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Für Unternehmen, die aus Deutschland heraus exportieren, sollte die Sanktionslistenprüfung (auch Compliance genannt) ein gängiger Begriff sein. Aber auch alle anderen Unternehmen in der EU müssen sich mit dem Thema Compliance zwingend auseinandersetzen. Die Prüfung ist, je größer das Unternehmen, oft ein großer Aufwand.

Bei einem Verstoß gegen die Sanktionslisten drohen Strafen und erhebliche wirtschaftliche Folgen für das Unternehmen. Deshalb ist eine gründliche Prüfung unumgänglich und kann durch entsprechende Software effizient durchgeführt werden.

In diesem Artikel geben wir Ihnen einen Überblick, was Sie alles zur Sanktionslistenprüfung wissen müssen.

Warum gibt es die Sanktionslistenprüfung?

Die Sanktionslistenprüfung ist eine Kontrollmaßnahme, die einen Handel mit bestimmten Personen, Unternehmen oder Organisationen unterbinden soll. Diese Personengruppen stehen auf sogenannten Sanktionslisten. Hintergrund sind die Verordnungen VO (EG) Nr. 2580/2001, VO (EG) Nr. 881/2002 und VO (EU) Nr. 753/2011, mit denen die EU Sanktionen und Beschränkungen der Vereinten Nationen im Kampf gegen den Terrorismus und zur Gewährleistung der internationalen Sicherheit, insbesondere seit den Anschlägen vom 11. September 2001, umgesetzt hat.

Grundsätzlich gilt: Personen, Gruppen oder Organisationen, die in den staatlichen Sanktionslisten aufgeführt sind, dürfen keine direkten noch indirekten finanzielle Vermögenswerte oder wirtschaftliche Ressourcen zur Verfügung gestellt bekommen (sog. Bereitstellungsverbot).

Achtung: Wirtschaftliche Ressourcen können vieles sein! Nicht nur Gelder und andere finanzielle Zuwendungen, wie Darlehen, Kredite oder eine Miete sind damit gemeint. Sämtliche Waren, mit denen Gelder, andere Waren oder Dienstleistungen erworben werden können, sind „wirtschaftliche Ressourcen“.

Ob auch Dienstleistungen unter den Begriff „wirtschaftliche Ressourcen“ fallen, ist bisher rechtlich nicht abschließend geklärt. Daher sollten auch Dienstleister im eigenen wirtschaftlichen Interesse und vor dem Hintergrund der Rechtssicherheit individuell das Sanktionsrisiko prüfen.

Auch Waren, Leihgaben und die Vermietung von Gewerberaum sind Vermögenswerte und vom Verbot erfasst.

Wer ist mein Geschäftspartner? / „Know your Customer“

Wie kann also vermieden werden, Geschäfte oder Verträge mit „verbotenen“ Personen oder Unternehmen zu schließen?

Viele Unternehmen sind in dem Irrglauben, eine Prüfung wäre nur bei Drittlandgeschäften, kritischen Waren oder Dual-Use-Gütern, Rüstungsgütern oder Hochtechnologie angebracht. Das ist aber falsch! Die Sanktionslisten enthalten sogenannte Personenembargos.

Hier gilt: Sämtliche in der EU agierende Unternehmen sollten VOR Vertragsabschluss gegen die entsprechenden Listen von Terroristen und terroristischen Organisationen prüfen. Es gibt zwar keine direkte Prüfpflicht, aber das Bereitstellungsverbot ist zwingend einzuhalten – und das geht eben nur durch eine Sanktionslistenprüfung.

Auch in Unternehmen, die nur Geschäfte innerhalb Deutschlands tätigen, muss die Geschäftsführung tätig werden: Sollte die Überprüfung ein Ergebnis auf einer Sanktionsliste ergeben, ist von Verträgen unbedingt abzusehen.

Nice to know: Unternehmen, die beabsichtigen, sich als zugelassener Wirtschaftsbeteiligter (AEO-Status) zertifizieren zu lassen, müssen der Zollbehörde einen regelmäßigen Abgleich der Adressdaten mit den Sanktionslisten nachweisen. Hier ist eine regelmäßige Sanktionslistenprüfung also ein Muss!

Wer muss alles geprüft werden?

Hier ist der Prüfungsumfang und auch der Haftungsmaßstab entsprechend groß. Folgende Personengruppen sollten mit entsprechender Sorgfalt regelmäßig überprüft werden:

Wichtig zu wissen ist, dass jede unmittelbare aber auch mittelbare Unterstützung ein Verstoß gegen die Sanktionen ist.

Was bedeutet das? Vertrieb, Einkauf & Personalabteilung aufgepasst!

Das heißt, nicht nur Unternehmen im Exportgewerbe, sondern auch andere Abteilungen in Unternehmen sollten an der Prüfung mitwirken:
Vertrieb, Einkauf & Personalabteilung müssen darauf achten, dass der Kundenkontakt, die eingekaufte Ware und die eingestellten Mitarbeiter einschließlich der Lohnzahlungen nicht gegen Sanktionslisten verstoßen.

Beachte: Die USA wenden ihr Exportkontrollrecht auch exterritorial an. Das heißt, auch Nicht-US-Personen können gegen die Vorschriften verstoßen. Unternehmen, die Verbindungen oder Bezug zu den USA haben, müssen also auch gegen bestehende US-Listen prüfen. Hier sei insbesondere auf die SDN-Liste hingewiesen.

Verbindungen und US-Bezug können im Übrigen sehr schnell entstehen: Tochterfirmen, die ihren Sitz in den USA haben, verwandtschaftliche Verhältnisse von Mitarbeitern in die USA etc. machen die Einhaltung von US-Recht und die Beachtung geltender US-Sanktionslisten notwendig.

Verstoß gegen Sanktionen – Hohe Strafen für Geschäftsführer

Aufgrund der hohen Bedeutung der Sanktionen müssen Unternehmen mit hohen Geld- und Freiheitsstrafen rechnen, wenn ein Verstoß gegen Sanktionen vorliegt und nachgewiesen wird. Bereits fahrlässiges Verhalten kann hier schnell zum Verhängnis werden und hohe Geldstrafen zur Folge haben. Die Haftung trifft die Geschäftsführung dann persönlich.

Unternehmen, die eine Überprüfung der Sanktionslisten unterlassen, gehen daher ein unnötig hohes Risiko ein!

Achtung: Bereits die Vertragsanbahnung und Vertragsverhandlungen mit Personen oder Unternehmen, die unter die Sanktionen fallen, sind verboten und strafbar!

Welche Sanktionslisten müssen geprüft werden?

Unternehmen fragen sich häufig: Welche Listen sind für die Sanktionslistenprüfung relevant ? –  Das kommt auf Ihr Unternehmen an!

Grundsätzlich gilt: Hat ein Unternehmen seinen Sitz und Tätigkeitsschwerpunkt innerhalb der EU, sind die EU-Sanktionslisten für die Prüfung heranzuziehen (CFSP Consolidated List of Sanctions). Weitere Listen kommen je nach Interessenschwerpunkt und Unternehmensbeziehung in Betracht. Insbesondere bei Unternehmen mit US-Bezug ist erhöhte Sorgfalt geboten, da die USA ihr Exportrecht extraterritorial verstehen.

Als Orientierungshilfe finden Sie hier eine Aufstellung wichtiger Listen, die helfen können, die Relevanz für Ihr Unternehmen besser einzuordnen. Diese Übersicht ist nicht abschließend. Ob die Prüfung einzelner Listen für Sie als Unternehmen in Betracht kommt, muss für den Einzelfall entschieden werden!

Die folgende Übersicht ist nach Länderbezug geordnet.

Software installieren – Strafen vermeiden!

Der Gesetzgeber schreibt Unternehmen auch nicht vor, wie oft und in welcher Weise eine Sanktionslistenprüfung durchgeführt werden muss. Jedoch liegt es im eigenen Unternehmensinteresse regelmäßig Sanktionslisten gegen zu prüfen, da diese laufend geändert und aktualisiert werden.

Zu empfehlen ist:

Überprüfung der Sanktionslisten

  • regelmäßig alle Stammdaten
  • stets bei Neukunden und neuen Mitarbeitern

Kostenpflichtige Softwarelösungen halten den Aufwand gering und unterstützen bei einer umfassenden Überprüfung der Sanktionslisten. Informieren Sie sich hier gerne über mögliche Softwarelösungen.

Wie integriere ich die Sanktionslistenprüfung ins Unternehmen?

Die Sanktionslistenprüfung an sich kann mithilfe einer Softwarelösung effektiv durchgeführt werden. Oft scheitert es aber bereits an der Umsetzung im Unternehmen.

Wie also integriere ich die Prüfung reibungslos in die Unternehmensstruktur ein?

Besondere Berücksichtigung sollten dabei die innerbetrieblichen Organisationskonzepte und Abläufe finden. Unternehmen sollten Zuständigkeiten festlegen und die Prüfung mit dem IT-System und Datenschutzanforderungen koordinieren. Des Weiteren sollte ein klares Konzept zum Prüfungsumfang und der Regelmäßigkeit der Prüfung gefunden werden.

In unserer Checkliste finden Sie dazu hilfreiche Anknüpfungspunkte:

Checkliste Sanktionslistenprüfung

  • Zuständigkeit klären
  • Zusammenarbeit & Koordination der entsprechenden Abteilungen
  • Planung einer frühzeitigen und laufenden Sanktionslistenprüfung:
    • Prüfung bei Vertragsverhandlungen
    • Prüfung bei Auftragserteilung
    • Prüfung vor der eigentlichen Lieferung
  • Prüfungsumfang: Werden sämtliche relevanten Listen geprüft? Werden sämtliche Personengruppen geprüft?
  • Protokollieren Sie die Prüfung
  • Schulung & Weiterbildung der verantwortlichen Mitarbeiter
  • Aktualisieren Sie regelmäßig Datenänderungen
  • Exportkontrolle: Anweisungen einarbeiten
  • Auch in das IT-System müssen die Kontrollpunkte eingearbeitet werden
  • Stichprobenartige Kontrolle der Vorgaben
  • Wie sollen sich Mitarbeiter bei „Sanktionslisten-Treffern“ verhalten?
  • Vorsicht bei US-Geschäften: US-Kontrollrecht & US-Listen beachten

Stellen Sie uns jetzt Ihre Fragen zur Sanktionslistenprüfung - Wir helfen Ihnen gerne weiter.

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