Sanktionslistenprüfung – 9 Softwarelösungen für Unternehmen

Die Sanktionslistenprüfung wird schnell zu einem umfangreichen und manchmal schwer überschaubaren Arbeitsaufwand.

In diesem Artikel stellen wir Ihnen verschiedene Softwarelösungen vor, die Sie bei der Prüfung von Sanktionen und Embargos unterstützen.

Jedoch möchten wir darauf hinweisen, dass eine Software keine 100% Garantie bei der Überprüfung bietet.

Kommerzielle Software oder kostenloses Justizportal?

Unternehmen haben bei der Durchführung der Sanktionslistenprüfung  die Wahl zwischen

• dem kostenlosen Justizportal des Bundes und der Länder und
• einer kostenpflichtigen Software, die gekauft, gemietet oder geleast werden kann.

Sanktionslistenprüfung auf dem Justizportal

Unternehmen können auf der Seite des Justizportals des Bundes und der Länder eine eingeschränkte Überprüfung vornehmen. Vorteil dabei ist, dass keine Kosten entstehen und auch keinerlei Registrierung oder Zertifikate notwendig sind.

Allerdings ist der Umfang der Prüfung über das Justizportal nur sehr beschränkt: Gegenstand der Prüfung ist nur die Verordnung (EG) Nr. 881/2002 im Zusammenhang mit Sanktionen gegen die Taliban.

Daneben existieren aber noch viele weitere wichtige Sanktionslisten, deren Prüfung oft unumgänglich ist.

Außerdem ist die Prüfung auf dem Justizportal recht beschwerlich und langatmig, da nur einzelne Adressen eingegeben werden können. Eine Prüfung des gesamten Adressbestandes per Upload ist nicht möglich.

Zudem erhalten Unternehmen kein Protokoll über die Durchführung der Prüfung bestimmter Adressdaten. Ein solches Protokoll kann aber unter Umständen beim Zoll im Rahmen einer Zoll- und Außenprüfung ein wichtiger Beweis sein.

Außerdem weist das Justizportal darauf hin, dass ein Treffer in der Finanz-Sanktionsliste NICHT gleichbedeutend mit einer Personenidentität der gesuchten Person mit der in der Sanktionsliste gefundenen Person sei. Ein Treffer bedeute lediglich, dass eine Namensgleichheit oder eine Namensähnlichkeit bestehe, so das Portal.

Unternehmen müssen bei einem solchen Treffer also noch weitere Nachforschungen betreiben und eine Amtsermittlung anregen, um sicherzugehen.

Kommerzielle Softwarelösungen

Unternehmen, die vor allem auch international tätig sind, sollten bei der Sanktionslistenprüfung daher auf bestimmte Software zurückgreifen, um den ganzen Prozess zu vereinfachen und Kosten zu sparen.

Je nach Software können verschiedene Sanktionslisten geprüft werden. Vorteil vieler Softwarelösungen ist die wenig störende Arbeitsweise im Hintergrund – vergleichbar mit einem Virenscanner. Die meisten Softwarelösungen nehmen vor allem die Prüfung einzelner Adressdaten und des gesamten Adressbestandes vor. Zudem führt die Software in der Regel ein Prüfprotokoll, das Unternehmen als Prüfungsnachweis beim Zoll vorlegen können.

Problematisch ist leider, dass die Softwareanbieter bei der Konzeption der Software nicht an einen standardisierten Suchalgorithmus gebunden sind. Soll heißen, die Ergebnisse und Treffer können bei dem Abgleichen derselben Adressdaten je nach Anbieter und Software anders ausfallen.

Unternehmen müssen zudem die Kosten für die Anschaffung der Software und je nach Preismodell auch die Kosten pro Prüfvorgang kalkulieren.

Außerdem sollten Unternehmen bei der Wahl darauf achten, dass sie eine Software wählen, die den Umfang der Sanktionslistenprüfung flexibel anpassen und aktualisieren kann.

Hier finden Sie eine Auswahl von Softwarelösungen:

SANSCREEN

Die Software SANSCREEN bietet eine Sanktionslistenprüfung an, bei der aktuelle internationale Prüflisten ausgewählt werden können. Tippfehler oder alternative Schreibweisen werden bei der Prüfung ebenfalls berücksichtigt – die Suche und die Trefferquote werden hier also optimiert. Zudem wird die Prüfung protokolliert. Die Integration in Ihre CRM-Systeme und ERP-Systeme ist ebenfalls möglich.

Zusätzlich bietet SANSCREEN ein Modul an, bei dem die Sanktionslistenprüfung in die Ausfuhranmeldung integriert wird.

Zur Umsetzung gibt es 2 Lösungen:

• ASP-Lösung

  Die ASP-Lösung arbeitet mit einer webbasierten Version. Je nach Unternehmensstruktur kann hier die ASP-Lösung von Vorteil sein, da lediglich monatliche Lizenzgebühren für die Software anfallen und keine IT-interne Softwarepflege anfällt.

• Inhouse-Lösung

  Die Alternative „Inhouse-Lösung“ liefert eine Software, die lokal installiert werden muss, dafür aber im gesamten Unternehmensnetzwerk zur Verfügung steht. Es können individuelle Anpassungen vorgenommen werden und das Unternehmen verwaltet selbst die eigenen Daten. Sie eignet sich daher besonders für Unternehmen, deren Netzwerk vom Internet getrennt ist.

Folgende Sanktionslisten werden geprüft:

• EU_CFSP (Common Foreign and Security Policy (Europäische Kommission))
• GB_HMT (Consolidated list of Financial Sanctions Targets in the UK)
• US_SDN (U.S. Treasury Department – Specially Designated National List)
• US_DPL (U.S. Bureau of Industry and Security – Denied Persons List)
• CH_SECO (SECO-Liste Switzerland)

Optional können auch noch weitere Sanktionslisten gegen Aufpreis in die Prüfung mit aufgenommen werden. 

EASYCOMPLIANCE

Die Software easycompliance bietet verschiedene Tarife an, die auch von den Kosten und vom Umfang der Überprüfung variieren. Dabei werden die aktuellen Sanktionslisten in Zusammenarbeit mit dem Bundesanzeiger Verlag zur Verfügung gestellt.

Unternehmen müssen deshalb bei einzelnen Tarifen zusätzlich ein Abonnement mit dem Bundesanzeiger-Verlag abschließen.

Bei Bedarf kann neben der Sanktionslistenprüfung auch eine sogenannte PEP-Prüfung (Prüfung politisch exponierter Personen) veranlasst werden.

PEP können Personen mit öffentlichen Ämtern sein, wie z.B. Staats- und Regierungschefs, Minister, Parlamentsmitglieder, Führungspersonal oberster Gerichte und staatlicher Behörden, Botschafter oder Leiter staatlicher Unternehmen. Wird ein Unternehmen ein relevanter Bezug zu solchen PEP nachgewiesen, steht der Vorwurf von Geldwäsche, Korruption oder Steuerhinterziehung schnell im Raum.

BEO

Der Anbieter BEO stellt drei Tarife zur Verfügung, bei denen auch ganze Adresslisten geprüft werden können. Je nach Prüfungsaufwand kann eine Basis-Version ausreichen. Hier bezahlt das Unternehmen allerdings pro Prüfvorgang.

Vor allem mittelständische und große Unternehmen mit entsprechend vielen Adressaten können in der Basic 100T bis zu 100.000 Prüfungen oder in der Inhouse-Lösung unbegrenzt viele Prüfvorgänge vornehmen.

Auch hier kann zwischen einer webbasierten Software oder der Installation einer lokalen Software gewählt werden.

DBH Sanktionslistenprüfung mit Advantage Compliance

Die Softwarelösung Advantage Compliance der DHB besteht aus insgesamt drei Modulen:

• Die Sanktionslistenprüfung
• die Tarifierung zur Unterstützung der Wareneinreihung in den Zolltarif
• Exportkontrolle für die Durchführung der Embargo­- sowie der Dual-Use-Prüfung

Der Inhalt der Überprüfung wird nach Angaben der DBH tagesaktuell an Informationen des Bundesanzeiger Verlags (TARIFE) und an EZT-Online des deutschen Zolls angepasst. Zudem besteht laut DBH die Möglichkeit, die Module in bestehende SAP-Systeme zu integrieren.

Unternehmen können mit Erwerb der Adavantage Compliance einzelne Adressdatensätze manuell oder automatisch mit Web-Client prüfen lassen. Daneben können auch komplette Datensätze als Stapelverarbeitung („Batch-Prüfung„) im ERP-/ SAP-System geprüft werden.

ID Prove

Auch der Anbieter ID Prove bietet eine Softwarelösung zur Überprüfung der EG-Antiterrorismus-Verordnung an.

Unternehmen haben bei ID Prove die Wahl zwischen 3 Tarifen, wobei hier auch die Einsatzmöglichkeiten der Software stark variieren. Unternehmen mit einer größerer Anzahl von Angestellten müssen hier pro Arbeitsplatz und Standort denken und  höhere Kosten kalkulieren.

Europäische Sanktionslisten sind in jedem Tarif enthalten. US-Listen können bei Bedarf optional dazu gebucht werden. Ist eine Integration in das Intranet und eine Verknüpfung mit dem bestehenden SAP-System gewünscht, muss auch hier zusätzlich investiert werden.

addressware Compliance

Adressware Compliance ist ein Anbieter, der ebenfalls eine Gesamtprüfung von Adressdaten ermöglicht, wobei der Umfang an zu überprüfenden Adressdaten unbegrenzt ist. adressware Compliance wirbt zudem mit einer Sucherkennung relevanter Personen, wie z.B. PEP.Darüber hinaus ist ein Prüfprotokoll enthalten. Im Zusammenhang mit den aktuellen Referenzdaten der Sanktionslisten kooperiert die Software u.a. mit der Bundesanzeiger Verlagsgesellschaft.

Pixi Descartes Denied Party Screening

Die Software Pixi Descartes Denied Party Screening prüft eingehende Kunden- und Lieferantenbestellungen entsprechend tagesaktueller Sanktionslisten. Die Sanktionlistenprüfung-Software kann laut Descartes pixi zudem mit den anderen Descartes Lösungen wie pixi ERP Warenwirtschaft oder pixi WMS Lagerverwaltung kombiniert erworben werden.

FORMAT-SAM

Der Sanktionsmonitor von FORMAT prüft gegen aktuelle Sanktionslisten, die aufgrund der Verordnungen (EG) Nr. 881/2002 und 2580/2001 bestehen. Weitere Informationen zum Prüfungsumfang etc. können bei dem Anbieter erfragt werden.

Dieser Artikel wurde am 13. März 2020 erstellt. Er wurde am 30. September 2023 aktualisiert. Die fachliche Zweitprüfung hat Rechtsanwalt Dr. Tristan Wegner durchgeführt.