen für den Import prüft der Zoll, ob die eingeführten Waren auch ordnungsgemäß von Ihnen oder Ihrem Spediteur verzollt wurden. Deswegen prüft der Zollprüfer insbesondere, ob

Typischerweise läuft eine Prüfung wie folgt ab:

Wie bereitet man sich auf die Zollprüfung vor?

  1. Prüfungsanordnung (Prüfungsverfügung des Zolls) genau lesen – was wird geprüft und über welchen Zeitraum?
  2. Unterlagen heraussuchen und aufbereiten
  3. Zoll-Pre-Audit durch Berater durchführen lassen, um Schwachstellen zu erkennen
  4. Vorbereitung eines Prüfungsraumes für den Prüfer
  5. Gefundene Fehler ggf. proaktiv mit dem Prüfer besprechen
  6. Abschließende Besprechung mit dem Zollprüfer wahrnehmen
  7. Nachzahlungsbescheid sorgsam prüfen und bei Bedarf Einspruch einlegen

Außenwirtschaftsprüfung vom Zoll für den Export

Es gibt aber auch eine Zollprüfung für den Export, die nennt man dann Außenwirtschaftsprüfung.

Was wird bei der Außenwirtschaftsprüfung geprüft? Der Außenwirtschaftsprüfer prüft dann, ob Sie alle Vorschriften rund um die Exportkontrolle einhalten und nicht gegen Vorschriften des Außenwirtschaftsrechts verstoßen haben. Da es keine Ausfuhrzölle gibt, verlagert sich die Prüfung darauf, ob die Compliance für die Ausfuhrvorgänge ordnungsgemäß gehandelt hat. Unregelmäßigkeiten bei der Außenwirtschaftsprüfung sind in diesen Fällen nicht minder schwerwiegend.

Auch wenn keine Nachzahlungen von Zöllen drohen, so kann der Prüfer doch empfindliche Strafen verhängen, da bei einem Verstoß gegen das Außenwirtschaftsrecht in der Regel eine Ordnungswidrigkeit oder sogar Straftat vorliegt. Im Ergebnis lässt sich festhalten, dass eine Zollprüfung in der Regel zu meistern ist. Die Vorbereitung ist aber das A und O bei der Außenwirtschaftsprüfung.

Wenn allerdings Verstöße festgestellt werden, dann können auf Unternehmen aber auch hohe Nachzahlungen zukommen. Deswegen zahlt sich eine Planung der Prüfung umso mehr aus.

Präferenzprüfung bei Zollpräferenzen

Viele Unternehmen nehmen im Rahmen neuer Präferenzabkommen, die die EU mit anderen Staaten schließt – so z.B. das jüngste Abkommen zwischen der EU und Vietnam – zunehmend Zollpräferenzen in Anspruch.

Unternehmen können so von großen Zollvorteilen profitieren, denen aber auf anderer Seite auch mit der nötigen Verantwortung und Fortbildung im Unternehmen begegnet werden muss.

Bei der Präferenzprüfung kontrolliert der Zoll nachträglich die Ausfuhrvorgänge auf das Vorliegen der entsprechenden Präferenzbedingungen. Hier spielt vor allem die Frage nach dem präferenziellen Ursprung die wichtigste Rolle.

Die Regelung der betriebsinternen Zuständigkeit und Sachkunde im Bereich von Ursprungsregeln ist daher zwingend erforderlich, nicht um sich zuletzt auf die anstehende Zoll- und Außenwirtschaftsprüfung, aber eben auch auf die Präferenzprüfung sorgenfrei vorbereiten zu können.

Präferenzprüfung vs. Zollprüfung

Vielen Unternehmen ist die Zoll- oder Außenwirtschaftsprüfung ein Begriff.

Im Gegensatz zu der Zoll- bzw. Außenwirtschaftsprüfung liegt bei der Präferenzprüfung der Schwerpunkt in der Überprüfung von Präferenzen und Präferenznachweisen. Der Zoll beschäftigt sich hier vor allem mit der Gültigkeit und Rechtmäßigkeit der Ursprungserklärungen.   

Gerade deswegen ist eine lückenlose Dokumentation und Verfolgbarkeit des ermittelten Präferenzurspungs auf Seiten des Unternehmens so wichtig.

Werden im Rahmen der Prüfung Fehler oder Unregelmäßigkeiten festgestellt, kommt es zu einer Nacherhebung von Steuern. Auch strafrechtliche Konsequenzen und Bußgelder drohen.

Was wird bei der Präferenzprüfung geprüft?

Der Zoll prüft im Rahmen einer Präferenzprüfung schlichtweg alles, was mit Präferenzen zu tun hat. Die Ausfuhrvorgänge werden nachträglich hinsichtlich der Voraussetzungen für die Inanspruchnahme der Präferenzen durchleuchtet.

Der Umfang richtet sich danach, ob es sich bei der zu überprüfenden Ware um eine Eigenproduktion oder Handelsware handelt.

Sollte Ihr Unternehmen eine Bewilligung als Ermächtigter Ausführer haben, prüft die Zollbehörde hier gerne besonders ausführlich, ob die Ermittlung des Ursprungs korrekt stattgefunden hat.

Denn hier muss das Unternehmen gewährleisten, dass ein entsprechendes Fachwissen im Bereich Warenursprung und Zollpräferenzen vorhanden ist, um die spezifischen Zollprozesse auch rechts- und anwendungssicher eigenverantwortlich durchführen zu können.

Daher wird im Rahmen der Präferenzprüfung oft und gerne die betriebsinterne Arbeits- und Organisationsanweisung (AuO) geprüft.

Hier finden Sie ein paar Fragen, die der Zoll sich bei der Prüfung stellen wird und auf die Sie sich entsprechend vorbereiten sollten.

Präferenzprüfung? Diese Fragen stellt der Zoll!

  • Besaß die Ware den Ursprung, der in der Ursprungserklärung angegeben wurde?
  • Fand bei der Ware eine wesentliche Be- oder Verarbeitung nach den jeweiligen Listenbedingungen / Positionswechsel statt?
  • Durfte der Ausführer die Ursprungserklärung der Ware auf einem Handelspapier ausfertigen?
  • Liegen Lieferantenerklärungen vor?
  • Korrekte Anwendung der Bewilligung „Ermächtigter Ausführer“?

Präferenzprüfung: Wann wird geprüft?

Eine Präferenzprüfung wird von Seiten des Zolls angeordnet. Die deutsche Zollbehörde bekommt in den Fällen vorab oft eine Anfrage von Präferenzpartnerländern, die mit der EU ein bestimmtes Präferenzabkommen geschlossen haben.

Diese Länder wollen dann, dass der Zoll überprüft, ob ein Präferenzpapier bzw. Präferenznachweis rechtmäßig ausgestellt wurde und ob alle Voraussetzungen dafür beim Unternehmen vorliegen.

Zum Beispiel tritt die norwegische Zollverwaltung an den deutschen Zoll heran, weil sie Bedenken bezüglich einer Warenverkehrsbescheinigung EUR.1 hat. Der deutsche Zoll kontaktiert jetzt das Unternehmen, das den Antrag für die Ausstellung einer EUR.1 gestellt hat und prüft dann die Voraussetzungen für den Präferenzursprung und gegebenenfalls auch entsprechende Lieferantenerklärungen der Hersteller.

Welcher Präferenznachweis im Rahmen der Prüfung kontrolliert wird, steht in der Prüfungsanordnung, die das betroffene Unternehmen auch vorab erhält. Dadurch wird der jeweilige Prüfungsumfang festgelegt und auch begrenzt.

Diese Information ist wichtig, denn sie bietet nicht nur Ihrem Unternehmen ein Stück weit Rechtssicherheit, sondern bindet auch den Zoll und seine Mitarbeiter, die die Prüfung durchführen, an einen bestimmten Umfang.

Prüfungsanordnung: Grenzen für den Zoll!

Die Präferenzprüfung beschränkt sich auf die Kontrolle bestimmter Präferenznachweise. Der Zoll ist dabei an die Prüfungsanordnung gebunden und darf (!) die Prüfung nicht ohne neuen Antrag ausufern lassen! Unangekündigte Prüfungen sind daher rechtswidrig!

Der Zoll kann also nicht ohne Weiteres andere Fälle auf ihren Ursprung überprüfen, wenn dies nicht vorher verbindlich in der Prüfungsanordnung für Ihr Unternehmen festgelegt worden ist.

Sollte der Zoll im Laufe der Prüfung feststellen, dass kein entsprechender Ursprung bei der Ware vorliegt und der Präferenznachweis fehlerhaft war, kann der Zoll die Prüfung aber nachträglich auf weitere Fälle ausweiten. Dies erfordert dann aber eine gesonderte Änderung der Prüfungsanordnung durch den Zoll.

Im Übrigen orientiert sich die Durchführung der Präferenzprüfung aber an der von der Zoll- und Außenwirtschaftsprüfung.

Unternehmen: Optimal vorbereitet?

Damit Sie als Unternehmen auch ruhigen Gewissens in die Prüfung gehen können, ist eine zielgerichtete Vorbereitung unerlässlich für einen positiven Ausgang.

Weil insbesondere Präferenzprüfungen bei Unternehmen als Ermächtigter Ausführer viel Aufwand bedeuten, empfiehlt sich eine frühzeitige und systematische Vorbereitung, die in die betriebsinternen Prozesse eingebunden wird.

Durch die laufenden Ausfuhrvorgänge und damit verbundenen Ursprungserklärungen muss sichergestellt werden, dass das Unternehmen über ein reibungsloses System verfügt.

Das System sollte die Prozesse und auch Präferenznachweise effizient abbilden, um dann im Zeitpunkt der Prüfung ohne Schwierigkeiten darauf zugreifen zu können.

Weil in diese Prozesse auch viele Mitarbeiter abteilungsübergreifend eingebunden sind, sollten auch regelmäßig Fortbildungen stattfinden, um das Personal das nötige Know-how im Bereich Zollprüfung und Ursprungsregelungen zu vermitteln und auf dem neuesten rechtlichen Stand zu halten.

Besonders klare und schriftliche Arbeitsanweisungen können hier besonders hilfreich sein und vermeiden, dass sich Fehler im Ablauf einschleichen und am Ende fatale Folgen bei der Prüfung auslösen.

Wie kann ich mich gegen die Prüfung wehren?

Die Anordnung einer Zoll-, Außenwirtschafts- oder Präferenzprüfung selbst sowie die Festlegung des Prüfungsbeginns und des Prüfungsortes und auch alle weiteren mit der Prüfungsanordnung verbundenen Bestimmungen sind rechtlich gesehen ein Verwaltungsakt. Jeder einzelne Verwaltungsakt kann selbstständig mit einem Einspruch angefochten werden.

Allerdings besteht hier die Besonderheit, dass der Einspruch die tatsächliche Durchführung der Prüfung nicht verhindern kann, denn der Einspruch hat keine aufschiebende Wirkung.

Ausnahmsweise kann aber auch ein Aufschub der Prüfung erreicht werden. Dafür muss das Unternehmen dann aber zusätzlich zum Einspruch ein Antrag auf Aussetzung der Vollziehung der Prüfungsanordnung stellen, der dann vom Hauptzollamt oder dem zuständigen Finanzgericht bewilligt werden muss.

Prüfungsanordnung sperrt Selbstanzeige!

Achtung: Unternehmen sollten beachten, dass sobald eine Prüfungsanordnung im Raum und bekanntgegeben ist, die Möglichkeit einer strafbefreienden Selbstanzeige gesperrt ist!

Da sich die Prüfungsanordnung jedoch auch nur auf einen bestimmten Veranlagungszeitraum bezieht, kann unter Umständen bei Vorliegen von Steuerhinterziehung eine Selbstanzeige für einen anderen Zeitraum noch möglich sein.

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