(Langzeit-)Lieferantenerklärungen prüfen – worauf achten?

Eine Lieferantenerklärung bestätigt zunächst einmal woher Ihre Ware stammt. Sie ist ein wichtiges Auskunfts- und Nachweispapier und wird beispielsweise bei der Beantragung oder der Ausstellung eines Präferenznachweises benötigt.

Viele Unternehmen fragen sich, ob sie tatsächlich eine Lieferantenerklärung erstellen müssen – schließlich bedeutet sie auf den ersten Blick zusätzlichen Dokumentations- und Kostenaufwand.

Die wichtigsten Punkte rund um das Thema der Lieferantenerklärung möchten wir Ihnen daher verdeutlichen.

Lieferantenerklärung – Was ist das?

Bei Lieferantenerklärungen handelt es sich um einfache Erklärungen, abgegeben zwischen zwei vertraglich miteinander verbundenen Personen. Die Lieferantenerklärung stellt der Lieferant eigenverantwortlich aus, und zwar:

1. mit Original­unterschrift – es sei denn, Rechnung & Erklärung sind komplett digital signiert
2. ohne Prüfung durch Zoll oder IHK
3. auf Rechnung, Lieferschein oder Formular (UZK-DVO Anhang 22-15)

Gesetzliche Verpflichtung zur Ausstellung von Lieferantenerklärungen?

Eine gesetzliche Verpflichtung zur Ausstellung von Lieferantenerklärungen gibt es nicht. Als Lieferant von Waren könnten Sie sich aber möglicherweise vertraglich zur Ausfertigung einer Lieferantenerklärung verpflichtet haben.

Lieferantenerklärungen ohne Prüfung der Ursprungseigenschaft ausstellten?

Wer eine Lieferantenerklärung ohne geprüften Ursprung ausstellt, riskiert Nachverzollung und Bußgelder.

Konsequenzen ohne Prüfung der Ursprungseigenschaft

Unternehmen sollten sich also davor hüten Erklärungen auszustellen, ohne vorher selber den Präferenzursprung der Waren geprüft zu haben. Die Konsequenzen wiegen im Einzelfall nämlich deutlich schwerer als ein einzelner verärgerter Kunde. Stellt ein ermächtigter Ausführer unberechtigterweise eine Lieferantenerklärung aus, ist auch der Widerruf der Bewilligung als ermächtigter Ausführer möglich.

Vertragliche Bestimmungen festlegen

Mögliche Ansprüche des Kunden aus fehlerhaften Lieferantenerklärungen sind auf dem Zivilrechtsweg durchzusetzen. Im Idealfall enthält der Vertrag zwischen dem Lieferanten und dem Warenabnehmer bereits Bestimmungen darüber, inwieweit es zu einem Schadensausgleich kommen soll, wenn eine falsche Lieferantenerklärung ausgestellt wird.

Wer benötigt Lieferantenerklärungen?

Bei der Lieferantenerklärung handelt es sich vor allem um ein Informations- und Nachweispapier.

• Soll reine Handelsware zu präferenziellen Bedingungen exportiert werden, müssen alle in der Lieferkette involvierten Zwischenhändler über eine gültige Lieferantenerklärung verfügen. 
• Nur der Hersteller, der erstmalig die ursprungsbegründende Be- oder Verarbeitung der Waren durchgeführt hat, kann seinerseits dann auf die Lieferantenerklärung zu eigenen Zwecken verzichten.
• Gleichwohl muss er als Hersteller, für die in der Lieferkette nachfolgenden Unternehmen, aber für den Nachweis eines von ihm bezogenen Vormaterials mit Präferenzursprung sorgen, heißt hierfür eine entsprechende Lieferantenerklärung vorhalten.

Was muss die Lieferantenerklärung beinhalten?

Die Ausfertigung beziehungsweise die Anerkennung von Lieferantenerklärungen ist wortlautgebunden. Der zwingend zu verwendende Wortlaut ist durch die Anhänge 22-15 bis 22-15 zur UZK-DVO vorgeschrieben.

Eine Lieferantenerklärung kann:

• auf einem Formular (erhältlich beispielsweise bei der Industrie- und Handelskammer)
• auf der Rechnung
• auf einem zugehörigen Lieferschein
• oder auf einem sonstigen Handelspapier

abgegeben werden. In der Erklärung müssen die Waren so genau bezeichnet sein, dass der Bezug zur Ware eindeutig erkennbar ist (Nämlichkeit).

Diese Details müssen Sie beachten

Neben der korrekten Wahl worauf die Lieferantenerklärung abgegeben werden muss, gibt es auch noch andere Dinge, die Sie beachten müssen, damit es sich um eine korrekte Lieferantenerklärung handelt.

• Unterschrift im Original oder elektronische Zertifizierung

  Zu beachten ist, dass eine Lieferantenerklärung grundsätzlich von ihrem Aussteller im Original unterzeichnet werden muss.

  Eine Originalunterschrift ist nur ausnahmsweise dann nicht erforderlich, wenn sowohl die Lieferantenerklärung, als auch die Rechnung elektronisch erstellt werden. In dieser Konstellation kann die Erklärung dann auch elektronisch zertifiziert werden, wobei die Form der Authentisierung zwischen dem Lieferanten und dem Empfänger zu vereinbaren ist.

  Wird die Lieferantenerklärung ausschließlich elektronisch zertifiziert, dann muss sich aus der Erklärung aber zumindest der ausstellende/ bearbeitende Mitarbeiter ermitteln lassen. Außerdem muss sichergestellt werden, dass der Lieferant gegenüber dem Empfänger der Erklärung die volle Verantwortung übernimmt, wenn diese Erklärung ihn ausweist, als habe er sie handschriftlich unterschrieben.

• Der Lieferant trägt die volle Verantwortung

  Die Ausfertigung der Erklärung erfolgt ohne amtliche Mitwirkung. Es trägt dementsprechend auch der Lieferant der Waren die volle Verantwortung für die Richtigkeit der abgegebenen Erklärung, sowohl gegenüber dem Empfänger, als auch gegenüber den Zollbehörden.

• Der Unternehmenssitz

  Beachten Sie, dass grundsätzlich sowohl der Aussteller (Erklärender) als auch der Empfänger der Erklärung im Regelfall in Deutschland oder zumindest in einem anderen Mitgliedstaat der Europäischen Union ansässig sein müssen.

  Es werden unter Umständen aber auch Erklärungen akzeptiert, die ein Erklärender aus einem Drittland im Namen oder in Vertretung für einen Lieferanten aus der EU abgibt. Nicht anerkannt werden hingegen solche Lieferantenerklärungen, die von drittländischen Handelsunternehmen ausgestellt werden.

Welche Formen von Lieferantenerklärungen gibt es?

Für Warenlieferungen innerhalb der EU gibt es folgende Arten:

• Lieferantenerklärungen für Waren mit Präferenzursprung
• Lieferantenerklärungen für Waren ohne Präferenzursprung (bereits getätigte Arbeitsvorgänge in der EU)
• Langzeitlieferantenerklärungen für Waren mit Präferenzursprung
• Langzeitlieferantenerklärungen für Waren ohne Präferenzursprung

Lieferantenerklärungen mit Präferenzursprungseigenschaft

In ihrer gebräuchlichsten Form ist die Lieferantenerklärung eine Erklärung über die bereits erreichte Präferenzursprungseigenschaft einer Ware. Man spricht in diesem Zusammenhang auch von einer Lieferantenerklärung für Waren mit Präferenzursprungseigenschaft.

Eine solche kann als Einzellieferantenerklärung, bezogen auf eine ganz konkrete Einzellieferung, oder aber als Langzeitlieferantenerklärung, für den Bezug von Waren innerhalb eines längeren Gesamtzeitraumes ausgestellt werden.

Lieferantenerklärung ohne Präferenzursprungseigenschaft

Weitaus weniger bekannt als die Lieferantenerklärung für Waren mit Präferenzursprungseigenschaft ist die Lieferantenerklärung für Waren ohne Präferenzursprungseigenschaft.

Wie stellt man eine richtige Lieferantenerklärung sicher?

Es ist essenziell, dass die Lieferantenerklärung richtig ausgestellt wird, sonst drohen Sanktionen. Dabei kann man in zwei Kategorien unterteilen. Es kann die Frage gestellt werden, wann eine solche Lieferantenerklärung überhaupt ausgestellt werden darf und von wem. Es kann jedoch auch die Frage gestellt werden, wie eine solche Lieferantenerklärung aussehen muss.

Wann und von wem darf eine Lieferantenerklärung ausgestellt werden?

Damit eine Lieferantenerklärung ordnungsgemäß ausgestellt werden kann, müssen einige Bedingungen erfüllt sein hinsichtlich des Ausstellers und dem Ort der Ausstellung.

• Hersteller — Lieferantenerklärung (LE) nur ausstellen, wenn die Verarbeitungs­listen belegt haben: Ware ist ursprungs­begründend be- oder verarbeitet
• Handels­unternehmen — LE nur mit gültigem Vorpapier des Vorlieferanten (LE, Warenverkehrs­bescheinigung EUR.1 oder Ursprungserklärung)
• Drittland-LE — rechtlich wertlos; dient nur zur Info. Verbindlicher Präferenz­nachweis bleibt EUR.1 / Ursprungserklärung der Sendung.
• Sitz in der EU — Aussteller & Empfänger müssen in Deutschland bzw. einem EU-Staat ansässig sein; Drittland­firmen brauchen einen EU-Vertreter.

Wie muss eine Lieferantenerklärung aussehen und was muss beachtet werden

Für die Form der Lieferantenerklärung gibt es auch einige Voraussetzungen, die Sie beachten sollten, damit Sie eine ordnungsgemäße Lieferantenerklärung ausstellen.

• Verbindlicher Wortlaut: Text exakt gemäß VO (EU) 2015/2447, Anhänge 22-15 & 22-16 übernehmen – bei Abweichung kann sonst Ablehnung drohen.
• Form: LE auf IHK-Vordruck, Rechnung, Lieferschein oder anderem Handels­papier zulässig; Ware eindeutig benennen, Zolltarif­nummer optional.
• Transparenz: Firma + verantwortliche Person müssen klar erkennbar sein.
• Ursprungs­angabe: Standard „Europäische Gemeinschaft / Union“; Mitgliedstaat optional. Zulässige Kürzel: EEC, CEE, CE.EU (nicht verwendet werden darf EG / EC).
• Paneuropa-Med-Zone: Nicht-EU-Ursprung nur im Handel mit (EG, EFTA, Türkei, Mittelmeer­staaten) sinnvoll, wegen identischer Abkommen. Sie bilden einen einheitlichen Präferenzraum.
• Nachschlage­werke: Für Sie zum Nachschlagen sind verfügbar: Ursprungs­protokolle im EU-Amtsblatt, WuP-online, IHK/Zoll­stellen oder e-VSF.

Ursprungsregeln – Prüfungsschema

Vereinfacht kann die Ursprungseigenschaft einer Ware mit dem nachfolgenden Prüfungsschema ermittelt werden. So gehen Sie dann am Besten vor:

Lieferantenerklärungen – Was sind die häufigsten Fehler?

Wir haben Ihnen hier die häufigsten Fehler bei Lieferantenerklärungen aufgeschrieben, unter diesen Fehlern können Sie sich in der Boxen über die Konsequenzen informieren.

• Abgabe/Weitergabe ohne vorangegangene Prüfung

  Oft werden Lieferantenerklärungen ausgestellt, ohne dass die Herstellungsbetriebe die Ursprungsregelungen vorher prüfen. Der Empfänger geht dann möglicherweise von Ursprungsvoraussetzungen aus, die nicht zutreffen.

  Bei Fertigerzeugnissen kann dies auf die weiteren Abläufe schwerwiegende Auswirkungen haben. Wenn die Ware ein reines Vorerzeugnis darstellt, lässt sich der Fehler möglicherweise durch die weiteren Be- oder Verarbeitungsvorgänge bis zum Enderzeugnis noch von anderen Unternehmen der Herstellungskette (unbewusst) korrigieren.

• Ermittlung der falschen Positionsnummer oder Ursprungsermittlung für Software

  Die Ermittlung der falschen Positionsnummer kann unzutreffende Ursprungsbedingungen ergeben. Der Hersteller geht dann möglicherweise von anderen Be- oder Verarbeitungsregeln aus.

  Eine Beurteilung nach den Präferenzursprungsregeln kann nur für körperliche Waren erfolgen.

• Anforderung und Ausfertigung ohne Notwendigkeit

  Aus Unkenntnis werden oft Lieferantenerklärungen gefordert, obwohl sie der Kunde nicht benötigt, da er lediglich ein Vorerzeugnis vom Hersteller bezieht, dass in diesem Zustand nie weiterverkauft wird und bei dieser Verarbeitung auf jeden Fall ein Positionswechsel stattfindet.

• Listenabweichungen unbeachtet

  Die Be- und Verarbeitungslisten unterscheiden sich teils stark voneinander, weil die EU mit den Partnerländern unterschiedliche Abkommen vereinbart hat.

  Die Ursprungsvoraussetzungen müssen daher zwingend aus der Sicht des jeweils einschlägigen Abkommens geprüft werden. Ansonsten besteht die Gefahr, dass in der Erklärung Präferenzverkehrsländer aufgeführt werden, für welche die Ursprungsregelungen gar nicht eingehalten wurden.

• Verschiedene Ursprungsländer in einer Erklärung

  Aus der Erklärung sollte immer erkennbar sein, welche konkrete Ware aus welchem Ursprungsland kommt. Zusammenfassungen von Waren aus verschiedenen Ländern sind nur dann sinnvoll, wenn es sich bei den Herstellungsländern ausnahmslos um Mitgliedstaaten der EU handelt.

• Mögliche neue Präferenzländer werden ungeprüft benannt

  Wenn schon frühzeitig bekannt wird, dass die EU ein Präferenzabkommen mit einem anderen Staat schließen wird, ist die Zollverwaltung damit einverstanden, dass das betreffende Land bereits als Präferenzverkehrsland aufgeführt wird.

  Allerdings müssen die Ursprungsregeln trotzdem sorgfältig geprüft werden.

• Gruppenbezeichnung für alle Präferenzverkehrsländer

  Bei fehlenden Ländernamen oder der Verwendung unzulässiger Sammelbezeichnungen und unverständlichen Abkürzungen wird der Kunde eine Neuausstellung oder eine Korrektur wünschen. Die größte Sicherheit erhält man, wenn man die Länder namentlich aufführt oder den ISO-APLHA-2-Code verwendet.

Was sind Langzeitlieferantenerklärungen?

Mit einer Langzeitlieferantenerklärung, weist der Lieferant den Ursprung von Waren nach, die innerhalb eines bestimmten Zeitraums bezogen worden sind.

Wie lange gilt eine Langzeitlieferantenerklärung?

Diese Erklärung hat für und bei dem Empfänger so lange Gültigkeit, wie er noch über Waren aus dem konkreten Lieferzeitraum verfügt. Der längst mögliche Geltungszeitraum für eine Langzeitlieferantenerklärung beträgt zwei Jahre. Bitte beachten Sie, dass hier das Ausfertigungsdatum der Erklärung maßgeblich für die Berechnung der Frist ist.

Gibt es eine rückwirkende Langzeitlieferantenerklärung?

Ja, eine Langzeitlieferantenerklärung nach Art. 62 UZK-DVO kann auch rückwirkend ausgestellt werden.

Soll eine solche Erklärung rückwirkend ausgefertigt werden, dann muss beachtet werden, dass dies nur für Lieferungen möglich ist, die innerhalb eines Zeitraumes stattgefunden haben, der längstens ein Jahr vor dem Ausfertigungsdatum der Langzeitlieferantenerklärung liegt.

Dieser Artikel wurde am 29. Dezember 2018 erstellt. Er wurde am 07. August 2025 aktualisiert