Zollprüfung – was wird geprüft?

Wenn der Zoll eine Zollprüfung erstmalig angeordnet hat, fragen sich viele Unternehmen, was sie tun sollen. Sie fragen sich sicherlich: Was prüft der Zoll und welche Unterlagen Sie dem Prüfer geben müssen? Nachfolgend wollen wir Ihnen einige Erfahrungen mit Zollprüfungen mitgeben. Dann muss niemand vor einer Überprüfung durch den Zoll Angst haben.

Wir begleiten Unternehmen regelmäßig bei der Zollprüfung. Deswegen wissen wir, wo die Probleme und Schwachstellen bei einer Zollprüfung in der Regel liegen. Rufen Sie uns gerne unter +49 40 369615-0 bei Fragen an.

Was ist eine Zollprüfung?

Bei einer Zollprüfung prüft der Zoll, ob ein Unternehmen die einschlägigen Rechtsvorschriften des Zollrechts eingehalten hat. Dazu wird eine Prüfung der Konten und sonstigen Aufzeichnungen wie z.B. Zollpapiere dieses Unternehmens vorgenommen. Alle Unternehmen, die Waren aus einem Nicht-EU-Land einführen oder in ein solches exportieren, können einer Zollkontrolle unterzogen werden.

Im Allgemeinen dauert eine Prüfung der Zollverwaltung höchstens eine Woche, je nach Art und Umfang der Vorgänge und deren Komplexität. Im Einzelfall kann eine Prüfung vom Zoll auch in wenigen Stunden abgehandelt sein, bei großen Konzernen kann die Prüfung auch bis zu einem Monat dauern. Auch die Zoll Prüfung von Unternehmen, die Zollverfahren mit wirtschaftlicher Bedeutung in Anspruch nehmen (z.B. Aktive- oder Passive-Veredelung), kann länger dauern.

Wie sie sich bei der Zollprüfung verhalten entscheidet darüber, wie der weitere Verlauf ist und ob – bei festgestellten Fehlern – beispielsweise ein Bußgeld- oder Strafverfahren eingeleitet wird. Daher empfiehlt es sich, nicht unvorbereitet in eine Zollprüfung zu gehen, nicht zuletzt deswegen, weil oft auch Nachzahlungen drohen.

Kommt es zur Nachzahlung ist mitunter auch wichtig, ob nicht bereits Verjährung eingetreten ist. Gerade wenn der Zoll lange zurückliegende Zeiträume prüft, kommt bei der Zollprüfung die Verjährung eventuell zum Zuge. Der Zoll prüft in der Regel nur unverjährte Zeiträume, sodass wir im Einzelfall prüfen müssen, ob eine Berufung auf Verjährung überhaupt Sinn macht.

Zeitraum der Zollprüfung

Wie oft eine Zollprüfung durchgeführt wird, lässt sich nicht allgemein sagen. Im Falle regelmäßiger Importe ordnet der Zoll eine Prüfung alle drei Jahre an. Bei kleinen Unternehmen kann es durchaus seltener sein – bei Verstößen in der Vergangenheit auch entsprechend häufiger.

Im Hinblick auf den Zeitraum der Zollprüfung wird der Prüfer in der Regel alle Unterlagen über Ihre Zoll- oder Ausfuhranmeldungen der vorangegangenen drei Jahre verlangen und hieraus eine Stichprobe bilden. In einigen Fällen kann es erforderlich sein, den Prüfungsumfang zu erweitern. Das ist insbesondere bei festgestellten Unregelmäßigkeiten der Fall. Wer sich also fragt: „Warum kommt der Zoll zu mir?“ – das wollen wir beantworten: Entweder ist es reine Routine ist oder es besteht ein konkreter Anlass.

Welche Unterlagen benötige ich für die Prüfung?

Was prüft der Zoll im Unternehmen, fragen sich viele. Welche Unterlagen Sie für die Zollprüfung bereithalten müssen, sollte mit dem Zollprüfer abgesprochen werden. Daher müssen Sie grundsätzlich alle Belege für Ihre Importvorgänge aufbewahren und am Prüfungstermin bereithalten. Sie müssen dem Zollprüfer auch erlauben, weitere Handelsunterlagen (elektronisch oder in Papierform) einzusehen oder Auskünfte zu Ihrem Herstellungsprozess oder Ihrem Lager zu erteilen.

Sie sollten daher Vorkehrungen treffen, um die für die Prüfung notwendigen Unterlagen vollständig präsent zu haben. In der Regel werden die folgenden Unterlagen bei der Zollprüfung benötigt:

• Kaufverträge, Rechnungen und Lieferscheine,
• Lagerbestandsaufzeichnungen,
• Einfuhr- und Ausfuhrlizenzen,
• Einfuhr- und Ausfuhrgenehmigungen,
• Zugriff auf die Buchungskonten,
• Einfuhrabgabenbescheide,
• Frachtpapiere,
• Speditionsabrechnungen,
• Ursprungsnachweise,
• Summen- und Saldenlisten,
• Kontenplan,
• Zoll- und Einfuhrumsatzsteuerkonten,
• Kreditorenkonten,
• Jahresabschlüsse,
• Ausfuhrunterlagen,
• Handelsregisterauszug

Im Übrigen gab der Zoll bislang immer Hinweise auf seiner Homepage dazu, wie eine Prüfung abläuft, hat diese Hinweise aber mittlerweile entfernt.

Zollprüfung für den Import

Bei Zollprüfungen für den Import prüft der Zoll, ob die eingeführten Waren auch ordnungsgemäß von Ihnen oder Ihrem Spediteur verzollt wurden. Deswegen prüft der Zollprüfer insbesondere, ob

• Sie alle Antidumpingzölle gezahlt haben oder mehr hätten bezahlen müssen,
• Sie Zollpräferenzen nicht zu Unrecht in Anspruch genommen haben,
• alle Vorgänge von Ihnen richtig gebucht worden sind.

Typischerweise läuft eine Prüfung wie folgt ab:

• Bei der Ankunft wird sich der Prüfer ausweisen und Ihnen einen Schätzung geben, wie lange die Prüfung dauern wird,
• Um ein besseres Verständnis für Ihr Unternehmen zu erhalten, wird er einige allgemeine Fragen über Ihr Unternehmen stellen
• Der Prüfer beginnt dann damit, Ihre Bücher und Aufzeichnungen zu prüfen,
• Wenn der Prüfer feststellt, dass es Unregelmäßigkeiten gab, werden die Einzelheiten mit Ihnen besprochen und Ihnen später auch schriftlich mitgeteilt.

Außenwirtschaftsprüfung vom Zoll für den Export

Es gibt aber auch eine Zollprüfung für den Export, die nennt man dann Außenwirtschaftsprüfung.

Was wird bei der Außenwirtschaftsprüfung geprüft? Der Außenwirtschaftsprüfer prüft dann, ob Sie alle Vorschriften rund um die Exportkontrolle einhalten und nicht gegen Vorschriften des Außenwirtschaftsrechts verstoßen haben. Da es keine Ausfuhrzölle gibt, verlagert sich die Prüfung darauf, ob die Compliance für die Ausfuhrvorgänge ordnungsgemäß gehandelt hat. Unregelmäßigkeiten bei der Außenwirtschaftsprüfung sind in diesen Fällen nicht minder schwerwiegend.

Auch wenn keine Nachzahlungen von Zöllen drohen, so kann der Prüfer doch empfindliche Strafen verhängen, da bei einem Verstoß gegen das Außenwirtschaftsrecht in der Regel eine Ordnungswidrigkeit oder sogar Straftat vorliegt. Im Ergebnis lässt sich festhalten, dass eine Zollprüfung in der Regel zu meistern ist. Die Vorbereitung ist aber das A und O bei der Außenwirtschaftsprüfung.

Wenn allerdings Verstöße festgestellt werden, dann können auf Unternehmen aber auch hohe Nachzahlungen zukommen. Deswegen zahlt sich eine Planung der Prüfung umso mehr aus.

Unternehmen: Optimal vorbereitet?

Damit Sie als Unternehmen auch ruhigen Gewissens in die Prüfung gehen können, ist eine zielgerichtete Vorbereitung unerlässlich für einen positiven Ausgang.

Weil Zollprüfungen für ein Unternehmen viel Aufwand bedeuten, empfiehlt sich eine frühzeitige und systematische Vorbereitung, die in die betriebsinternen Prozesse eingebunden wird.

Durch die laufenden Ausfuhrvorgänge und damit verbundenen Ursprungserklärungen muss sichergestellt werden, dass das Unternehmen über ein reibungsloses System verfügt.

Das System sollte die Prozesse und auch Präferenznachweise effizient abbilden, um dann im Zeitpunkt der Prüfung ohne Schwierigkeiten darauf zugreifen zu können.

Weil in diese Prozesse auch viele Mitarbeiter abteilungsübergreifend eingebunden sind, sollten auch regelmäßig Fortbildungen stattfinden, um das Personal das nötige Know-how im Bereich Zollprüfung und Ursprungsregelungen zu vermitteln und auf dem neuesten rechtlichen Stand zu halten.

Besonders klare und schriftliche Arbeitsanweisungen können hier besonders hilfreich sein und vermeiden, dass sich Fehler im Ablauf einschleichen und am Ende fatale Folgen bei der Prüfung auslösen.

Wie kann ich mich gegen die Prüfung wehren?

Die Anordnung einer Zoll- oder Außenwirtschafts- selbst sowie die Festlegung des Prüfungsbeginns und des Prüfungsortes und auch alle weiteren mit der Prüfungsanordnung verbundenen Bestimmungen sind rechtlich gesehen ein Verwaltungsakt. Jeder einzelne Verwaltungsakt kann selbstständig mit einem Einspruch angefochten werden.

Allerdings besteht hier die Besonderheit, dass der Einspruch die tatsächliche Durchführung der Prüfung nicht verhindern kann, denn der Einspruch hat keine aufschiebende Wirkung.

Ausnahmsweise kann aber auch ein Aufschub der Prüfung erreicht werden. Dafür muss das Unternehmen dann aber zusätzlich zum Einspruch ein Antrag auf Aussetzung der Vollziehung der Prüfungsanordnung stellen, der dann vom Hauptzollamt oder dem zuständigen Finanzgericht bewilligt werden muss.

Dieser Artikel wurde am 5. November 2016 erstellt. Er wurde am 31. Oktober 2023 aktualisiert. Die fachliche Zweitprüfung hat Rechtsanwalt Dr. Tristan Wegner durchgeführt.