Die Lieferantenerklärung gehört zu einem den wohl am häufigsten ausgestellten Handelsdokumenten in der Europäischen Union. Am üblichsten ist dabei die Lieferantenerklärung für Waren mit Ursprungseigenschaft. Sie ist ein wichtiges Auskunfts- und Nachweispapier und wird beispielsweise bei der Beantragung oder der Ausstellung eines Präferenznachweises benötigt. Lieferantenerklärungen sind immer wieder auch Gegenstand von Nachprüfungen der Zollverwaltung im Rahmen von Präferenz- und Zollprüfungen.

Lieferantenerklärungen können von den Herstellern und Handelspartnern der betroffenen Waren ausgestellt werden. Unternehmen stellen sich häufig die Frage, ob sie verpflichtet sind eine solche Lieferantenerklärung für ihre Kunden auszustellen, denn mit der Ausstellung von Lieferantenerklärungen geht ein hoher Dokumentations- und ein beachtlicher Kostenaufwand einher.

Auch werden von Unternehmen Lieferantenerklärungen eingefordert, obwohl diese für ihre konkreten Geschäfte gar nicht erforderlich gewesen wären. Die wichtigsten Punkte rund um das  Thema der Lieferantenerklärung möchten wir Ihnen daher einmal verdeutlichen.

Lieferantenerklärung – was ist das?

Bei Lieferantenerklärungen handelt es sich um einfache Erklärungen, abgegeben zwischen zwei vertraglich miteinander verbundenen Personen. Diese Erklärungen werden durch den Lieferanten selbstständig ausgestellt, ohne Mitwirkung der Zollverwaltung oder der Industrie-  und Handelskammer (IHK).

Eine gesetzliche Verpflichtung zur Ausstellung von Lieferantenerklärungen gibt es nicht. Als Lieferant von Waren können Sie aber möglicherweise vertraglich zur Ausfertigung einer Lieferantenerklärung verpflichtet haben. Für Lieferanten geht die Ausstellung einer Lieferantenerklärung immer mit einigen Schwierigkeiten einher, denn sie müssen eigenständig prüfen, ob die Voraussetzungen für die Ausfertigung einer solchen Erklärung tatsächlich nachprüfbar vorliegen.

Lieferantenerklärungen ohne Prüfung der Ursprungseigenschaft ausgestellt

In der Praxis taucht häufig das Problem auf, dass die geltenden Ursprungsregeln nicht hinreichend bekannt sind. Es werden dann Lieferantenerklärungen ausgestellt, ohne dass nachgeprüft wird, ob es tatsächlich zu einer ausreichenden Be- oder Verarbeitung der Waren gekommen ist.

Oftmals ist dies dann der Fall, wenn ein Kunde auf die Ausstellung einer Lieferantenerklärung pocht und der Lieferant diesen Kunden nicht verärgern oder verlieren möchte. Allerdings sollte dabei stets bedacht werden, dass die unberechtigte Ausfertigung von Lieferantenerklärungen unter Umständen zivil- und steuerstrafrechtliche Folgen nach sich ziehen kann.

Prüfen Sie immer den Ursprung

Sie dürfen niemals Lieferantenerklärungen ausstellen, ohne den Ursprung der Ware ermittelt zu haben.

Unternehmen sollten sich also davor hüten Erklärungen auszustellen, ohne vorher selber den Präferenzursprung der Waren geprüft zu haben. Die Konsequenzen wiegen im Einzelfall nämlich deutlich schwerer als ein einzelner verärgerter Kunde. Stellt ein ermächtigter Ausführer unberechtigterweise eine Lieferantenerklärung aus, ist auch der Widerruf der Bewilligung als ermächtigter Ausführer möglich.

Mögliche Ansprüche des Kunden aus fehlerhaften Lieferantenerklärungen sind auf dem Zivilrechtsweg durchzusetzen. Im Idealfall enthält der Vertrag zwischen dem Lieferanten und dem Warenabnehmer bereits Bestimmungen darüber, inwieweit es zu einem Schadensausgleich kommen soll, wenn eine falsche Lieferantenerklärung ausgestellt wird. Schäden beim Kunden können sich beispielsweise ergeben, wenn Zölle nacherhoben oder Strafzahlungen angeordnet werden. In diesem Bereich ist für die Tatbestandverwirklichung schon das Vorliegen bedingten Vorsatzes ausreichend.

Wer benötigt Lieferantenerklärungen?

Bei der Lieferantenerklärung handelt es sich vor allem um ein Informations- und Nachweispapier. Diese Erklärung kann ein endgültiges Nachweispapier über den Präferenzursprung von Waren sein. Im Übrigen sind Lieferantenerklärungen aber auch der vorgeschriebene, und nach den Vorgaben der Durchführungsverordnung des Unionszollkodex (UZK-DVO) einzige existierende Nachweis in der zu dokumentierenden Kette von der ursprungsbegründenden Be- oder Verarbeitung bis zur Ausstellung eines förmlichen Präferenznachweises bei der Ausfuhr.

Soll reine Handelsware zu präferenziellen Bedingungen exportiert werden, müssen alle in der Lieferkette involvierten Zwischenhändler über eine gültige Lieferantenerklärung verfügen.  Nur der Hersteller, der erstmalig die ursprungsbegründende Be- oder Verarbeitung der Waren durchgeführt hat, kann seinerseits dann auf die Lieferantenerklärung zu eigenen Zwecken verzichten. Gleichwohl muss er als Hersteller, für die in der Lieferkette nachfolgenden Unternehmen, aber für den Nachweis eines von ihm bezogenen Vormaterials mit Präferenzursprung sorgen, heißt hierfür eine entsprechende Lieferantenerklärung vorhalten.

Was muss die Lieferantenerklärung beinhalten?

Die Ausfertigung beziehungsweise die Anerkennung von Lieferantenerklärungen ist wortlautgebunden. Der zwingend zu verwendende Wortlaut ist durch die Anhänge 22-15 bis 22-15 zur UZK-DVO vorgeschrieben. Eine Lieferantenerklärung kann auf einem Formular (erhältlich beispielsweise bei der Industrie- und Handelskammer) oder auf der Rechnung, einem zugehörigen Lieferschein oder einem sonstigen Handelspapier abgegeben werden. In der Erklärung müssen die Waren so genau bezeichnet sein, dass der Bezug zur Ware eindeutig erkennbar ist (Nämlichkeit).

Auf das Präferenz-Abkommen kommt es an

In der Lieferantenerklärung für Waren mit Präferenzursprungseigenschaft muss der Ursprung im Sinne des konkreten Präferenzabkommens erklärt werden – dies geschieht dadurch, dass die jeweiligen Abkommensstaaten aufgeführt werden, bei denen die Ursprungsregeln aus den jeweiligen Verarbeitungslisten auch tatsächlich erfüllt sind.

Zu beachten ist außerdem, dass eine Lieferantenerklärung grundsätzlich von ihrem Aussteller im Original unterzeichnet werden muss. Eine Originalunterschrift ist nur ausnahmsweise dann nicht erforderlich, wenn sowohl die Lieferantenerklärung, als auch die Rechnung elektronisch erstellt werden. In dieser Konstellation kann die Erklärung dann auch elektronisch zertifiziert werden, wobei die Form der Authentisierung zwischen dem Lieferanten und dem Empfänger zu vereinbaren ist.

Wird die Lieferantenerklärung ausschließlich elektronisch zertifiziert, dann muss sich aus der Erklärung aber zumindest der ausstellende/ bearbeitende Mitarbeiter ermitteln lassen. Außerdem muss sichergestellt werden, dass der Lieferant gegenüber dem Empfänger der Erklärung die volle Verantwortung übernimmt, wenn diese Erklärung ihn ausweist, als habe er sie handschriftlich unterschrieben.

Die Ausfertigung der Erklärung erfolgt ohne amtliche Mitwirkung. Es trägt dementsprechend auch der Lieferant der Waren die volle Verantwortung für die Richtigkeit der abgegebenen Erklärung, sowohl gegenüber dem Empfänger, als auch gegenüber den Zollbehörden.

Beachten Sie, dass grundsätzlich sowohl der Aussteller (Erklärender) als auch der Empfänger der Erklärung im Regelfall in Deutschland oder zumindest in einem anderen Mitgliedstaat der Europäischen Union ansässig sein müssen. Es werden unter Umständen aber auch Erklärungen akzeptiert, die ein Erklärender aus einem Drittland im Namen oder in Vertretung für einen Lieferanten aus der EU abgibt. Nicht anerkannt werden hingegen solche Lieferantenerklärungen, die von drittländischen Handelsunternehmen

Auch hinsichtlich der Aufbewahrung und der Archivierung von Lieferantenerklärungen sind besondere Regelungen zu beachten.

Lieferantenerklärungen dürfen Sie außerdem auch nachträglich ausstellen. Auch bei der nachträglichen Ausfertigung dieser Erklärungen gibt es allerdings einige Punkte zu beachten.

Formen von Lieferantenerklärungen

Für Warenlieferungen innerhalb der EU gibt es folgende Arten:

In ihrer gebräuchlichsten Form ist die Lieferantenerklärung eine Erklärung über die bereits erreichte Präferenzursprungseigenschaft einer Ware. Man spricht in diesem Zusammenhang auch von einer Lieferantenerklärung für Waren mit Präferenzursprungseigenschaft. Eine solche kann als Einzellieferanten, bezogen auf eine ganz konkrete Einzellieferung, oder aber als Langzeitlieferantenerklärung, für den Bezug von Waren innerhalb eines längeren Gesamtzeitraumes ausgestellt werden.

Weitaus weniger bekannt als die Lieferantenerklärung für Waren mit Präferenzursprungseigenschaft ist die Lieferantenerklärung für Waren ohne Präferenzursprungseigenschaft. Mit einer Lieferantenerklärung für Waren ohne Präferenzursprungseigenschaft wird gegenüber dem Empfänger erklärt, dass bestimmte Be- und Verarbeitungsschritte vorgenommen wurden, die aber für sich genommen noch nicht ausreichend gewesen sind, um eine Präferenzursprungseigenschaft zu erreichen. In der Praxis ist es tatsächlich so, dass diese Art der Lieferantenerklärung eine eher untergeordnete Rolle spielt, denn mit der Offenlegung der verschiedenen Be- und Verarbeitungsschritte, werden regelmäßig auch der Wert und die Quelle der eingesetzten Vormaterialien erklärt werden müssen. Viele Lieferanten sind aber nicht dazu bereit ihre Liefer- und Bezugsquellen und deren Preise offen zu legen. Solche Erklärungen können dann meistens dann sinnvoll eingesetzt werden, wenn es zu Lieferungen zwischen zwei Unternehmen kommt.

Richtige Lieferantenerklärungen sicherstellen

Ursprungsregeln – Prüfungsschema

Vereinfacht kann die Ursprungseigenschaft einer Ware mit dem nachfolgenden Prüfungsschma ermittelt werden.

Welche Länder Sollen eingetragen werden?

Welche Abkommen, welche Regeln kommen zur Anwendung? (z.B. Schweiz: Protokoll 3 zum Abkommen EU/ Schweiz)

Vollständige Erzeugung Ausschließliche Verwendung von EU-Ursprungswaren?
Ausreichende Be- oder Verarbeitung Welche Waren mit welcher HS-Posittion? (z.B. Elektromotor Pos. 8501)

Liste:

–        Erfassung (z.B. „ex Kap. 85“)

–        HS-Stand der Liste (2002 oder 2007)

–        Bedingung? (z.B. 30 %-Regel)

Minimalbehandlung Katalog der nicht ausreichenden Be- oder Verarbeitung prüfen (z.B. Wertsteigerung durch reines Umpacken/ Umetikettieren)
Territorialitätsbehandlung Keine Bearbeitung außerhalb der Zone EU-Partnerstaat
Draw-Back-Verbot beachtet Keine Zollrückvergütung oder Zollbefreiung anlässlich der Ausfuhr?
Kumulation Sind Vorerzeugnisse mit anrechenbarem Ursprung enthalten?

 

Lieferantenerklärungen – Häufigste Fehler

Fehlerquellen Konsequenzen
Abgabe/ Weitergabe ohne vorangegangene Prüfung Oft werden Lieferantenerklärungen ausgestellt, ohne dass die Herstellungsbetriebe die Ursprungsregelungen vorher prüfen. Der Empfänger geht dann möglicherweise von Ursprungsvoraussetzungen aus, die nicht zutreffen. Bei Fertigerzeugnissen kann dies auf die weiteren Abläufe schwerwiegende Auswirkungen haben. Wenn die Ware ein reines Vorerzeugnis darstellt, lässt sich der Fehler möglicherweise durch die weiteren Be- oder Verarbeitungsvorgänge bis zum Enderzeugnis noch von anderen Unternehmen der Herstellungskette (unbewusst) korrigieren
Ermittlung der falschen Positionsnummer Die Ermittlung der falschen Positionsnummer kann unzutreffende Ursprungsbedigungen ergeben. Der Hersteller geht dann möglicherweise von anderen Be- oder Verarbeitungsregeln aus
Unzureichender Informationsfluss im Unternehmen Auch wenn im Unternehmen der Informationsfluss in Stocken gerät, können sich Schwierigkeiten ergeben. Die Umstellung von Produktionsprozessen, der Einsatz anderer Vorerzeugnisse oder hinzugekaufte Fertigwaren müssen dem Aussteller von Lieferantenerklärungen bekannt sein
Gleiche Artikelnummer für unterschiedliche Chargen Werden unter der selben Artikelnummer Waren geführt, die teilweise Präferenzursprung haben und teilweise nicht, so gelten alle diese Artikel als Erzeugnisse ohne Präferenzeigenschaft
Preisreduzierungen gefährden die Ursprungseigenschaft Mit dem Kunden vereinbarte Preisreduzierungen können dazu führen, dass die Präferenzeigenschaft der Ware verloren geht
Anforderung und Ausfertigung ohne Notwendigkeit Aus Unkenntnis werden oft Lieferantenerklärungen gefordert, obwohl sie der Kunde nicht benötigt, da er lediglich ein Vorerzeugnis vom Hersteller bezieht, dass in diesem Zustand nie weiterverkauft wird und bei dieser Verarbeitung auf jeden Fall ein Positionswechsel stattfindet
Listenabweichungen unbeachtet Die Be- und Verarbeitungslisten , weile die EU mit den Partnerländern vereinbart hat, unterscheiden sich teils stark von einander – die Ursprungsvoraussetzungen müssen daher zwingend aus der Sicht des jeweils einschlägigen Abkommens geprüft werden. Ansonsten besteht die Gefahr, dass in der Erklärung Präferenzverkehrsländer aufgeführt werden, für welche die Ursprungsregelungen gar nicht eingehalten wurden
Listenbedingungen falsch interpretiert
Verschiedene Ursprungsländer in einer Erklärung Aus der Erklärung sollte immer erkennbar sein welche konkrete Ware aus welchem Ursprungsland kommt. Zusammenfassungen von Waren aus verschiedenen Ländern sind nur dann sinnvoll, wenn es sich bei den Herstellungsländern ausnahmslos um Mitgliedstaaten der EU handelt
Ursprungsermittlung für Software bzw. andere Dienstleistungen Eine Beurteilung nach den Präferenzursprungsregeln kann nur für körperliche Waren erfolgen
Mögliche neue Präferenzländer werden ungeprüft benannt Wenn schon frühzeitig bekannt wird, dass die EU ein Präferenzabkommen mit einem anderen Staat schließen wird, ist die Zollverwaltung damit einverstanden, dass das betreffende Land bereits als Präferenzverkehrsland aufgeführt wird. Allerdings müssen die Ursprungsregeln trotzdem sorgfältig geprüft werden
Inhaltsergänzungen und –veränderungen ohne Absprache Wenn der Aussteller einer Lieferantenerklärung die ihm vorliegende Erklärung seines Lieferanten abschreibt und noch mit zusätzliche Inhalten, z.B. weiteren Präferenzverkehrsländern ergänzt, sind Fehler fast unvermeidbar
Käuferbezeichnung Gemeint ist bei „Name des Käufers“ immer der Rechnungs- und Warenempfänger innerhalb der Europäischen Union
Gruppenbezeichnungen für alle Präferenzverkehrsländer Bei fehlenden Ländernamen oder der Verwendung unzulässiger Sammelbezeichnungen und unverständlichen Abkürzungen wird der Kunde eine Neuausstellung oder eine Korrektur wünschen. Die größte Sicherheit erhält man, wenn man die Länder namentlich aufführt oder den ISO-APLHA-2-Code verwendet
Einfaches Abschreiben der Inhalte es den Vorjahren Rechtsgrundlagen können ergänzt, geändert oder komplett erneuert werden
Veränderter Wortlaut Beim Zoll und den Kunden können Zweifel auftreten, wenn der Lieferant den Wortlaut der Erklärung aus dem Anhang zur EU-Verordnung Nr. 1207/2001 eigenmächtig abwandelt/ verändert
Warenbeschreibung ungenau/ unpräzise Schwierigkeiten bei der Anerkennung von Lieferantenerklärungen treten au, wenn vom Lieferanten eine zu spezielle, zu unpräzise oder allgemeine Warenbeschreibung gewählt wird
Widerruf der Erklärung wird nicht erkannt Der schriftliche Widerruf einer Lieferantenerklärung muss an die gleiche Person adressiert werden, die auch ursprünglich die Erklärung erhalten hat

Langzeitlieferantenerklärungen

Mit einer Langzeitlieferantenerklärung, weist der Lieferant den Ursprung von Waren nach, die innerhalb eines bestimmten Zeitraums bezogen worden sind. Diese Erklärung hat für und bei dem Empfänger so lange Gültigkeit, wie er noch über Waren aus dem konkreten Lieferzeitraum verfügt. Der längst mögliche Geltungszeitraum für eine Langzeitlieferantenerklärung beträgt zwei Jahre. Bitte beachten Sie, dass hier das Ausfertigungsdatum der Erklärung maßgeblich für die Berechnung der Frist ist. Innerhalb der maximalen Geltungsdauer kann der der Gültigkeitszeitraum dann aber für den konkreten Einzelfall festgelegt werden.

Wie stelle ich Langzeit-Lieferantenerklärungen aus?

Eine Langzeitlieferantenerklärung darf nur ausgestellt werden, wenn für einen bestimmten Zeitraum, der gem. Art. 62 Abs. 1 UZK-DVO maximal zwei Jahre betragen darf, konstant Ursprungswaren geliefert werden – eine solche LLK für Waren mit Präferenzursprungseigenschaft verliert ihre Gültigkeit, sobald erstmalig keine Ursprungsware geliefert wurde.

Im Übrigen kann eine Langzeitlieferantenerklärung nach Art. 62 UZK-DVO auch rückwirkend ausgestellt werden. Soll eine solche Erklärung rückwirkend ausgefertigt werden, dann muss allerdings beachtet werden, dass dies nur für Lieferungen möglich ist, die innerhalb eines Zeitraumes stattgefunden haben, der längstens ein Jahr vor dem Ausfertigungsdatum der Langzeitlieferantenerklärung liegt. Für Lieferungen die weiter zurück liegen, ist ausschließlich die Ausfertigung von Lieferantenerklärungen für jede Einzelsendung zulässig.

Lieferantenerklärung bei bereits gelieferten Waren

Bitte beachten Sie noch: Möchten Sie sowohl für Waren, die bereits geliefert wurden, als auch für noch zu liefernde Waren eine Langzeitlieferantenerklärung ausstellen, können Aussagen zum präferenziellen Ursprung dieser Waren nur durch zwei separate Erklärungen getroffen werden.

Denn eine Kombination zweier sich überschneidender Zeiträume ist bei der Ausstellung von Langzeitlieferantenerklärungen leider nicht möglich, weil die Geltungsdauer einer auf bereits erfolgte Lieferungen bezogenen Langzeitlieferantenerklärung am Tag ihrer Ausfertigung endet.

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