[ANLEITUNG] Vorbereitung der Zollprüfung in 8 Schritten – was jetzt zu tun ist

Sie haben Ihre Prüfungsanordnung für die Zollprüfung erhalten und fragen sich, wie Sie die Zollprüfung nun vorbereiten sollen.  Zollprüfungen können zu unangenehmen Folgen führen, wenn diese nicht ordentlich vorbereitet worden sind.

Dabei geht es nicht nur daraum, dass Nachzahlungen von Zöllen erfolgen können (die drohen ohnehin – auch ohne Vorbereitung). Vielmehr können auch Ordnungswidrigkeits- und Strafverfahren eröffnet werden oder es werden zollrechtliche Bewilligungen entzogen (z.B. zugelassener Empfänger, AEO etc.).

Vor jeder Zollprüfung sollten Unternehmen mindestens diese 8 Schritte befolgen, um die Zollprüfung richtig vorzubereiten.

• Überprüfen Sie die Prüfungsanordnung
• Termin der Zollprüfung ggf. verschieben
• Wer ist der Ansprechpartner (in- und extern) während der Zollprüfung
• Prüfung der Vollständigkeit der Zollunterlagen („Pre-Audit“)
• letzten Zollprüfungsbericht studieren
• Zugangsberechtigung zum EDV-System einrichten und beschränken
• Mitarbeiter über Mitwirkungspflichten, Auskunftsverweigerungsrechte und Anzeichen für die Eröffnung von Ordnungswidrigkeits- oder Strafverfahren belehren
• Steuerberater und Rechtsanwalt informieren

Diese Punkte sollen nachfolgend nun ausführlicher dargestellt werden.

1. Überprüfen Sie die Prüfungsanordnung

Die Prüfungsanordnung bestimmt den Umfang der Zollprüfung.

Sie bestimmt auch die Rechte des Prüfers und legt die Mitwirkungspflichten des Unternehmens dar. Überprüfen Sie insbesondere den Zeitraum und die Art der angeordneten Prüfung. Sie sollten bei zur Verfügung gestellten Unterlagen lediglich die Zeiträume berücksichtigen, die in der Prüfungsanordnung genannt sind.

Wenn Sie mehr Daten zur Verfügung stellen oder den EDV-Zugriff nicht richtig konfigurieren, sieht der Prüfer möglicherweise mehr Vorgänge, als er sollte.

2. Termin der Zollprüfung eventuell verschieben

Normalerweise finden Sie in der Zollprüfungsanordnung auch einen Termin zur Zollprüfung. Sollte dieser nicht angegeben sein, wird das Hauptzollamt sich mit Ihnen noch in Verbindung setzen. Immer wieder hören wir die Frage: „Kann man den Termin der Zollprüfung verschieben?“ Grundsätzlich ist der Zollprüfungstermin fixiert. Wenn allerdings dringende Gründe für eine Verschiebung sprechen (z.B. wichtige Messen, Krankheit der Mitarbeiter), so wird die Zollverwaltung in der Regel unproblematisch sich darauf einlassen, den Zollprüfungstermin zu verschieben.

3. Wer ist der Ansprechpartner während der Zollprüfung?

Sie sollten auf jeden Fall innerbetrieblich klären, wer der Ansprechpartner während der Zollprüfung ist. In kleineren Unternehmen ist das im Regelfall der Geschäftsführer selbst, oft zusammen mit einem Mitarbeiter aus der Buchhaltung.

In größeren Unternehmen empfiehlt es sich, dass der Zollbeauftragte selbst der Ansprechpartner während der Zollprüfung ist. Er koordiniert dann auch etwaige Anfragen des Prüfers mit den verschiedenen Abteilungen und der Geschäftsleitung.

Auf jeden Fall ist es wichtig, dass es einen zentralen Ansprechpartner für den Zollprüfer gibt. Andernfalls besteht auch das Risiko, dass der Prüfer mit einer Vielzahl von Mitarbeitern spricht und so ggf. der Informationsfluss nicht mehr kontrollierbar ist.

Ggf. kann auch ein externer Ansprechpartner für die Zollprüfung gewählt werden. Steuerberater oder Rechtsanwälte koordinieren oft Zollprüfungen auch von extern oder sind, wenn der Mandant dieses wünscht, auch bei der Zollprüfung selbst vor Ort und können diese so mitgestalten und bei Risiken die Geschäftsführung direkt während der Prüfung beraten.

4. Prüfung der Vollständigkeit der Zollunterlagen

Auf jeden Fall ist es außerordentlich wichtig, dass die Vollständigkeit und Richtigkeit der Zollunterlagen bereits vor dem Prüfungstermin intern im Rahmen eines Pre-Audits überprüft wird.

Die Geschäftsleitung oder der Zollbeauftragte sollten sich einen Überblick über die bisherigen Vorgänge verschaffen. Selbst wenn der Zollbeauftragte bei den Importen stets mitgewirkt hat, so empfiehlt es sich doch oft mit etwas zeitlichem Abstand die Vorgänge zumindest im Rahmen einer Stichprobe noch einmal Revue passieren zu lassen.

Unternehmen sollten einerseits sicherstellen, dass die Unterlagen vollständig sind, andererseits aber auch, dass die Daten im Rahmen eines Exportes lesbar und durch den Prüfer verwertbar sind. Zudem sollte es nicht unterlassen werden, die Zollunterlagen auf Fehler zu untersuchen, damit vor Beginn der Prüfung ggf. noch gegengesteuert werden kann.

5. Den letzten Zollprüfungsbericht studieren

Sie sollten sich auch bei Folge-Zollprüfungen den letzten Zollprüfungsbericht noch einmal heraussuchen lassen. Lesen Sie diesen aufmerksam. Dabei sollten Sie folgenden Fragen nachgehen:

• Gab es während der letzten Prüfung Beanstandungen?
• Gab es bei der letzten Prüfung Feststellungen, dass die Warentarifnummern falsch verwendet worden sind und sind diese Fehler abgestellt worden?
• Sind sonstige Beanstandungen der letzten Zollprüfung abgestellt worden?
• Hat sich an dem Standard des Unternehmens etwas verändert (z.B. Umsatz, Geschäftsführung, Stellung in der Lieferkette)?

Der Zollprüfer wird sich vor der Prüfung den vorherigen Prüfungsbericht selbst auch noch einmal durchgelesen haben. Insofern tun Sie gut daran, auch Ihr eigenes Wissen noch einmal aufzufrischen, weil der Prüfer ggf. die vorgenannten Fragen selbst stellen wird.

6. Zugangsberechtigung zum EDV-System einrichten und beschränken

Die Prüfer gehen zunehmend dazu über, Informationen für die Zollprüfung auch in elektronischer Form anzufordern. Insofern macht es Sinn, dem Zollprüfer eine Zugangsberechtigung zum EDV-System zu geben. Denken Sie aber daran, diesen effektiv zu beschränken. Wenn der Zollprüfer die Möglichkeit hat, gewissermaßen in alten Vorgängen unbeschränkt zu recherchieren, kann es gut sein, dass er hierbei einen Zufallsfund tätigen wird. Die Zollverwaltung kann dann auch Nachzahlungen festsetzen, obwohl der Zufallsfund eventuell nicht von der Prüfungsanordnung gedeckt war.

Ggf. sollten Sie also Ihre IT-Abteilung involvieren und es sollte während der Prüfungszeit ein Ansprechpartner aus der IT-Abteilung für eventuelle Änderungen in den Zugangsberechtigungen zugegen sein.

7. Mitarbeiter informieren

Informieren Sie alle Mitarbeiter, die mit dem Zollprüfer Kontakt bekommen können darüber, dass es demnächst eine Zollprüfung im Unternehmen geben wird.

Sie sollten Ihre Mitarbeiter darauf hinweisen, dass sie im Rahmen der Zollprüfung grundsätzlich zur Mitwirkung verpflichtet sind.

Sie sollten allerdings auch darauf hinweisen, dass im Falle, dass die Zollprüfung in ein Strafverfahren umschlägt, Mitarbeiter sich nicht selbst belasten müssen. Zudem sollte jeder Mitarbeiter dafür sensibilisiert werden, dass der Zollprüfer tatsächlich auch die Rolle eines Staatsanwaltes einnehmen kann und selbst Strafverfahren durchführen kann. Insofern sollten Mitarbeiter wissen, dass die Rolle des Prüfers sich im Rahmen einer Zollprüfung durchaus auch ändern kann und welche Anzeichen es für die Öffnung von Ordnungswidrigkeiten- oder Strafverfahren gibt.

8.Steuerberater und Rechtsanwalt informieren

Zuletzt sollten Sie auf jeden Fall Ihren Steuerberater und auch Rechtsbeistand darüber informieren, dass eine Zollprüfung bei Ihnen stattfinden wird. In vielen Fällen empfiehlt es sich, wenn ein Berater am Tag der Zollprüfung zumindest im Hintergrund für Rückfragen zur Verfügung steht, damit Sie sich kurzfristig abstimmen können.

Dieser Artikel wurde am 18. September 2018 erstellt. Er wurde am 03. Juni 2020 aktualisiert. Die fachliche Zweitprüfung hat Rechtsanwalt Dr. Tristan Wegner durchgeführt.