(Langzeit-)Lieferantenerklärungen richtig handhaben

Die Lieferantenerklärung gehört zu einem den wohl am häufigsten ausgestellten Handelsdokumenten in der Europäischen Union. Am üblichsten ist dabei die Lieferantenerklärung für Waren mit Ursprungseigenschaft. Sie ist ein wichtiges Auskunfts- und Nachweispapier und wird beispielsweise bei der Beantragung oder der Ausstellung eines Präferenznachweises benötigt. Lieferantenerklärungen sind immer wieder auch Gegenstand von Nachprüfungen der Zollverwaltung im Rahmen von Präferenz– und Zollprüfungen.

Lieferantenerklärungen können von den Herstellern und Handelspartnern der betroffenen Waren ausgestellt werden. Unternehmen stellen sich häufig die Frage, ob sie verpflichtet sind eine solche Lieferantenerklärung für ihre Kunden auszustellen, denn mit der Ausstellung von Lieferantenerklärungen geht ein hoher Dokumentations- und ein beachtlicher Kostenaufwand einher.

Auch werden von Unternehmen Lieferantenerklärungen eingefordert, obwohl diese für ihre konkreten Geschäfte gar nicht erforderlich gewesen wären. Die wichtigsten Punkte rund um das  Thema der Lieferantenerklärung möchten wir Ihnen daher einmal verdeutlichen.

Lieferantenerklärung – was ist das?

Bei Lieferantenerklärungen handelt es sich um einfache Erklärungen, abgegeben zwischen zwei vertraglich miteinander verbundenen Personen. Diese Erklärungen werden durch den Lieferanten selbstständig ausgestellt, ohne Mitwirkung der Zollverwaltung oder der Industrie-  und Handelskammer (IHK).

Eine gesetzliche Verpflichtung zur Ausstellung von Lieferantenerklärungen gibt es nicht. Als Lieferant von Waren können Sie aber möglicherweise vertraglich zur Ausfertigung einer Lieferantenerklärung verpflichtet haben. Für Lieferanten geht die Ausstellung einer Lieferantenerklärung immer mit einigen Schwierigkeiten einher, denn sie müssen eigenständig prüfen, ob die Voraussetzungen für die Ausfertigung einer solchen Erklärung tatsächlich nachprüfbar vorliegen.

Lieferantenerklärungen ohne Prüfung der Ursprungseigenschaft ausgestellt

In der Praxis taucht häufig das Problem auf, dass die geltenden Ursprungsregeln nicht hinreichend bekannt sind. Es werden dann Lieferantenerklärungen ausgestellt, ohne dass nachgeprüft wird, ob es tatsächlich zu einer ausreichenden Be- oder Verarbeitung der Waren gekommen ist.

Oftmals ist dies dann der Fall, wenn ein Kunde auf die Ausstellung einer Lieferantenerklärung pocht und der Lieferant diesen Kunden nicht verärgern oder verlieren möchte. Allerdings sollte dabei stets bedacht werden, dass die unberechtigte Ausfertigung von Lieferantenerklärungen unter Umständen zivil- und steuerstrafrechtliche Folgen nach sich ziehen kann.

Unternehmen sollten sich also davor hüten Erklärungen auszustellen, ohne vorher selber den Präferenzursprung der Waren geprüft zu haben. Die Konsequenzen wiegen im Einzelfall nämlich deutlich schwerer als ein einzelner verärgerter Kunde. Stellt ein ermächtigter Ausführer unberechtigterweise eine Lieferantenerklärung aus, ist auch der Widerruf der Bewilligung als ermächtigter Ausführer möglich.

Mögliche Ansprüche des Kunden aus fehlerhaften Lieferantenerklärungen sind auf dem Zivilrechtsweg durchzusetzen. Im Idealfall enthält der Vertrag zwischen dem Lieferanten und dem Warenabnehmer bereits Bestimmungen darüber, inwieweit es zu einem Schadensausgleich kommen soll, wenn eine falsche Lieferantenerklärung ausgestellt wird. Schäden beim Kunden können sich beispielsweise ergeben, wenn Zölle nacherhoben oder Strafzahlungen angeordnet werden. In diesem Bereich ist für die Tatbestandverwirklichung schon das Vorliegen bedingten Vorsatzes ausreichend.

Wer benötigt Lieferantenerklärungen?

Bei der Lieferantenerklärung handelt es sich vor allem um ein Informations- und Nachweispapier. Diese Erklärung kann ein endgültiges Nachweispapier über den Präferenzursprung von Waren sein. Im Übrigen sind Lieferantenerklärungen aber auch der vorgeschriebene, und nach den Vorgaben der Durchführungsverordnung des Unionszollkodex (UZK-DVO) einzige existierende Nachweis in der zu dokumentierenden Kette von der ursprungsbegründenden Be- oder Verarbeitung bis zur Ausstellung eines förmlichen Präferenznachweises bei der Ausfuhr.

Soll reine Handelsware zu präferenziellen Bedingungen exportiert werden, müssen alle in der Lieferkette involvierten Zwischenhändler über eine gültige Lieferantenerklärung verfügen.  Nur der Hersteller, der erstmalig die ursprungsbegründende Be- oder Verarbeitung der Waren durchgeführt hat, kann seinerseits dann auf die Lieferantenerklärung zu eigenen Zwecken verzichten. Gleichwohl muss er als Hersteller, für die in der Lieferkette nachfolgenden Unternehmen, aber für den Nachweis eines von ihm bezogenen Vormaterials mit Präferenzursprung sorgen, heißt hierfür eine entsprechende Lieferantenerklärung vorhalten.

Was muss die Lieferantenerklärung beinhalten?

Die Ausfertigung beziehungsweise die Anerkennung von Lieferantenerklärungen ist wortlautgebunden. Der zwingend zu verwendende Wortlaut ist durch die Anhänge 22-15 bis 22-15 zur UZK-DVO vorgeschrieben. Eine Lieferantenerklärung kann auf einem Formular (erhältlich beispielsweise bei der Industrie- und Handelskammer) oder auf der Rechnung, einem zugehörigen Lieferschein oder einem sonstigen Handelspapier abgegeben werden. In der Erklärung müssen die Waren so genau bezeichnet sein, dass der Bezug zur Ware eindeutig erkennbar ist (Nämlichkeit).

Zu beachten ist außerdem, dass eine Lieferantenerklärung grundsätzlich von ihrem Aussteller im Original unterzeichnet werden muss. Eine Originalunterschrift ist nur ausnahmsweise dann nicht erforderlich, wenn sowohl die Lieferantenerklärung, als auch die Rechnung elektronisch erstellt werden. In dieser Konstellation kann die Erklärung dann auch elektronisch zertifiziert werden, wobei die Form der Authentisierung zwischen dem Lieferanten und dem Empfänger zu vereinbaren ist.

Wird die Lieferantenerklärung ausschließlich elektronisch zertifiziert, dann muss sich aus der Erklärung aber zumindest der ausstellende/ bearbeitende Mitarbeiter ermitteln lassen. Außerdem muss sichergestellt werden, dass der Lieferant gegenüber dem Empfänger der Erklärung die volle Verantwortung übernimmt, wenn diese Erklärung ihn ausweist, als habe er sie handschriftlich unterschrieben.

Die Ausfertigung der Erklärung erfolgt ohne amtliche Mitwirkung. Es trägt dementsprechend auch der Lieferant der Waren die volle Verantwortung für die Richtigkeit der abgegebenen Erklärung, sowohl gegenüber dem Empfänger, als auch gegenüber den Zollbehörden.

Beachten Sie, dass grundsätzlich sowohl der Aussteller (Erklärender) als auch der Empfänger der Erklärung im Regelfall in Deutschland oder zumindest in einem anderen Mitgliedstaat der Europäischen Union ansässig sein müssen. Es werden unter Umständen aber auch Erklärungen akzeptiert, die ein Erklärender aus einem Drittland im Namen oder in Vertretung für einen Lieferanten aus der EU abgibt. Nicht anerkannt werden hingegen solche Lieferantenerklärungen, die von drittländischen Handelsunternehmen

Auch hinsichtlich der Aufbewahrung und der Archivierung von Lieferantenerklärungen sind besondere Regelungen zu beachten.

Lieferantenerklärungen dürfen Sie außerdem auch nachträglich ausstellen. Auch bei der nachträglichen Ausfertigung dieser Erklärungen gibt es allerdings einige Punkte zu beachten.

Formen von Lieferantenerklärungen

Für Warenlieferungen innerhalb der EU gibt es folgende Arten:

• Lieferantenerklärungen für Waren mit Präferenzursprung
• Lieferantenerklärungen für Waren ohne Präferenzursprung (bereits getätigte Arbeitsvorgänge in der EU)
• Langzeitlieferantenerklärungen für Waren mit Präferenzursprung
• Langzeitlieferantenerklärungen für Waren ohne Präferenzursprung

In ihrer gebräuchlichsten Form ist die Lieferantenerklärung eine Erklärung über die bereits erreichte Präferenzursprungseigenschaft einer Ware. Man spricht in diesem Zusammenhang auch von einer Lieferantenerklärung für Waren mit Präferenzursprungseigenschaft. Eine solche kann als Einzellieferanten, bezogen auf eine ganz konkrete Einzellieferung, oder aber als Langzeitlieferantenerklärung, für den Bezug von Waren innerhalb eines längeren Gesamtzeitraumes ausgestellt werden.

Weitaus weniger bekannt als die Lieferantenerklärung für Waren mit Präferenzursprungseigenschaft ist die Lieferantenerklärung für Waren ohne Präferenzursprungseigenschaft. Mit einer Lieferantenerklärung für Waren ohne Präferenzursprungseigenschaft wird gegenüber dem Empfänger erklärt, dass bestimmte Be- und Verarbeitungsschritte vorgenommen wurden, die aber für sich genommen noch nicht ausreichend gewesen sind, um eine Präferenzursprungseigenschaft zu erreichen. In der Praxis ist es tatsächlich so, dass diese Art der Lieferantenerklärung eine eher untergeordnete Rolle spielt, denn mit der Offenlegung der verschiedenen Be- und Verarbeitungsschritte, werden regelmäßig auch der Wert und die Quelle der eingesetzten Vormaterialien erklärt werden müssen. Viele Lieferanten sind aber nicht dazu bereit ihre Liefer- und Bezugsquellen und deren Preise offen zu legen. Solche Erklärungen können dann meistens dann sinnvoll eingesetzt werden, wenn es zu Lieferungen zwischen zwei Unternehmen kommt.

Richtige Lieferantenerklärungen sicherstellen

• eine Lieferantenerklärung darf nur ausgestellt werden, wenn der Hersteller der Waren sich in den Präferenzabkommen (Verarbeitungslisten) versichert hat, dass die Ware ursprungsbegründend be- oder verarbeitet wurde
• ein Handelsunternehmen darf nur dann eine Lieferantenerklärung ausstellen, wenn es im Besitz eines gültigen Vorpapiers vom Vorlieferanten ist (Lieferantenerklärung, Warenverkehrsbescheinigung, Ursprungserklärung)
• Lieferantenerklärungen, die in einem Drittland ausgestellt wurden sind ungültig und dienen lediglich der Information, dass der Lieferant präferenzberechtigte Ware liefert – der eigentliche Präferenznachweis ist in diesen Fällen die für die jeweilige Lieferung abgegebene Warenverkehrsbescheinigung EUR.1 oder die Ursprungserklärung
• Aussteller und Empfänger müssen ihren Sitz in Deutschland oder in einem anderen EU-Mitgliedstaat haben, eine zoll– und steuerrechtliche Registrierung eines in einem Drittland ansässigen Unternehmens in der EU ist nicht ausreichend – aber: Möglichkeit, sich durch ein in der EU ansässiges Unternehmen vertreten zu lassen
• Der vom Aussteller der Erklärung zu bestätigende Wortlaut sichert dem Empfänger den Präferenzursprung (in der Regel in der Europäischen Gemeinschaft) der Ware zu. Es ist daher unabdingbar sich eingehend mit den jeweils geltenden Ursprungsregeln vertraut zu machen. Was unter dem Begriff des „Ursprungserzeugnisses“ zu verstehen ist, wurde in den Protokollen zu den jeweiligen Abkommen festgelegt. Im Allgemeinen lässt sich sagen, dass eigentlich alle Abkommen immer auf zentrale Kriterien abstellen. Bedeutet, dass es für den Begriff des „Ursprungserzeugnisses“ beispielsweise die vollständige Erzeugung oder die ausreichende Be- oder Verarbeitung der Ware bzw. auch der Ursprungserwerb im Rahmen einer Kumulierung
• Rechtsgrundlage ist die Durchführungsverordnung (EU) 2015/447 UZK – diese Verordnung legt den genauen Wortlaut der Lieferantenerklärung (Anhang 22-15 und 22-16) verbindlich fest. Bei Abweichungen kann die Anerkennung verweigert werden, daher empfiehlt es sich, sich wortwörtlich an den vorgeschriebenen Wortlaut zu halten
• Eine Lieferantenerklärung kann auf einem Vordruck, der bei den IHKs oder Formularverlagen, erhältlich ist, oder auf der Rechnung, einem zur Sendung gehörenden Lieferschein oder einem sonstigen Handelspapier abgegeben werden. Die Waren müssen dabei so bezeichnet sein, dass diese eindeutig identifiziert werden können. Die Angabe der Zolltarifnummer ist aber nicht vorgeschrieben
• Es müssen sowohl die Firma, als auch der verantwortliche Mitarbeiter aus der Erklärung klar hervorgehen
• In der Lieferantenerklärung wird grundsätzlich nur der Ursprung „Europäische Gemeinschaft/ Union“ genannt. Die Angabe des Ursprungs eines bestimmten EU-Mitgliedstaates ist zusätzlich möglich Bsp.: Europäische Gemeinschaft/ Union (Frankreich)
• Das Verwenden von Länderabkürzungen ist grundsätzlich zulässig, wobei dann aber darauf geachtet werden muss, dass die Abkürzung EG (oder EC) für Europäische Gemeinschaft (European Community) nicht verwendet werden darf, denn diese sind im Iso-Alpha-Code 2 für Ägypten und Ecuador gelistet womit die Gefahr der Verwechslung besteht – es bleibt die Möglichkeit die Ursprungsbezeichnung auszuschreiben oder eine der folgenden Abkürzungen zu verwenden (EEC, CEE oder CE.EU)
• Ebenfalls möglich ist die Erklärung des präferenziellen Ursprungs für Waren, die zuvor mit einem Präferenznachweis aus einem Land eingeführt wurde (z.B. Schweiz), mit dem die EU ein Präferenzabkommen abgeschlossen hat – in diesen Fällen muss in der Lieferantenerklärung das im entsprechenden Präferenznachweis angegebene Ursprungsland vermerkt sein
• Allerdings ist die Bescheinigung eines anderen Ursprung als des EU-Ursprungs nur im Handel mit den Ländern der Paneuropäischen Präferenzzone (EG, EFTA, Türkei und Mittelmeer-Anreiner-Staaten) sinnvoll, da diese Länder untereinander gleichlautende Präferenzabkommen abgeschlossen haben und so einen einheitlichen Präferenzraum bilden
• In einer Lieferantenerklärung werden dann die Länder aufgeführt, mit welchen die Ursprungsregeln für den Präferenzverkehr geprüft und eingehalten wurden (Prüfung erfolgt durch den Hersteller) – erfüllen die Waren die Verarbeitungsliste in einem bestimmten Abkommen nicht, so darf dieses Land auf der Lieferantenerklärung nicht aufgeführt werden
• Die Nennung bzw. Anzahl der in der Lieferantenerklärung aufzuführenden Präferenzverkehrsländer beeinflusst maßgeblich den erforderlichen Prüfungsumfang. So müssen bei einer vollständigen Überprüfung der Erklärung sämtliche Ursprungsprotokolle der genannten Länder (Abkommen) eingesehen werden. Veröffentlicht sind diese Protokolle sämtlich im Verkündigungsblatt der Europäischen Gemeinschaft.
• Einen praxisorientierten Zugriff bietet auch die interaktive Anwendung WuP online (WuP= Warenursprung und Präferenzen). In Einzelfällen ist es auch möglich, die Bestimmungen bei den örtlichen Industrie- und Handelskammern bzw. den Zollstellen einzusehen. Außerdem besteht die Möglichkeit, die sog. e-VSF (elektronische Vorschriftensammlung Finanzverwaltung), die zusätzlich noch die zugehörigen Verwaltungsvorschriften (Dienstvorschriften enthalten).

Ursprungsregeln – Prüfungsschema

Vereinfacht kann die Ursprungseigenschaft einer Ware mit dem nachfolgenden Prüfungsschma ermittelt werden.

Lieferantenerklärungen – Häufigste Fehler

Langzeitlieferantenerklärungen

Mit einer Langzeitlieferantenerklärung, weist der Lieferant den Ursprung von Waren nach, die innerhalb eines bestimmten Zeitraums bezogen worden sind. Diese Erklärung hat für und bei dem Empfänger so lange Gültigkeit, wie er noch über Waren aus dem konkreten Lieferzeitraum verfügt. Der längst mögliche Geltungszeitraum für eine Langzeitlieferantenerklärung beträgt zwei Jahre. Bitte beachten Sie, dass hier das Ausfertigungsdatum der Erklärung maßgeblich für die Berechnung der Frist ist. Innerhalb der maximalen Geltungsdauer kann der der Gültigkeitszeitraum dann aber für den konkreten Einzelfall festgelegt werden.

Im Übrigen kann eine Langzeitlieferantenerklärung nach Art. 62 UZK-DVO auch rückwirkend ausgestellt werden. Soll eine solche Erklärung rückwirkend ausgefertigt werden, dann muss allerdings beachtet werden, dass dies nur für Lieferungen möglich ist, die innerhalb eines Zeitraumes stattgefunden haben, der längstens ein Jahr vor dem Ausfertigungsdatum der Langzeitlieferantenerklärung liegt. Für Lieferungen die weiter zurück liegen, ist ausschließlich die Ausfertigung von Lieferantenerklärungen für jede Einzelsendung zulässig.