Prüfungsanordnung: Fünf (versteckte) Informationen über die bevorstehende Zollprüfung

Jede Zollprüfung beginnt mit einer Prüfungsanordnung. Insofern hat die Prüfungsanordnung für die Zollprüfung herausragende Bedeutung.

Unternehmen sollten daher die Prüfungsanordnung aufmerksam lesen. Keinesfalls sollte die Prüfungsanordnung „in der Schublade verschwinden“ und abgewartet werden, bis die Außenprüfung beginnt.

Aus jeder Prüfungsanordnung lassen sich mindestens fünf wichtige Informationen herauslesen, die einen Aufschluss darüber geben, was Sie bei der Prüfung erwartet und innerhalb welchen Rahmens der Zollprüfer sich bewegen darf.

Keine Zollprüfung ohne Prüfungsanordnung

Eine Zollprüfung ist nur dann möglich, wenn eine Prüfungsanordnung erlassen worden ist. Diese Prüfungsanordnung erfolgt durch das Hauptzollamt. Zuständig ist das Hauptzollamt, das für den Firmensitz des Unternehmens zuständig ist. Die Prüfungsanordnung ist dabei die Mindestvoraussetzung für jede Zollprüfung.

Eine Zollprüfung ohne Prüfungsanordnung ist rechtswidrig.

Der Prüfungsanordnung wird in der Regel auch ein Merkblatt beigegeben, das Unternehmen die wichtigsten Rechte und Mitwirkungspflichten im Rahmen der Zollprüfung erläutert. Viele Unternehmen, die die erste Zollprüfung haben, sollten daher das Merkblatt aufmerksam lesen.

Wichtige (versteckte) Informationen in der Prüfungsanordnung

Die Prüfungsanordnung enthält eine Vielzahl von wichtigen Informationen; das betrifft den Zeitraum, die Rechtsgrundlagen und Prüfungsgegenstände. Allerdings kann man in einer Prüfungsanordnung für die Zollprüfung auch versteckte Informationen finden. Wer weiß, wie eine Zollprüfungsanordnung zu lesen ist, hat daher möglicherweise entscheidende Vorteile. Nachfolgend sollen die fünf wichtigsten versteckten Angaben in einer Prüfungsanordnung des Zolls und ihre Bedeutung erläutert werden.

Die wichtigsten (versteckten) Punkte, die Sie einer Zollprüfungsanordnung entnehmen können sind:

  • Ob der Zoll von vorsätzlichem Verhalten in Ihrem Unternehmen ausgeht,
  • Wie viel Zeit Sie noch haben, um die Zollprüfung im Rahmen eines vorgelagerten Pre-Audtis selbst vorzubereiten,
  • Ob es konkrete Verdachtsmomente gegen Ihr Unternehmen gibt,
  • ob mit Widersprüchlichkeiten zur letzten Zollprüfung zu rechnen ist.

Wie viel Zeit für die Vorbereitung bleibt: Zeitpunkt des Prüfungsbeginns

Die Prüfungsanordnung enthält grundsätzlich den Termin, zu dem die Zollprüfung beginnen wird. Manche Zollprüfungsanordnungen beinhalten hier lediglich den Hinweis, dass der Termin noch gesondert bekannt gegeben werde. Dann wendet sich das Hauptzollamt auch telefonisch an das Unternehmen, um einen Termin abzustimmen. Im Regelfall sollten aber nicht mehr als drei Monate zwischen der Mitteilung der Prüfungsanordnung und den Beginn der Prüfung liegen.

Der Zeitpunkt des Prüfungsbeginns ist für Unternehmen sehr wichtig. Es besteht nämlich noch die Möglichkeit, etwaige Unregelmäßigkeiten bei den Einfuhren der letzten Jahre zu korrigieren, bevor der Prüfer im Unternehmen ist.

Es empfiehlt sich dass die Geschäftsführung sich mehrere Muster-Importvorgänge zeigen lässt, um so zu beurteilen, ob es eventuell Schwachstellen bei der Zollabwicklung gibt. Sind Mitarbeiter sich unsicher, ob die Einfuhrabwicklung wirklich fehlerfrei abgelaufen ist, sollte die Zeit daher nutzen, um eine Eigenkontrolle im Rahmen eines “Pre-Audits” durchzuführen und festzustellen, ob die Zollabwicklung tatsächlich ordnungsgemäß erfolgt ist.

Hinweis auf vorsätzliches Verhalten: Der zu prüfende Zeitraum

Von besonderer Wichtigkeit ist auch der Zeitraum, der im Unternehmen geprüft werden soll. Im Regelfall bezieht die Zollprüfung sich auf die letzten drei Jahre. Unternehmen müssen hier überprüfen, ob nicht möglicherweise ein Zeitraum in der Prüfungsanordnung genannt worden ist, der im Rahmen der vorherigen Zollprüfung schon geprüft worden ist. Eine Doppelprüfung erfolgt seitens des Zolls normalerweise nicht. Sollte dieses doch der Fall sein, scheint es einen konkreten Verdacht beim Zoll zu geben, dass Unregelmäßigkeiten beim Unternehmen vorliegen. Das sollte Anlass zu eigenen Nachforschungen geben.

Die Länge des Prüfungszeitraumes kann auch Anhaltspunkte dafür geben, ob der Zoll eventuell konkrete Verdachtsmomente gegen das Unternehmen hegt. Während eine dreijährige Prüfung den Regelfall darstellt, könnte ein längerer Prüfungszeitraum darauf hindeuten, dass der Zoll der Auffassung ist, dass möglicherweise vorsätzliche Verstöße durch das Unternehmen vorliegen.

Wichtig: Die letzte Prüfung ist noch nicht drei Jahre her? Das spricht dafür, dass der Zoll konkrete Verdachtsmomente wegen eines Verstoßes hat.

Auch der der Turnus der Prüfung gibt einen versteckten Hinweis darauf, wovon der Zoll ausgeht. Wenn die letzte Prüfung ca. drei Jahre her ist, spricht alles dafür, dass Sie als Unternehmen einfach regelmäßig geprüft werden. Sollte aber die letzte Prüfung beispielsweise nur ein Jahr her sein, so hat der Zoll wahrscheinlich aufgrund konkreter Verdachtsmomente eine sogenannte anlassbezogene Prüfung angeordnet. Auch dann sollte kritisch im Rahmen des Pre-Audits geprüft werden, ob es eventuell Verstöße gab, die der Zoll nun überprüft wissen will.

Konkrete Verdachtsmomente gegen Ihr Unternehmen: Der Umfang der Prüfung

Die Prüfungsanordnung legt auch dar, welchen Umfang die Zollprüfung haben wird.

So gibt es beispielsweise verschiedene Prüfungen durch die Finanzverwaltung:

  • Die Prüfung von Einfuhrabgaben im Rahmen einer Zollprüfung;
  • Die Prüfung, inwiefern Verbrauchsteuern ordnungsgemäß gezahlt worden sind;
  • Sog. Präferenzprüfungen, bei denen ermittelt wird, ob die Ausfuhr mit ordnungsgemäßen Präferenznachweisen erfolgt ist;
  • Außenwirtschaftsprüfungen, bei denen die Einhaltung des Exportrechts und der Exportkontrolle sichergestellt wird.

Unternehmen müssen daher erst einmal feststellen, welches Gebiet genau geprüft wird. Je nachdem, welcher Prüfungsumfang in der Prüfungsanordnung mitgeteilt worden ist, müssen die entsprechenden Unterlagen bei der Zollprüfung herausgesucht werden.

Es ist auch möglich, dass nur bestimmte Vorgänge geprüft werden sollen (beispielsweise Einfuhren eines bestimmten Herstellers). Dann ist in der Prüfungsanordnung angegeben, welche Vorgänge gemeint sind. Auch das spricht dafür, dass es konkrete Verdachtsmomente seitens des Zolls gibt, dass diese Einfuhren nicht ordnungsgemäß waren. Diese Vorgänge sollten daher vorab selbst einmal ganz besonders kritisch beleuchtet werden und auch andere – aber gleichgelagerte Vorgänge – sollten dringend vor Beginn der Prüfung aufgearbeitet werden.

Wichtig: Die Prüfungsanordnung beschränkt die Rechte des Prüfers. Wenn also in der Prüfung tatsächlich mehr geprüft werden soll, als in der Prüfungsanordnung angegeben, so benötigt der Prüfer hierfür eine ergänzende Prüfungsanordnung durch sein Hauptzollamt.

Insofern beschränkt die Prüfungsanordnung auch die Rechte des Zollprüfers. Auch deswegen empfiehlt es sich, die Prüfungsanordnung zu lesen.

Drohen Widersprüchlichkeiten zur letzten Prüfung? Welcher Zollprüfer die Prüfung durchführt

Es sollte auch darauf geachtet werden, welcher Zollprüfer die Prüfung durchführt. Oft handelt es sich im Rahmen von erneuten Prüfungen um den gleichen Prüfer wie zuvor. Das hat für Unternehmen den Vorteil, dass sie bereits wissen, mit welchem Prüfer sie es zu tun haben werden. Jeder Prüfer hat gewisse Prüfschwerpunkte oder auch Eigenheiten. Es kann daher beruhigend sein zu wissen, wer die Zollprüfung durchführen wird.

Sollte es sich bei dem Prüfer um einen anderen Prüfer, als in der vorherigen Zollprüfung handeln, sollten Unternehmen den letzten Zollprüfungsbericht noch einmal aufmerksam durchlesen. Es kommt in der Beratungspraxis immer wieder vor, dass ein neuer Zollprüfer beispielsweise im Rahmen der Tarifierung von Waren auf einmal eine andere Rechtsauffassung vertritt, als der vorherige Prüfer.

Es ist schon vorgekommen, dass dann – obwohl eine Ware in einer anderen Zollprüfung „durchgewunken“ wurde – es sodann zu einer Nachbelastung kommt.

Wenn es also Widersprüchlichkeiten zwischen verschiedenen Zollprüfungen gibt, dann sollte der Prüfer mit den Feststellungen seines Kollegen auf jeden Fall konfrontiert werden.

Es ist aber zu beachten, dass der Zollprüfer als solcher nicht unbedingt abgelehnt werden kann. Welcher Prüfer die Zollprüfer durchführt, ist insofern kein nachprüfbarer Verwaltungsakt der Zollbehörde. Sollten allerdings krasse Bedenken gegen die Unabhängigkeit oder Befangenheit des Prüfers bestehen, kann ggf. auch gerichtlich gegen die Bestellung des Zollprüfers vorgegangen werden.

Wer muss sich vorbereiten: Bezeichnung des betroffenen Unternehmens

Die Prüfungsanordnung muss auch den Adressaten der Zollprüfung festlegen. Im Rahmen eines Konzerns ist also nur die in der Prüfungsanordnung bezeichnete Gesellschaft verpflichtet, an der Zollprüfung mitzuwirken.

Wenn von anderen Gesellschaften der gleichen Firmengruppe Informationen benötigt werden, ist hier eine eigenständige Prüfungsanordnung notwendig.

Unternehmen sollten auf jeden Fall prüfen, ob sie richtig in der Zollprüfungsanordnung bezeichnet worden sind. Denn eine nicht ordnungsgemäße Bezeichnung oder Zustellung an das falsche Unternehmen, kann zur Nichtigkeit der Prüfungsanordnung führen.

Vorteile, wenn die Prüfungsanordnung des Zolls aufmerksam gelesen wird

Wie wir also feststellen konnten, ergeben sich aus der Prüfungsanordnung des Hauptzollamtes nützliche Informationen. Wer die Prüfungsanordnung einfach nur beiseite legt, wird vom Umfang und Inhalt der Zollprüfung möglicherweise überrascht.

Eventuell werden auch zu viele Informationen im Vorfelde aufbereitet, wenn der Zoll tatsächlich nur eine Teilprüfung angeordnet hatte. Eine Teilprüfung sollte daher kritisch seitens der Geschäftsleitung hinterfragt werden, wieso gerade diese Vorgänge geprüft werden sollen.

Gerade bei Teilprüfungen müssen Unternehmen auch darüber nachdenken, dass die Prüfung eventuell erweitert werden kann. Wenn also beispielsweise im Rahmen einer internen Kontrolle festgestellt wurde, dass die zu prüfenden Vorgänge ordnungsgemäß sind, es aber bei anderen (vergleichbaren) Vorgängen eventuell Unregelmäßigkeiten gegeben hat, so müssen Unternehmen entscheiden, ob sie mit diesem Wissen möglicherweise offensiv an den Prüfer herantreten wollen. Ohne Erweiterung der Prüfungsanordnung kann der Prüfer zwar nicht die anderen Vorgänge prüfen, das Hauptzollamt erweitert den Umfang aber oft nachträglich ohne Probleme.

Zuletzt sei angemerkt, dass die Prüfungsanordnung des Hauptzollamtes rechtlich gesehen einen sog. Verwaltungsakt darstellt. Insofern ist es sogar möglich, gegen die Prüfungsanordnung einen Einspruch einzulegen. Das Hauptzollamt muss dann bei einer falschen Prüfungsanordnung diese korrigieren. Allerdings sind Steuerbescheide, die aufgrund einer rechtswidrigen Prüfungsanordnung ergangen sind, ebenfalls rechtswidrig und müssen aufgehoben werden. Denn die Feststellungen im Rahmen einer Zollprüfung, die nicht ordnungsgemäß angeordnet wurde, dürfen nicht verwertet werden. Jedoch gibt es hierzu seitens der Rechtsprechung auch Ausnahmen. Wenn beispielsweise trotz einer rechtswidrigen Prüfungsanordnung Steuern erstmalig festgesetzt werden, so greift das Verwertungsverbot nicht.

Rechtsanwalt Anton Schmoll

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