Anwaltskanzleien gelten weder als innovativ, noch als digital, geschweige denn flexibel. Seit mehr als zwei Jahren digitalisieren wir konsequent sämtliche Arbeitsabläufe unserer Kanzlei. Das hat uns während der Corona-Zeit ermöglicht, ohne Abstriche weiter von zu Hause aus zu arbeiten.

Auch wenn wir an vielen Stellen schon Vorreiter digitaler Mandatsbearbeitung gewesen sind – mehrere Wochen Coronakrise haben der Digitalisierung unserer Anwaltskanzlei einen ganz neuen Schub gegeben.

Was ist passiert und wie hat unsere Kanzlei es Anwälten und Rechtsanwaltsfachangestellten ermöglicht, aus dem Home-Office zu arbeiten?

In diesem Artikel wollen wir erzählen, wie wir die Corona-Zeit dafür genutzt haben, unsere Anwaltskanzlei komplett aus dem Home-Office und vollständig digital zu betreiben – und wie die digitale Arbeit als Anwalt in der der Zukunft aussehen könnte.

Tag X: Alle Mitarbeiter der Anwaltskanzlei im Home Office

Als sich abzeichnete, dass Ausgangsbeschränkungen wegen Corona kommen werden, haben wir schon eine Woche vor den Kontaktverboten alle Mitarbeiter quasi über Nacht ins Home-Office verlegt.

Wir wollten die verbliebene Zeit nutzen, um bis zum Zeitpunkt möglicher Beschränkungen zu testen, ob es möglich ist, vollständig digital von Zuhause aus zu arbeiten. Keinesfalls wollten wir im Falle vollständiger Ausgangsbeschränkungen nicht vorbereitet sein.

Auch sollte keiner unserer Mitarbeiter bei unklarer Lage für die Gesundheit mit den öffentlichen Verkehrsmitteln, Regionalbahnen oder Bussen in unser Büro in der Hamburger Innenstadt pendeln sollen.

Und so haben wir an einem Wochenende Monitore, Tastaturen, Kabel, Laptops und Computer auf unsere Mitarbeiter verteilt und ihnen beim Aufbau ihres Home Office für die nächsten Wochen geholfen.

Da in einer Anwaltskanzlei natürlich auch noch Post ankommt, hatten wir beschlossen, dass zumindest eine Assistenz in der Anwaltskanzlei ist und die Aufgaben erledigt, die tatsächlich physisch vor Ort durchgeführt werden mussten. Unsere Kolleginnen haben sich dabei abgewechselt, sodass immer nur ein Mitarbeiter aus dem Sekretariat tatsächlich im Büro anwesend war.

Auch die anderen Rechtsanwaltsfachangestellten waren im Home-Office.

Positive Erfahrungen im Home-Office

Die Erfahrungen im Home-Office waren jedenfalls bei den Anwälten grundsätzlich positiv.

Die wirklichen Vorteile des Home-Office waren vor allem

Vollständig digitalisierte Anwaltsakten

Vor vielen Jahren hatten wir bereits eine digitale Aktenführung begonnen. Neben der Papierakte waren alle Dokumente auch digitalisiert in der elektronischen Akte verfügbar.

Gleichwohl arbeiteten die meisten Anwälte immer noch am liebsten mit der Papierakte, wahrscheinlich aus Gewohnheit.

Davon mussten sie sich jetzt verabschieden. Denn Papierakten hatten sie im Home-Office nicht. Die eine oder andere Akte hatte einer der Anwälte noch mitgenommen, die meisten Unterlagen gab es aber nun nicht mehr in Papierform.

Und so waren alle gezwungen, mit der elektronischen Akte zu arbeiten.

Wer Software für Anwälte kennt, der weiß, dass die von den Anwaltssoftwareanbietern auf dem Markt erhältliche elektronische Akte meist keinen Spaß macht. Glücklicherweise hatte unser interner Informatiker schon vor einigen Monaten begonnen, eine eigene Version unserer elektronischen Akte zu entwickeln, die an die bestehende Software der Anwaltskanzlei angebunden war.

Unsere eigene elektronische Akte läuft im internen sicheren Netz der Anwaltskanzlei und lässt sich über den Webbrowser benutzen.

Sie hat einen Lesebereich und ermöglicht das direkte Weiterleiten von Schriftstücken an andere Beteiligte und das Starten von automatischem Workflow zu bestimmten Akten.

Im Rahmen unserer eigenen elektronischen Akte fehlten allerdings noch einige Funktion, die unser Informatiker gleich zu Beginn der Home-Office Zeit einbaute. So war es ohne Probleme möglich, direkt in die elektronische Akte der Anwaltssoftware Dateien hochzuladen, Unterordner anzulegen oder Dokumente zu verschieben, ohne dass die Anwaltssoftware dafür auf den PCs installiert sein musste.

Kommunikation per Slack, Zoom und Telefon

Gleich zu Beginn der Home-Office Zeit beschlossen wir, die Kommunikation von E-Mails auf Slack zu verlegen.

Wer Slack nicht kennt, dem sei gesagt, dass es sich hierbei um eine Collaboration-Software handelt, mit der Mitarbeiter miteinander chatten können und zu bestimmten Thematiken Unterhaltungen übersichtlich führen können. Es lassen sich verschiedene Kanäle einrichten, die bestimmter Kommunikation vorbehalten sind.

So haben wir beispielsweise einen allgemeinen Kanal eingerichtet, in dem die Mitarbeiter mitgeteilt haben, wer jeweils gerade im Büro ist, wer ausnahmsweise einmal das Büro aufsuchen muss oder aber wer wann wie nicht erreichbar ist.

Darüber hinaus haben wir einen Kanal für das Sekretariat eingerichtet, in dem alle Gespräche und Arbeitsanweisungen an die Rechtsanwaltsfachangestellten kommuniziert werden.

Besonders hilfreich ist, dass auch der Bildschirm direkt über Slack freigegeben werden kann, sodass man zeitgleich über Dokumente oder Schreiben schauen kann, um diese mit den Kollegen zu besprechen.

Viel Abstimmung ließ sich so über Slack vornehmen, ohne dass überhaupt zum Telefonhörer gegriffen werden musste. Wir haben Entwürfe hierüber geteilt oder uns zum weiteren Vorgehen ausgetauscht.

Telefonieren mussten wir meist nur noch zu den komplizierteren Dingen, wenn in einem bestimmten Fall verschiedene Abwägungen getroffen werden mussten.

Mit unseren Mandanten sind wir auf Telefonkonferenzen umgestiegen. Diese haben wir beispielsweise über Zoom als Video- oder Telefonkonferenz abgehalten.

Diktate und Schreiben

Und wie sind wir bei den Diktaten und unseren Schriftsätzen vorgegangen?

Viele Anwälte schreiben ihre Schriftsätze nicht selber, sondern diktieren diese. Wie kann man also vom Home-Office am besten zusammenarbeiten?

Die Diktatsoftware unserer Anwaltssoftware war hierfür schlichtweg nicht geeignet. Denn diese mag zwar in einem kanzleiinternen Netzwerk funktionieren, geht aber nicht, wenn über verschlüsselte Verbindungen mit langsamer Internetleitung aus dem Home-Office gearbeitet wird.

Wir haben deswegen kurzerhand eine neue Diktiersoftware gekauft, die in der Lage war, unsere Diktate verschlüsselt auf unserem Kanzlei-Server im Hintergrund zu übertragen. Wenn die Diktate fertiggestellt waren, konnten diese vom Sekretariat abgerufen werden.

Die Sekretärinnen, die vom Home-Office aus gearbeitet haben, haben die Diktate bei sich wiederum verschlüsselt vom Kanzlei-Server abgerufen und dann geschrieben.

Möglicherweise fragt man sich jetzt, wie dieses Schreiben ausgefertigt worden sind.

Glücklicherweise haben wir bereits vor ca. 1,5 Jahren unsere eigene digitale Textverarbeitung in Betrieb genommen. Diese funktioniert wie Word, läuft aber auf jedem gewöhnlichen Internet Browser. Insofern muss auf keinem Rechner eine Software installiert werden, sondern das Programm kann von überall aus über eine sichere Verbindung genutzt werden.

Sobald das Schreiben von der Assistenz auf ihrem Laptop in unserer Textverarbeitung geschrieben worden ist, genügt ein Klick und das Schreiben wird dem Anwalt elektronisch vorgelegt.

Dieser kann das Dokument direkt im Browser bearbeiten, Ergänzungen vornehmen oder auch Anlagen beifügen – ohne dass das Schreiben an das Sekretariat zurück muss. Die früher vorhandenen Korrekturschleifen werden damit vollständig eingespart. Ist der Anwalt mit dem Inhalt des Schreibens einverstanden, sendet er das Schreiben aus dem Browser ab.

Die von unserem Informatiker selbst entwickelte Workflow-Lösung kümmert sich dann um den Versand des Schreibens per E-Mail oder per Fax, druckt das Schreiben automatisch in der Kanzlei aus und speichert es in die elektronische Akte.

Nur Sekunden nach dem das Schreiben freigegeben wurde, sind zahlreiche Arbeitsschritte, die früher per Hand erledigt werden mussten, automatisch erledigt. Die Schreiben müssen dann nur noch von einem Mitarbeiter im Büro in die Papierakten geheftet werden.

Und das führte tatsächlich zu einem großen Problem…

…denn innerhalb weniger Tage in unsere Anwälte so viel aus dem Home Office gearbeitet, dass niemand es mehr schaffte, die zahlreichen automatisch ausgedruckten Schreiben überhaupt in die Papierakten zu sortieren.

Wie wir die Post bearbeitet haben

Und was ist mit den Dokumenten geschehen, die tatsächlich per Post die Kanzlei gelangt sind?

Die Assistenz, die Reihe um tatsächlich persönlich in der Kanzlei war, hat die eingegangene Post eingescannt und in die Akten gespeichert.

Keine am Markt befindliche Anwaltssoftware hatte aber in der Vergangenheit eine Lösung dafür, um sämtliche Tagespost übersichtlich dem Anwalt anzuzeigen und ihm zu ermöglichen, diese direkt an den Mandanten oder an Dritte weiterzusenden.

Auch hier hatte unser Informatiker glücklicherweise schon in den Monaten vor Corona eine Tagesvorlage programmiert, mit der sämtliche eingehende Dokumente unterschiedlicher Eingangskanäle (zum Beispiel Fax, physische Post, E-Mail) gebündelt und den Anwälten angezeigt werden.

Die Anwälte können die Dokumente direkt weitersenden und zu jedem Dokument direkt eine Frist oder Wiedervorlage in die Akte eintragen.

Ohne zwischen den Akten oder Fenstern hin und her wechseln zu müssen, kann der Anwalt so seine gesamte Tagespost am Stück weg arbeiten. Analoge Postmappen benötigen wir nicht mehr.

Nachteile des Home-Office in der Anwaltskanzlei

Aber was die Nachteile des Home-Office gewesen? Lief wirklich alles so reibungslos ab?

Eines der größten Probleme war tatsächlich, dass es bei der Herstellung der sicheren und verschlüsselten Verbindung auf den Server in unserer Anwaltskanzlei häufiger zu Verbindungsabbrüchen kam.

Leider war das etwas, was wir als Kanzlei kaum beeinflussen konnten. Denn entweder war die Verbindung im WLAN bei den Mitarbeitern Zuhause schwach oder aber die Internetleitung hatte nicht genügend Leistung, um wirklich produktiv arbeiten zu können.

Dabei stellte sich allerdings auch heraus, dass die größten Probleme immer dann auftraten, wenn wir Sachen mit althergebrachter Anwaltssoftware bearbeitet haben.

Diese war langsam, viele Funktionen bereiteten Probleme und bei dem Programm kamen ständig Fehlermeldungen. Es stellte sich heraus, dass die auf dem Markt erhältliche Anwaltssoftware einfach nicht dafür gemacht ist, von außerhalb der Kanzlei wirklich produktiv zu arbeiten.

Dieser Sache begegneten wir aber, indem wir möglichst schnell mit aktueller Technologie über unseren Informatiker Lösungen bereitstellten, die dem aktuellen Stand der Technik entsprechen und auch über das Internet solide funktionieren.

Mittlerweile haben wir fast alle Kernfunktionen der Anwaltssoftware durch eine Eigenentwicklung ersetzt, die nicht nur auf die von uns bearbeiteten Mandate zugeschnitten ist, sondern auch auf schlechten Internetleitungen funktioniert. Insofern gibt es kaum noch einen Grund, nicht aus dem Home Office zu arbeiten.

Problematisch war auch die Telefonie.

Wir hatten zwar sämtliche Telefonate, die an der zentralen Telefonnummer ankamen, reihum auf einen der Mitarbeiter im Home-Office weitergeleitet, allerdings musste dann das private Telefon genutzt werden, um die Anruf entgegenzunehmen.

Das war zumeist das Handy, da wir nicht auf das Festnetz umleiten konnten, da hier gegebenenfalls auch private Anrufe hätten entgegengenommen werden müssen. Auch war es nicht möglich, von den auf das Handy weitergeleiteten Anrufen direkt zu den Anwälten durchzustellen.

Das Problem ließe sich in Zukunft umgehen, wenn vollständig auf VoiceOver-IP umgestellt ist, was allerdings bei uns noch nicht der Fall ist.

Fazit zur Corona-Zeit

Was ist das Fazit zu mehreren Wochen Corona-Homeoffice?

Remote-Work und Homeoffice funktionieren in einer Anwaltskanzlei hervorragend – sofern die technischen Mittel dafür vorhanden sind. 

Mit Standard-Softwarelösungen kommt man – je nach Software – eventuell aber nicht sehr weit und das Arbeiten im Home-Office wird für Anwälte und Rechtsanwaltsfachangestellte eher zum Frust.

Wenn aber die von der IT bereit gestellte Software gut ist, dann kann ohne Probleme auch von zu Hause aus gearbeitet werden.

An die elektronische Akte gewöhnt man sich schnell, genauso wie daran, elektronisch statt im Kommentar zu recherchieren. Mit gut implementierten Workflows funktioniert auch die Zusammenarbeit zwischen Sekretariat und Anwälten hervorragend.

Und wenn man sich dann doch einmal in der Kanzlei treffen muss, dann kann – natürlich mit gebührendem Sicherheitsabstand – auch einmal der im Home-Office doch oft etwas zu kurz kommende zwischenmenschliche Kontakt unter Kollegen entsprechend nachgeholt werden.

Sie wollen auch flexibel und vom Home-Office aus arbeiten können? Dann sollten wir uns vielleicht einmal kennenlernen.

Wir freuen uns über Ihre Bewerbung!

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