Was ist das Ausfuhrbegleitdokument (ABD)?

Das Ausfuhrbegleitdokument ist ein Nachweis der zuständigen Zollstelle über die Zulässigkeit der Ausfuhr. Für das Ausfuhrbegleitdokument werden auch die Begriffe der Ausfuhranmeldung oder der Ausfuhrerklärung oft synonym verwendet.

Bereits seit dem 01. Juli 2009 müssen Ausfuhranmeldungen zwingend in elektronischer Form abgegeben werden – das Ausfuhrbegleitdokument hat also die Ausfuhranmeldung in Papierform ersetzt. Werden Waren ohne das notwendige Ausfuhrbegleitdokument versendet, dann liegt darin ein Verstoß gegen das Außenwirtschaftsrecht. Solche Verstöße werden von der deutschen Zollverwaltung entsprechend geahndet.

Aber wann ist ein Ausfuhrbegleitdokument notwendig, wie erstelle ich ein solches und welche Informationen enthält das Dokument eigentlich? Dies alles sind berechtigte Fragen, die wir Ihnen nachfolgend mit Ihnen nun einmal genauer betrachten möchten.

Wann benötige ich ein Ausfuhrbegleitdokument?

Die erste Frage die sich stellt ist sicherlich unter welchen Voraussetzungen ich ein Ausfuhrbegleitdokument überhaupt benötige. Ein Ausfuhrbegleitdokument benötigen Sie zwingend, wenn Sie bestimmte Waren in Drittländer, also in nicht zur Europäischen Union gehörende Länder ausführen möchten, wenn Sie eine Warensendung entweder mit einem Wert von über 1.000 € auf den Weg bringen möchten beziehungsweise der Warenwert Ihrer Sendung zwar nicht an die 1.000 €-Grenze heranreicht, dafür aber ein Gesamtgewicht von über 1.000 kg aufweist.

Für Waren unterhalb dieser Grenzen brauchen Sie ein Ausfuhrbegleitdokument nicht zwingend. Für solche Sendungen reichen mündliche Einfuhranmeldungen bei der zuständigen Grenzzollstelle, dem See- oder Flughafen grundsätzlich aus. Es ist allerdings erforderlich, dass Sie bei Ihrer mündlichen Anmeldung eine Rechnung oder ein anderes aussagekräftiges Handelspapier vorlegen.

Es steht Ihnen allerdings frei auch eine solche Sendung elektronisch anzumelden, wenn Ihnen dies aus Gründen Ihrer unternehmensinternen Prozesse als sinnvoll erscheint.

Wie ein Ausfuhrbegleitdokument erstellen?

Wenn Sie nun also festgestellt haben, dass Sie für Ihre Waren ein Ausfuhrbegleitdokument erstellen müssen, dann fragen Sie sich im nächsten Schritt vielleicht wie genau die Generierung eines solchen Dokuments nun funktioniert.

Vorweggeschickt ist es zunächst so, dass Sie ein solches Dokument entweder selber bei sich im Unternehmen erstellen können, oder aber die Abwicklung in externe Hände geben. Da Sie bei der eigenständigen Abwicklung entsprechende Software vorhalten müssen, kann es sich unter Umständen empfehlen die Exportabwicklung auszulagern, falls Sie lediglich eine geringe Anzahl an Ausfuhren haben. Es empfiehlt sich eine entsprechende Kostenbetrachtung durchzuführen.

Wenn Sie sich entschieden haben den Export selbstständig abzuwickeln, dann können Sie das Ausfuhrbegleitdokument online erstellen. Eine Anmeldung in Papierform ist, wie oben bereits angeführt, bereits seit 2009 nicht mehr erforderlich. Die notwendige Unterschrift kann von Ihnen elektronisch geleistet werden.

Genau diese zu leistende Unterschrift setzt allerdings auch voraus, dass Sie sich bei der Erstellung des Ausfuhrbegleitdokuments einer speziellen Software bedienen. Am einfachsten ist es dabei, wenn Sie das ATLAS-System verwenden. Sofern eine Softwareverbindung zum ATLAS-System besteht, gilt diese bereits als „Unterschrift“.

Der Vollständigkeit halber sei an dieser Stelle aber auch noch darauf hingewiesen werden, dass es auch noch weitere zertifizierte Softwarelösungen gibt die Sie für die Erstellung Ihrer Ausfuhrbegleitdokumente nutzen können. Zu nennen ist hier „IAA Plus“. Die Datenübertragung erfolgt bei diesem Programm dann verschlüsselt über ein entsprechendes Internetportal des Zolls. Bei Meldungen die dann aber nicht über das ATLAS-System, sondern rein über das Internet erfolgen, muss die elektronische Signatur von ELSTER verwendet werden. ELSTER kennen Sie vielleicht bereits, wenn sie Ihre Steuererklärung elektronisch an das Finanzamt übermitteln. Da jedes Unternehmen in Deutschland steuerpflichtig ist, sollte die elektronische Signatur bei Ihnen im Unternehmen auch bereits vorhanden sein, so dass sich in dieser Hinsicht in der Regel keine größeren Probleme ergeben sollten.

Tipp: Bei der Arbeit mit IAA Plus sollten Sie allerdings beachten, dass Sie trotzdem bereits über eine Zollnummer (EORI-Nummer) verfügen müssen. Sofern Sie eine solche Zollnummer noch nicht haben, können Sie diese problemlos bei der Generalzolldirektion beantragen. Die Zuteilung einer solchen EORI-Nummer ist für Sie mit keinerlei Kosten verbunden. Die Erteilung wird in der Regel einen zeitlichen Umfang von drei bis vier Wochen in Anspruch nehmen. Über die Erteilung der Nummer werden Sie zu gegebener Zeit per Post informiert. In der Zwischenzeit der Beantragung besteht für Sie aber die Möglichkeit sich über eine Zollagentur oder eine Spedition vertreten zu lassen.

Wozu dient das Ausfuhrbegleitdokument

Bei dem Ausfuhrbegleitdokument handelt es sich um eine formgebundene Ausfuhranmeldung beim inländischen Zoll, die insbesondere zwei Hauptfunktionen erfüllt.

Zum einen dient es der statistischen Erfassung von Warenströmen für die Außenhandelsstatistik und zum anderen der Kontrolle von Verboten und Beschränkungen im Außenwirtschaftsverkehr. Aus diesem Grund müssen Sie beim Export auch stets jede Ware einzeln angeben. Innerhalb Ihrer Ausfuhranmeldung werden dann alle von Ihnen angegebenen Güter nach den entsprechenden Warennummern/ Zolltarifnummern geordnet.

Dem Ausfuhrbegleitdokument können dann in Einzelnen eine Vielzahl an unterschiedlichen Informationen bezüglich der verzollten Waren entnommen werden. Aus dem Dokument ergeben sich so beispielsweise:

  • Der Versender/ Ausführer der Waren
  • Der Anmelder/ Versender der Waren
  • Der MRN- und Barcode
  • Angaben zum Zollverfahren
  • Angaben zum Wert der ausgeführten Waren
  • Das Bestimmungsland sowie das Handelsland ebenso wie das Versendungs- und Ausfuhrland
  • Warennummer und die konkrete Warenbezeichnung
  • Gewicht und andere statistische Werte
  • Anzahl der Packstücke
  • Angaben zur zuständigen Ausgangszollstelle

(Quelle: DHL – https://www.dhl.de/content/dam/images/Express/downloads/zollinformation/zollinformationen-und-dokumente/dhl-express-muster_ausfuhrbegleitdokument_atlas.pdf)

Wie es nach der Erstellung des Dokumentes für Sie weiter geht

Sobald Sie die Ausfuhr korrekt bei der zuständigen Zollstelle angemeldet haben, erhalten Sie als Ausführer bzw. Anmelder der Waren automatisch das Ausfuhrbegleitdokument, wenn die zuständige Zollstelle die Zulässigkeit Ihrer Ausfuhr überprüft hat.

Das Ausfuhrbegleitdokument muss von Ihnen sodann nur noch ausgedruckt und Ihrer Sendung beigelegt werden. Um Schwierigkeiten zu vermeiden, sollten Sie das Dokument gut sichtbar und fest an Ihrer Sendung anbringen.

Bitte beachten Sie, dass das Dokument aufgrund enthaltenen Barcodes korrekt nur in einer ganz bestimmten Schriftart ausgedruckt werden. Es kann demnach notwendig werden sich die entsprechende Schrifttype (TrueType Schrifttyp Code 128) herunterzuladen. Die Schriftart steht auf der Internetseite der Zollverwaltung kostenlos für Sie zum download zur Verfügung.

Auf dem Ausfuhrbegleitdokument sind die 18-stellige Bezugsnummer der Sendung, die sogenannte Master Reference Number – kurz MRN, und ein Barcode enthalten. Verlässt die Ware dann die Europäische Union wird dieser Barcode gescannt und automatisch ein entsprechender Ausgangsvermerk (AgV) generiert. Der Barcode ersetzt den in Papierform ansonsten notwendig gewesenen Stempelaufdruck beim Ausfuhrbegleitdokument.

Die MRN macht jeden Versandvorgang identifizierbar und verkörpert Ihrerseits die Versandinformationen selbst in sich.

Zur Verdeutlichung für Sie die Erklärung der Zusammensetzung der folgenden, vollkommen willkürlich und beispielshaft gewählten MRN Nummer:

MRN 18DE5102000011122M9

I.                 Die „18“ verkörpert das Jahr der Generierung des Ausfuhrbegleitdokuments, so dass für alle im Jahre 2018 erstellten Dokumente die ersten beiden Zahlen jedenfalls identisch sind.

II.               Die Stellen drei und vier sind ebenso fest vergeben. Das „DE“ ist vorliegend ein zweistelliger Ländercode und steht in diesem Fall für Deutschland.

III.              Die darauffolgenden vier Stellen bilden einen vierstelligen Code für die Abgangszollstelle ab. Es handelt sich dabei um die Dienststellennummer der Zollbehörde, von der das Zollverfahren eröffnet wird, hier dem Zollamt Hannover.

IV.             00011122 ist eine laufende Nummer de IT-Verfahrens „ATLAS“. Sie wird bundesweit einheitlich vergeben und jedes Jahr neu fortlaufend weitergezählt.

V.               Das „M“ kennzeichnet die Art des Versandverfahrens. M wird für bereits eröffnete Versandverfahren verwendet, während „A“ für Versandverfahren steht, die auch die Zollabgangsstellen erst noch endgültig zu eröffnen sind.

VI.             Die „9“ steht für eine zufällige Prüfziffer. Sie wird aus Gründen der Betrugssicherheit von einem nicht nachzuvollziehenden Logarithmus zufällig generiert.

 

Wenn Sie das Ausfuhrbegleitdokument ausgedruckt und fest mit Ihrer Ware verbunden haben, erfolgt die tatsächliche Ausfuhr der Waren dann grundsätzlich in einem zweistufigen Verfahren. Das bedeutet, Sie müssen Ihre Sendung sowohl bei der Ausfuhrstelle, also der zuständigen Zollstelle am Sitz des Ausführers, als auch bei der Ausgangszollstelle der Europäischen Union anmelden.

Sie als Ausführer müssen dann Ihre Waren zur Ausgangszollstelle befördern, wofür das Ausfuhrbegleitdokument grundsätzlich bereits zwingende Voraussetzung ist.

Tipp: Sie müssen unbedingt sicherstellen, dass das Ausfuhrbegleitdokument rechtzeitig übermittelt wird und die Möglichkeit hat den Transport zu begleiten. Unternehmen müssen ihre innerbetrieblichen Prozesse darauf einstellen und gegebenenfalls anpassen.

Die Ausgangszollstelle hat dann entweder die Möglichkeit die Ausfuhr zu erlauben oder zu untersagen beziehungsweise gegebenenfalls noch Kontrollmaßnahmen anzuordnen.

Erlaubt sie die Ausfuhr, dann bestätigt die Ausgangszollstelle der Ausfuhrzollstelle den Ausgang durch Übermittlung der Ausgangsbetätigung beziehungsweise des Kontrollergebnisses.

Die Ausfuhrzollstelle erledigt dann abschließend das Ausfuhrverfahren durch die Erstellung eines Ausgangsvermerkes. Der Ausgangsvermerk ist das zweite wichtige Exportdokument, der umgangssprachlich auch Ausfuhrnachweis genannt wird. Auf dem Ausgangsvermerk ist ebenso wie auf dem Ausfuhrbegleitdokument die MRN des Vorgangs vermerkt. Außerdem dient der Ausgangsvermerk auch als Nachweis für steuerliche Zwecke.

Tipp: Der Ausgangsvermerk als Nachweis ist von Ihnen zwingend für die Dauer von zehn Jahren aufzubewahren.

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