Überfordert Sie die Komplexität der Zollverfahren auch? Häufig werden wir gefragt: Ist Zoll Outsourcing die richtige Wahl für das Unternehmen?
Dieser Artikel erklärt, was Zoll-Outsourcing ist und warum es für Unternehmen, die im internationalen Handel tätig sind zumindeset evaluiert werden sollte. Vorallem sprechen wir aber über die erheblichen Risiken bei der Auswahl des falschen Dienstleisters. Dieser Punkt wird von den meisten Dienstleistern und auch anderen Zollberatern oft verschwiegen.
Was ist Zoll Outsourcing und warum ist es wichtig?
Viele mittelständische Unternehmen, stehen vor der Herausforderung, ihre Prozesse effizient und regelkonform zu gestalten.
Oft fehlen jedoch die notwendigen Fachkenntnisse oder Personalressourcen, um die komplexen Anforderungen der Zollprozesse intern abzubilden. Während größere Unternehmen bereits erfolgreich ihre Compliance-Prozesse etabliert haben, stellt dies für kleinere Unternehmen eine deutlich größere Herausforderung dar.
Der Schlüssel liegt darin, eine Balance zwischen den notwendigen Maßnahmen und den verfügbaren Ressourcen zu finden, um die Anforderungen wirtschaftlich sinnvoll zu erfüllen.
Deshalb entscheiden sich viele mittelständische Unternehmen dazu, bestimmte Zollprozesse auszulagern. Wir wollen darlegen, welche Aspekte dabei zu beachten sind und welche Schritte sinnvoll sind. Zudem gehen wir auf die erheblichen Risiken ein, die bei der Auswahl des falschen Outsourcing-Partners entstehen können.
Beim Thema Zoll Outsourcing sollten erst einmal die Begriffe geklärt werden. Denn viele verstehen unter Outsourcing im Zollbereich unterschiedliche Dinge. Der erste Schritt zur Klärung ist also, die Begriffe zu definieren und zu verstehen.
Wie definiert sich Zoll Outsourcing?
Zoll Outsourcing ist vorallem für Unternehmen mit wenig Mitarbeitern oder Wissen in diesem Bereich relevant. Diese möchten Zollaufgaben auslagern und durch externe, professionelle Dienstleister erledigen lassen.
Mit anderen Worten, Zoll Outsourcing bedeutet, dass ein externes Unternehmen die Zollprozesse übernimmt.
Welche Services umfasst Zoll Outsourcing?
Zu den Services, die zum Zoll Outsourcing zählen, gehören z.B.
- die Erstellung und Einreichung von Zollanmeldungen,
- die Durchführung von Embargokontrollen
- sowie die Klassifizierung und Eintarifierung von Waren.
Dies sind nur einige der vielfältigen Aufgaben, die durch das Outsourcing von Zollprozessen abgedeckt werden können.
Warum ist es sinnvoll, Zoll-Prozesse auszulagern?
Die Auslagerung von Zollverfahren bietet Vorteile. Sie erlaubt den Unternehmen, sich auf ihr Kerngeschäft zu konzentrieren, während die aufwendigen Zollverfahren von Experten abgewickelt werden.
Dies führt oft zu Kosteneinsparungen durch Spezialisierung und Skalierbarkeit und ermöglicht den Zugang zu Fachwissen im Bereich der Zollverfahren, das in vielen Unternehmen oft nicht vorhanden ist.
Für weitere Informationen zu diesem Thema empfehle ich Ihnen einen Artikel des Beratungsunternehmens Deloitte.
Rechtliche Risiken bei externen Zollbeauftragten
Ähnlich wie bei der Compliance in anderen Bereichen, müssen auch im Zollbereich aufsichtsrechtliche Vorgaben erfüllt werden. Dies führt dazu, dass viele KMU auf externe Dienstleister zurückgreifen, um die notwendige Expertise einzukaufen. Diese werden oft als Outsourcing-Partner für die operative Zollunterstützung, Zollberater, Zollagentur etc. bezeichnet.
Während vieler Zollberater und Zollagenturen damit werben, dass sie als Outsourcing Partner die operative Zollabwicklung des Unternehmens übernehmen, verschweigen sie die erheblichen Risiken, wenn dieses nicht richtig umgesetzt wird.
Denn Unternehmen können sich der rechtlichen Verantwortung für die Zollprozesse nicht dadurch entziehen, dass sie einfach das Zoll-Thema auslagern.
Denn bei der Auslagerung von Zollprozessen sind folgende Aspekte zu beachten:
- Die Auslagerung muss effektiv die gesetzlichen Vorgaben abdecken.
- Die Kosten müssen in einem angemessenen Verhältnis zum Nutzen stehen.
- Die Lösung muss auf die spezifischen Unternehmensanforderungen abgestimmt sein, anstatt nur standardisierte rechtliche Vorgaben zu erfüllen.
Externe Dienstleister können zwar wertvolle Unterstützung bieten, indem sie auf bestehende Erfahrung und Know-how zurückgreifen und somit eine reibungslose und regelkonforme Abwicklung sicherstellen.
Aber wie Sie sehen sind zwei Dinge viel wichtiger:
Erstens müssen die gesetzlichen Vorgaben abgedeckt werden. Externe Zollbeauftragte, die keine Rechts- oder Steuerberatung erbringen dürfen, werden Ihnen also nicht rechtssicher die gesetzlichen Vorgaben aufzeigen können.
Zweitens müssen die spezifischen Anforderungen des Unternehmens abgebildet werden. Zollagenturen, die Ihnen einen „externen Zollbeauftragten“ aus der „Schublade“ anbieten, erweisen Unternehmen damit einen Bärendienst.
Denn eines ist klar. Wählt die Geschäftsleitung einen unqualifizierten Dienstleister aus, so haftet sie für diese Auswahl.
Es kann insofern vorallem zu Schadensersatzansprüchen der Gesellschaft gegen den Geschäftsführer kommen. Ob bei der Auswahl unqualifizierter Berater dann überhaupt unter der D&O Versicherung Deckung besteht oder nicht ein (bedingt) vorsätzlicher oder grob fahrlässiger Verstoß vorliegt, wird zu klären sein.
Insofern glaubt die Geschäftsleitung in vielen Fällen, sie hätte sich durch das Einschalten eines externen Zollbeauftragten „enthaftet“. Stattdessen ist das Gegenteil der Fall.
Die zunehmenden regulatorischen Anforderungen werden künftig auch in diesem Bereich die Entscheidungen zur Auslagerung verstärkt beeinflussen.
Wie man den richtigen Zoll-Dienstleister fürs Outsourcing auswählt
Ist man zu dem Entschluss gekommen, dass das Outsourcing der Zollprozesse rechtlich zulässig ist bzw. hat man den Umfang der rechtlich zulässigen Auslagerung ermittelt, so geht es um die Wahl eines passenden Zoll Outsourcing Dienstleisters. Das ist oft kein einfaches Unterfangen.
Es gibt einige Aspekte, die im Auswahlprozess berücksichtigt werden sollten.
Welche Faktoren sind bei der Auswahl eines Zoll Outsourcing Dienstleisters zu beachten?
Zuallererst sollten Sie Erfahrung und Zuverlässigkeit des Anbieters betrachten, vor allem im Bereich der Zoll Dienstleistungen Outsourcing.
Dabei geht es nicht nur darum, wie lange das Unternehmen bereits existiert, sondern auch um den Kundenstamm und die Art der Projekte, die es bisher durchgeführt hat. Ebenfalls relevant ist die Expertise im Zoll- und Steuerrecht.
Bedenken Sie dabei bitte auch, dass es den meisten Unternehmen gesetzlich verboten ist, Rechts- oder Steuerberatung zu erbringen. Der Tätigkeitskreis der meisten Unternehmen ist daher auf die Beratung im unmittelbaren Zusammenhang mit der Zollabfertigung eingeschränkt. Zudem besteht im Falle einer falschen Beratung dann meist auch kein Versicherungsschutz der „externen Zollbeauftragten“.
Geht die Tätigkeit darüber hinaus oder wird eine solche Tätigkeit von der Geschäftsleitung geduldet, so drohen im Fall der Fälle die oben genannten Haftungsrisiken der Geschäftsleitung.
Wie ermittelt man die Zuverlässigkeit und Expertise des Anbieters?
Die Zuverlässigkeit und Expertise eines Anbieters sind entscheidende Aspekte. Suchen Sie also nach spezialisierten Zoll Outsourcing Dienstleistungen.
Lesen Sie Bewertungen und holen Sie Referenzen ein. Informationen über die Kenntnisse und Fähigkeiten des Dienstleisters können auch durch Gespräche mit früheren Kunden gewonnen werden. Schließlich ist es hilfreich, wenn der Zoll Outsourcing Service Provider Mitglied in relevanten Fachorganisationen ist.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Auswahl des richtigen Zoll Outsourcing Dienstleisters eine sorgfältige Überlegung erfordert. Berücksichtigen Sie alle genannten Punkte, um eine fundierte Entscheidung zu treffen.
Welche Kosten fallen an?
Die Kosten für die Beauftragung eines externen Dienstleisters im Bereich Zollmanagement können erheblich variieren.
Neben den einmaligen Kosten für die Implementierung der Prozesse fallen auch laufende Kosten für die Überwachung, Schulung und Anpassung an gesetzliche Neuerungen an. Eine genaue Kostenanalyse und ein klar definiertes Service-Level-Agreement sind essenziell, um den Erfolg der Auslagerung sicherzustellen.
Phasen der Auslagerung
Ist der Umfang der Auslagerung definiert und ein Partner für das Zoll Outsourcing gefunden, geht es darum die Auslagerung gut zu planen.
Ein strukturierter Ansatz ist entscheidend für eine erfolgreiche Auslagerung von Zollprozessen. Die Auslagerung erfolgt in der Regel in drei Phasen:
- Planungsphase: Definition der Anforderungen, Auswahl des Dienstleisters, Budgetplanung und Projektorganisation.
- Umsetzungsphase: Risikoanalyse, Implementierung der Prozesse, Übertragung von Aufgaben und Funktionen.
- Betriebsphase: Schulung der Mitarbeiter, regelmäßige Überprüfung der Prozesse und Anpassung an neue Vorschriften.
Welche Vorteile bietet das Outsourcing von Zollverfahren?
Bislang haben wir vorallem über die rechtlichen Risiken gesprochen. Outsourcing von Zollverfahren bringt aber auch Vorteile mit sich – sofern es rechtskonform umgesetzt werden. Dann kann es nicht nur zur Kosteneffizienz beitragen, sondern auch zur Flexibilität Ihres Unternehmens.
Wie kann Zoll Outsourcing zur Kosteneffizienz beitragen?
Zoll Outsourcing kann signifikante Kosteneinsparungen erzeugen. Durch die Übernahme von Zollabfertigungen durch externe Experten, kann man sich auf das Kerngeschäft konzentrieren. Das führt zu einer besseren Nutzung der Unternehmensressourcen und somit zu mehr Kosteneffizienz.
Wie wirkt sich Zoll Outsourcing auf die Flexibilität des Unternehmens aus?
Flexibilität ist ein weiterer Benefit. Veränderungen im internationalen Handel können schnell und unerwartet eintreten. Durch das Outsourcing sind Sie in der Lage, sich an solche Veränderungen anzupassen, ohne intern aufwändige Anpassungen vornehmen zu müssen.
Gibt es einen positiven ROI durch Zoll Outsourcing?
Ja, es gibt meist einen positiven ROI beim Zoll Outsourcing. Eine Auslagerung der Zollverfahren kann zu einer Effizienzsteigerung führen, welche zu höheren Gewinnen und somit zu einem positiven ROI führt. Aber bedenken Sie bitte, dass dieser ROI nicht sofort sichtbar sein kann. Es kann einige Zeit dauern, bis die vollen Vorteile realisiert werden.
Insgesamt kann man sagen, dass das Outsourcing von Zollverfahren eine überlegenswerte Option für viele Unternehmen darstellt. Es bringt mehrere Vorteile wie Kosteneffizienz, Flexibilität und einen positiven ROI.
Jedoch sollte man auch die Auswahl des richtigen Zoll Outsourcing Dienstleister sorgfältig abwägen und den Umfang der von den Gerichten akzeptierten Auslagerung rechtlich abklären lassen.
Dieser Artikel wurde am 23. August 2024 erstellt. Er wurde am 12. September 2025 aktualisiert
Ihr Ansprechpartner
Dr. Tristan Wegner ist seit 2013 als Rechtsanwalt im internationalen Handels- und Transportrecht tätig und hat über 10 Jahre Erfahrung. Er ist Fachanwalt für Transport- und Speditionsrecht. Er ist geschäftsführender Partner der Kanzlei. Herr Dr. Wegner war für eine international führende Kanzlei im Zoll– und Außenwirtschaftsrecht sowie für die Zollfahndung tätig und hat zum internationalen Handel promoviert. Rechtsanwalt Dr. Wegner ist regelmäßig in der Fachpresse und veröffentlicht Aufsätze. Er ist Mitglied im Versicherungswissenschaftlichen Verein Hamburg, der Deutschen Initiative junger Schiedsrechtler (DIS40) sowie dem Europäischen Forum für Außenwirtschaft, Verbrauchsteuern und Zoll, dem Verein für Seerecht und der GMAA. Er ist zudem Dozent und Lehrbeauftragter an der Universität Hamburg.