Waren im Reisegepäck mitnehmen – Zollvorschriften beachten

Eine Geschäftsreise steht bevor und Sie fragen sich, wie Sie Waren im Reisegepäck unter Berücksichtigung der Zollvorschriften transportieren können? Von der Sensibilisierung der Mitarbeiter für Zollbestimmungen bis hin zur Nutzung von Hilfsmitteln des Zolls – wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihre Geschäftsreise auch mit Mitbringseln zollkonform gestalten können.

Mitarbeiter sensibilisieren

Mitarbeiter müssen genau wissen, was sie im Gepäck haben können, ohne gegen Zollvorschriften zu verstoßen. Sie sollten über Formalitäten, Importzölle und Embargos informiert sein. Besonders wichtig ist das für die Rückführung von Waren in die EU, die „Rückwaren“-Regelung. Hier gilt es, Einfuhrzölle zu vermeiden, indem bestimmte Bedingungen erfüllt werden.

Es ist auch entscheidend, vor Geschäftsreisen zu Ländern mit Exportbeschränkungen die Zielländer und Empfänger zu überprüfen. Unternehmen müssen ihre Mitarbeiter gründlich vorbereiten, um alle relevanten Regulierungen einzuhalten. Ein interner Leitfaden mit Anweisungen zu möglichen Zahlungsvorgängen ist daher unerlässlich für eine korrekte Zoll-Compliance.

Waren die im Ausland verbleiben

Ein Fall ist der, bei dem die Waren im Ausland verbleiben. Ein Mitbringsel für den Kunden, eine technische Zeichnung, ein Ersatzteil – die Gründe sind vielfältig.

Für Waren die ausgeführt werden ist zunächst ggf. eine Ausfuhranmeldung notwendig. Auch kann in bei mitgenommener Software, technischen Zeichnungen oder Ähnlichem ein genehmigungspflichtiger Technologie-Export vorliegen.

Sodann sollten Sie sich rechtzeitig mit dem Kunden im Bestimmungsland abstimmen. Denn die Ware muss bei der Einfuhr dort ggf. verzollt werden. Dokumentanforderungen und ggf. die Mehrsprachigkeit der Importdokumente müssen geklärt werden.

Dies erfordert eine enge Zusammenarbeit und genaue Absprachen mit dem Zoll vor Ort, um alle Szenarien im Vorfeld zu klären und ausreichend Zeit für die Planung einzuräumen.

Nach Deutschland zurück gebrachte Waren

Eventuell bringen Sie die Waren aber auch wieder nach Deutschland zurück. Das ist zum Beispiel dann relevant, wenn ein Werkzeug mit ins Ausland genommen und dann wieder zurückgebracht wird.

Hier gibt es zwei Möglichkeiten:

Carnet-Verfahren

Entweder arbeiten Sie mit einem Carnet. Dann ist das Verfahren einfach. Das Carnet ist ein internationales Zolldokument, das die Abwicklung an der Grenze beschleunigt. Es deckt mehrere Länder ab und vereinfacht den Prozess, indem es vorübergehende Einfuhren ohne Zölle ermöglicht. Stellen Sie sicher, dass das Bestimmungsland am Carnet-Verfahren teilnimmt. Das ist nicht bei jedem Land der Fall.

Zudem müssen Sie beim Carnet rechtzeitig planen. Denn die Ausstellung dauert oft mehrere Wochen.

Rückwaren

Ohne ein Carnet haben Sie die Möglichkeit von der „Rückwaren“-Regelung im Zollrecht Gebrauch zu machen, um bei der Rückführung in die EU keine Einfuhrzölle zu zahlen.

Präzise Dokumente wie eine Proforma-Rechnung und Packliste sind zwingend vorzubereiten.

Die Proforma-Rechnung sollte als erstes erstellt werden. Sie dient nicht nur der Zollabwicklung, sondern auch der transparenten Kommunikation mit dem Kunden, welche Waren genutzt und dann wieder zurückgegeben werden müssen.

Sodann ist eine Packliste ist wichtig. Sie listet die einzelnen Posten auf und hilft so, Missverständnisse zu vermeiden. Denken Sie daran, auch den Verwendungszweck der Waren anzugeben.

Es muss ferner klar sein, dass die Waren unverändert bleiben. Erst dann entfallen die Zölle bei der Wiedereinfuhr.

Nutzung der Zoll-App

Eventuell bleiben bestimmte Einfuhrmengen bei der Wiedereinfuhr auch zollfrei. Die App „Zoll und Reise“ kann eine Hilfe sein, um festzustellen, welche Warenmengen importiert werden dürfen. Sie berechnet erlaubte Mengen und unterstützt damit die Mitarbeiter bei der Einhaltung von Zollbestimmungen. So lassen sich unangenehme Überraschungen vermeiden.

Dieser Artikel wurde am 27. Dezember 2023 erstellt. Die fachliche Zweitprüfung hat Rechtsanwalt Dr. Tristan Wegner durchgeführt.